Viele Handwerksbetriebe setzen immer noch auf die Papierrechnung, obwohl längst auch das Archivieren elektronischer Rechnungen erlaubt wäre. Die Angst, dass das Finanzamt den Vorsteuerabzug kippt, ist unbegründet - wenn man sich an ein paar grundlegende Steuerregeln hält.
Viele Handwerksbetriebe setzen immer noch auf die gute alte Papierrechnung, obwohl in der steuerlichen Buchhaltung längst auch das Archivieren elektronischer Rechnungen erlaubt wäre. Die größte Angst der Handwerker: Sie vernichten Papierrechnungen, digitalisieren die Rechnungen, bewahren diese elektronisch auf und das Finanzamt kippt bei einer seiner nächsten Besuche den Vorsteuerabzug. Doch diese Befürchtung ist unbegründet, wenn man sich an ein paar grundlegende Steuerregeln hält.
Echtheit nachweisen können
Für den Vorsteuerabzug, egal ob die Rechnung in Papierform oder in elektronischer Form im Handwerksbetrieb eingeht, gelten dieselben Vorgaben:
- Die Rechnung muss alle in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Rechnungsangaben enthalten (z.B. Steuernummer des Rechnungstellers, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, etc.).
- Egal, ob Papierrechnung oder digitale Rechnung, der Handwerker muss die Authentizität und die Integrität der Rechnung gewährleisten. Das bedeutet im Klartext: Unter Authentizität ist zu verstehen, dass die Echtheit der Herkunft der Rechnung nachgewiesen werden kann. Unter Integrität ist gemeint, dass die Rechnung unversehrt bleibt, also nach Erhalt nicht mehr verändert werden kann.
- Jede Rechnung muss innerhalb der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist lesbar sein. Auch hier bestehen sowohl für Papierrechnungen als auch für digitale Rechnungen Besonderheiten. Bei Papierrechnungen besteht das Risiko, dass diese im Laufe der Zeit verbleichen und nicht mehr lesbar sind. Ein Unternehmer, der seine Rechnung digital archiviert, muss selbst bei einem Wechsel des Buchhaltungssystems dafür sorgen, dass die Rechnungen auch danach noch sichtbar gemacht werden können.
Weitere Steuertipps gibt es im DHZ-Steuerarchiv.