Die Digitalisierung in der Buchhaltung macht auch vor Handwerksbetrieben nicht halt. Immer häufiger setzen Betriebe auf so genannte Cloudlösungen. Sobald ein Beleg verbucht und in die Cloud transferiert ist, können alle Verantwortlichen, egal wo sie sich gerade befinden, auf diese Buchhaltungsdaten zugreifen. Die Buchhaltung in der Cloud bietet aber nicht nur Vorteile, sondern vor allem auch Steuerrisiken.
Zwar unterliegen Anbieter von Cloudlösungen dem Bundesdatenschutzgesetz und stellen so sicher, dass die personenbezogenen Daten von Unbefugten nicht eingesehen werden können. Doch ob die Cloudlösung auch die steuerlichen Vorgaben zur ordnungsmäßigen Buchhaltung erfüllt, ist oftmals ungeklärt.
Finanzamt testiert keine Cloudlösungen
Selbst wenn der Anbieter einer Cloudlösung für Buchhaltungsdaten auf die Zertifizierung seines Produkts für steuerliche Belange hinweist, bringt dieses Zertifikat nicht die gewünschte steuerliche Sicherheit. Denn die Finanzverwaltung testiert weder eine Buchhaltungssoftware noch Cloudlösungen. Die Zertifizierung stammt meist von Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern.
Wichtig bei Cloudlösungen für die Buchhaltung sind zur Erfüllung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung (GoBD) zwei elementare Voraussetzungen:
- Originalbelege müssen im Inland verbleiben: Die GoBD legen unmissverständlich fest, dass Belege das Staatsgebiet der Bundesrepublik Deutschland nicht verlassen dürfen.
- Zuordnung von Belegen: Desweiteren muss ein digital erfasster Beleg eindeutig einem Buchungssatz zugeordnet sein.
Weitere Steuertipps gibt es im DHZ-Steuerarchiv.