Alte Rechnungen und Verträge gehören ins Archiv und nicht in den Papierkorb. Diese Grundregel bekommt nun Risse. Denn Unternehmer können Geschäftsunterlagen auch digital aufbewahren, damit sie in einem Rechtsstreit als Beweismittel zulässig sind – in Nürnberg wurden dazu Gerichtsverhandlungen simuliert. Ergebnis: Wer Belege scannt, sollte die richtige Technik verwenden.
Ob ein Rechtsstreit gewonnen oder verloren wird, hängt einer Studie zufolge nicht davon ab, ob das Beweismittel digital oder in Papierform vorliegt. So sind auch gescannte Dokumente zulässig, wenn das Original nicht mehr existiert. In Nürnberg wurden dazu 14 Gerichtsverhandlungen mit echten Richtern und Sachverständigen simuliert. In allen Fällen seien die Scans von den Richtern als Beweismittel anerkannt worden, sagte Projektleiter Alexander Roßnagel vom Institut für Wirtschaftsrecht der Uni Kassel.
Bei der Studie in Kooperation mit dem IT-Dienstleister Datev ging es in sieben Fällen um Zivilklagen mit abweichenden Versionen von Verträgen. Das Gericht musste entscheiden, ob das eingescannte Dokument oder die Papierversion mehr Beweiskraft hat. In sieben weiteren Fällen stritten sich Unternehmen mit dem Finanzamt um digitale Belege.
Urteil im Namen der Wissenschaft
Das Ergebnis: Je sorgfältiger ein Dokument eingescannt worden war, desto glaubwürdiger stufte der Richter die Dateien ein. Alexander Roßnagel rät deshalb zu digitalen Signaturen. Anhand dieser lasse sich auslesen, wer das ursprüngliche Papierdokument wann und auf welche Weise elektronisch gespeichert habe. Einfluss auf einen positiven Ausgang der simulierten Verfahren hatte auch, ob die Belege vor Manipulationen geschützt waren. Unternehmen sollten beim Scannen außerdem die Empfehlungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) beachten.
Die 14 Urteile seien zwar nicht rechtsverbindlich, sagte Michael Seyd von der Datev-Geschäftsleitung. Sie gäben aber ernst zu nehmende Einschätzungen wieder, die in einem realistischen Umfeld entstanden seien. Alexander Roßnagel ergänzte: "Es waren zwar keine Urteile im Namen des Volkes, aber im Namen der Wissenschaft." dpa/dhz
Mehr zu digitalen Signaturen und zu den Empfehlungen des BSI erfahren Sie unter bsi.bund.de .