Arbeitgeber im Handwerk können ihre Arbeitnehmer mit steuerbegünstigten Gehaltsextras belohnen. Damit die Motivation beim Blick auf die Lohnabrechnung aber nicht vergeht, hier einige Tipps.
Bernhard Köstler
Eine gut gemeinte Geste des Arbeitgebers zur Mitarbeitermotivation kann schnell zum Frust beim Mitarbeiter führen. Gemeint sind Sonderzahlungen an Arbeitnehmer zur Belohnung für besondere Leistungen. Brutto hört sich der Belohnungsbetrag meist noch motivationsfördernd an. Doch beim Blick auf den Lohnzettel folgt meist Ernüchterung. Denn netto kommen von der Sonderzahlung oftmals gerade mal 50 Prozent auf dem Konto an.
Beispiel: Franz Huber verspricht einem Mitarbeiter für seine herausragenden Leistungen für Dezember eine Sonderzahlung in Höhe von 800 Euro. Bei einem Gehalt von 2.800 Euro bekommt der Mitarbeiter in Lohnsteuerklasse I normalerweise 1.804 Euro auf die Hand. Mit der Sonderzahlung sind es netto 2.209 Euro. Von der Sonderzahlung von 800 Euro kommen also gerade mal 405 Euro im Geldbeutel des Mitarbeiters an.
Bundesregierung bessert 2016 moderat nach
Ab 2016 soll die Steuerbelastung bei Gehaltserhöhungen oder bei Sonderzahlungen niedriger ausfallen. Doch die Nachbesserungen zur Vermeidung der kalten Progression ab Januar 2016 fallen nur moderat aus. Zwischen sechs und 16 Euro gibt es danach monatlich netto mehr. Das Zauberwort heißt deshalb "Gehaltsextras". Hier die in der Praxis beliebtesten Extras.
1. Privatdarlehen vom Chef
Braucht ein Arbeitnehmer dringend ein Darlehen für private Zwecke, kann der Chef ihm finanziell unter die Arme greifen. Beträgt das Darlehen maximal 2.600 Euro, darf der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter das Geld zinslos leihen. Der Zinsvorteil ist steuer- und abgabenfrei. Nur bei einem Darlehensbetrag von mehr als 2.600 Euro müssen Zinsvorteile als Arbeitslohn versteuert werden.
Der zu versteuernde Zinsvorteil wird folgendermaßen ermittelt: Übliche Bankzinsen abzüglich Bewertungsabschlag von vier Prozent der üblichen Zinsen abzüglich des Zinssatzes, den der Arbeitnehmer zahlen muss.
Beispiel: Ein Arbeitgeber leiht seinem Mitarbeiter 20.000 Euro für den Autokauf. Bei einer Bank müsste der Mitarbeiter fünf Prozent Zinsen pro Jahr zahlen. Der Arbeitgeber gewährt ihm das Darlehen aber zinslos. Der Mitarbeiter muss 980 Euro versteuern (übliche Bankzinsen 5 Prozent abzüglich Bewertungsabschlag 0,2 Prozent = 4,8 Prozent abzgl. Zinssatz des Mitarbeiters 0 Prozent = 4,8 Prozent; 20.000 Euro × 4,8 Prozent = 960 Euro). Bei einem Steuersatz von 30 Prozent kostet das Darlehen den Arbeitnehmer nur 288 Euro.
2. Neues Smartphone zur 100-prozentigen Privatnutzung
Besonders beliebt ist bei Gehaltsextras auch die Zurverfügungstellung eines Smartphones. Der Arbeitgeber kauft ein Smartphone und überlässt es seinem Mitarbeiter zur freien Nutzung. Selbst wenn es der Mitarbeiter zu 100 Prozent nur privat nutzt, bleibt dieser Vorteil nach § 3 Nr. 45 EStG komplett steuer- und abgabenfrei. Der Arbeitnehmer spart sich dadurch also den Kaufpreis von rund 800 Euro und die monatlichen Gebühren von bis zu 40 Euro.
Tipp: Nutzt ein Einzelunternehmer sein betriebliches Smartphone auch privat, muss er für diese Privatnutzung einen Privatnutzungsanteil zum Gewinn hinzurechnen und Umsatzsteuer dafür ans Finanzamt überweisen. Damit ihm das Finanzamt keine Privatnutzung eines an einen Arbeitnehmer ausgehändigten Smartphones unterstellen kann, sollte sich der Arbeitgeber die Aushändigung des Handys vom Mitarbeiter per Unterschrift bestätigen lassen.
3. Arbeitgeber übernimmt Kindergartengebühren
Mitarbeiter, die kleine Kinder haben, können ihren Chef darum bitten, ihre Kosten für den Kindergartenplatz zu übernehmen. Dieser Vorteil ist nach § 3 Nr. 33 EStG steuer- und abgabenfrei. Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist hier allerdings, dass dieses Gehaltsextra zu dem ohnehin bereits geschuldeten Arbeitslohn gezahlt wird (OFD Nordrhein-Westfalen, Kurzinfo Lohnsteuer Nr. 05/2015 v. 09.07.2015).
Beispiel: Eine Mitarbeiterin verdient brutto 2.800 Euro im Monat. Damit sie Beruf und Familie besser managen kann, übernimmt der Arbeitgeber die Kinderbetreuungskosten von 200 Euro. Das Bruttogehalt sinkt dadurch auf 2.600 Euro.
Folge: In diesem Fall wäre die Übernahme des Kindergartenplatzes voll steuer- und abgabenpflichtig, weil der Zuschuss nicht „on top“ gewährt wird, sondern aus einer Gehaltsumwandlung entsteht.
4. Lottospielen auf Firmenkosten
Ein Arbeitgeber kann seinen Mitarbeitern Sachzuwendungen in Höhe von maximal 44 Euro pro Monat gewähren, ohne dass dafür Steuern und Sozialabgaben fällig werden. Das kann ein Gutschein zum Tanken, ein Blumengutschein oder sogar ein Lottoschein sein. Gut zu wissen: Gewinnen Sie mit dem Lottoschein, ist dieser Gewinn nicht zu versteuern.
5. Fortbildungskosten bezahlen
Möchte ein Mitarbeiter sich beruflich fortbilden (etwa mit einer Meisterausbildung), kann der Chef die Kosten dafür übernehmen. Lautet die Rechnung der Bildungseinrichtung auf den Namen des Mitarbeiters, ist Voraussetzung für die Steuerfreiheit der übernommenen Fortbildungskosten, dass die Übernahme vor Vertragsabschluss mit der Bildungseinrichtung vom Arbeitgeber zugesagt wurde. Besser ist es allerdings, wenn die Bildungseinrichtung die Rechnung auf den Namen des Handwerksbetriebs ausstellt. Dann ist die Steuerfreiheit problemlos durchzusetzen und zusätzlich winkt ein Vorsteuerabzug, sollte die Bildungseinrichtung Umsatzsteuer in ihren Rechnungen ausweisen.
Arbeitgeber kann sich steuerlich absichern
Arbeitgeber, die erstmals steuerfreie oder steuerbegünstigte Gehaltsextras statt der klassischen Gehaltserhöhung mit ihren Mitarbeitern vereinbaren, sind oftmals verunsichert. Ihre Angst ist es, bei der nächsten Lohnsteuerprüfung Federn lassen zu müssen, sprich hohe Steuernachzahlungen leisten zu müssen. Doch dieses Risiko kann ausgeschlossen werden. Arbeitgeber können beim Finanzamt nämlich die Erteilung einer Anrufungsauskunft beantragen (§ 42e EStG). Diese Auskunft ist ein kostenloser Service des Finanzamts und bringt Rechtssicherheit bei der lohnsteuerlichen Behandlung von Gehaltsextras.