Findet der Prüfer vom Finanzamt bei Umsatzsteuer- und Betriebsprüfungen Anhaltspunkte für möglicherweise nicht aufgezeichnete Einnahmen, braucht er dringend noch ein weiteres Indiz, um Zuschätzungen zum Gewinn und Umsatz vorzunehmen. Im Visier hat er dabei oftmals den E-Mail-Verkehr des Handwerkers.
Warum erhaltene oder versendete E-Mails den Ausschlag für eine Zuschätzung des Finanzamts zum Umsatz und Gewinn auslösen können, liegt an der in der Praxis meist unbekannten Aufbewahrungsfrist für E-Mails. Denn nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern sind Geschäftsbriefe als Teil der Buchführung aufzubewahren. Und E-Mails sind nun einmal Geschäftsbriefe – in elektronischer Form (BMF, Schreiben v. 14.11.2014, Az. S 0316/13/10003).
Nicht alle E-Mails müssen für die Steuer aufbewahrt werden
Bei der steuerlichen sechsjährigen Aufbewahrungspflicht von E-Mails gilt es die E-Mails in zwei Kategorien einzuteilen:
- Hat die E-Mail die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs, ist diese E-Mail steuerlich zu archivieren und aufzubewahren. Verstöße können hier tatsächlich dazu führen, dass die Buchführung als nicht ordnungsmäßig eingestuft wird.
- Handelt es sich bei der E-Mail nur um ein „Transportmittel“, um Anhänge per E-Mail zu verschicken, muss diese E-Mail nicht aufbewahrt werden, der Anhang jedoch schon.
Steuertipp
Damit Sie dem Prüfer des Finanzamts bei einer Umsatzsteuer- oder Betriebsprüfung keine Angriffsfläche bieten, sollten Sie sich schlau machen, wie Sie Ihren geschäftlichen E-Mail-Posteingang und E-Mail-Postausgang archivieren und aufbewahren können. Hier empfiehlt sich ein Gespräch mit dem Steuerberater.