Erhalten Sie Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer von anderen Unternehmen, sollten diese stets auf die notwendigen Rechnungsinhalte abgeklopft werden. Ansonsten streicht das Finanzamt den Vorsteuerabzug. Häufige Stolperfalle ist die Angabe des Leistungszeitpunkts.
Eingangsrechnungen sollten Sie immer gewissenhaft auf die notwendigen Rechnungsinhalte prüfen, die das Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 4 UStG) vorgibt. Eine Rechnung muss demnach folgende Angaben enthalten:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
- die Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
- das Ausstellungsdatum ,
- eine fortlaufende und nur einmalig vergebene Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen (Identifizierung der Rechnung),
- die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung ,
- den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung,
- das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
- den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
- einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und
- in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten die Angabe "Gutschrift" .
Probleme gibt es allerdings oft, wenn die Angabe des Leistungszeitpunkts fehlt. Insbesondere, wenn es um große Gewerke geht, über die abgerechnet wird (Verkauf und Montage ganzer Anlagen oder Maschinen), hält die Finanzverwaltung es für ausgeschlossen, dass Rechnungsdatum und Lieferdatum übereinstimmen. Oft wird dann der Vorsteuerabzug gestrichen, wenn zum Leistungszeitpunkt in der Rechnung nichts zu finden ist. Dazu urteilte im Juli das Finanzgericht Nürnberg (FG Nürnberg, Urteil v. 2.7.2013, Az. 2 K 360/11).
Tipp: Fehlt in einer Eingangsrechnung der Hinweis auf den Leistungszeitpunkt, sollten Sie um eine um diese Info berichtigte Rechnung anfordern. Es genügt dabei der Hinweis "Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum" (Abschnitt 14.5 Abs. 16 Satz 2 UStAE).
Typische Stolperfallen beim Vorsteuerabzug
Folgende in der Praxis häufig vorkommenden Ausschlusskriterien für den Vorsteuerabzug sollten Sie unbedingt vermeiden:
- Unleserlich: Die Rechnungen – insbesondere die aus Thermopapier – sind verblasst und somit nicht mehr leserlich. Tipp: Am Jahresende Kopien solcher Thermopapierrechnungen anfertigen oder einscannen.
- Betrag: Der Bruttorechnungsbetrag lautet über 150 Euro und Ihr Firmenname taucht auf dem Kassenzettel nicht auf. Tipp: Bei teuren Bewirtungen oder beim Kauf von betrieblichen Elektroartikeln im Handel auf Rechnungen mit Firmennamen pochen.
- Gutschrift 1: Der Gutschrift fehlt die Steuernummer bzw. die USt-IdNr. des Gutschriftsempfängers (= leistender Unternehmen). Tipp: Buchhaltung anweisen, keine Gutschrift ohne diese Info auszugeben.
- Gutschrift 2: Der Empfänger von Gutschriften widerspricht allen erteilten Gutschriften. Dadurch verlieren Sie als Aussteller der Gutschrift den vollen Vorsteuerabzug (BFH, v. 23.01.2013, Az.: XI R 25/11). Tipp: Wo es geht, besser von der Gutschrift auf Rechnungen umsteigen.
- Leistungsbeschreibung: Je allgemeiner die Beschreibung der erbrachten Leistung in einer Eingangsrechnung ausfällt, desto eher geht der Vorsteuerabzug verloren. Tipp: Rechnungsaussteller darauf hinweisen, dass detaillierte Leistungsbeschreibungen erwünscht sind.
Weitere Steuertipps gibt es im DHZ-Steuerarchiv .