Geschenke, Zugaben und Warenverlosungen sind ein beliebtes Werbemittel, um Kunden zu halten oder neu dazu zu gewinnen. Doch solche Werbemaßnahmen rufen das Finanzamt auf den Plan. Hier die wichtigsten Infos, wie Sie solche Ausgaben betriebsprüfungssicher aufzeichnen sollten.
Geschenkelisten richtig führen
Geschenke an Geschäftspartner und Kunden dürfen nicht als Betriebsausgaben verbucht werden, wenn die Anschaffungskosten bzw. Herstellungskosten je Empfänger und Wirtschaftsjahr mehr als 35 Euro betragen haben. Hier genügt es leider nicht, nur eine Liste mit Namen, Firma und Anschrift an die Rechnung zu heften. Sie müssen die Geschenkelisten vielmehr am Jahresende miteinander verknüpfen, um überprüfen zu können, wie viele Präsente einem Empfänger pro Jahr tatsächlich zugewandt wurden.
Beispiel:
Sie verbuchen Geschenke an Geschäftspartner und Kunden korrekt auf dem Konto Geschenke und heften an die Rechnung eine Liste mit den Empfängern.
Zu Geschenkeaufwendungen 15. Januar
| Herbert Huber, Firma XY | Champagner 1 Flasche | 34,50 Euro |
| Frau Maier, Firma A | Pralinen 1 Schachtel | 20,00 Euro |
| ……. | ….. | ……. |
Jahresende – Verknüpfung aller Geschenklisten
| Herbert Huber, Firma XY | Champagner 1 Flasche | 34,50 Euro |
| Herbert Huber, Firma XY | Fresskorb | 28,00 Euro |
| Herbert Huber, Firma XY | Eintrittskarte Theater | 35,00 Euro |
Zwar liegen die Geschenke an Herrn Huber jeweils unter 25 Euro, insgesamt auf das Wirtschaftsjahr betrachtet, jedoch über 35 Euro. Folge: Kein Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug.
Tipp für die Geschenkliste
Überprüfen Sie am Jahresende die Geschenkelisten nicht, nimmt das Finanzamt in aller Regel Sicherheitsabschläge vor und kürzt somit den Betriebsausgaben und den Vorsteuerabzug. Um das zu vermeiden, sollten Sie die Geschenkelisten in einer Excel-Datei führen und am Jahresende nach Alphabet sortieren. Geschenke müssen Sie übrigens getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzeichnen und verbuchen (§ 4 Abs. 7 EStG).