Unternehmer sind verpflichtet Rechnungen und Verträge aufzubewahren – bestenfalls im Original. Denn rechtlich ist es immer noch unklar, ob eingescannte Geschäftsunterlagen als Beweismittel gültig sind. In Nürnberg finden dazu nun mehrere Prozesse statt.
Rund 35 Milliarden Rechnungen verschicken deutsche Unternehmen jedes Jahr, hat das Statistische Bundesamt ermittelt. Nach dem Gesetz müssen Steuerunterlagen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Um nicht im Papier zu versinken, werden viele Rechnungen eingescannt und nur noch elektronisch archiviert. Doch genau hierbei herrscht noch immer Rechtsunsicherheit vor.
Die eingescannten Dateien könnten eine tickende Zeitbombe sein: "Bis heute ist völlig unklar, welche Beweiskraft solche gescannten Dokumente haben, wenn die Originale nach dem Scanvorgang weggeworfen wurden", sagt der Rechtswissenschaftler Alexander Roßnagel von der Universität Kassel. Es gebe nämlich noch kein einziges Urteil, betont der Leiter der dortigen Projektgruppe verfassungsverträgliche Technikgestaltung.
"Ersetzendes Scannen" auf dem Vormarsch
Genau das will der Professor ändern: In Nürnberg wird es Ende Oktober gleich 14 Gerichtsverhandlungen um eingescannte Steuerdokumente geben. Roßnagel hat sie zusammen mit dem Nürnberger IT-Dienstleister Datev losgetreten. Es sind simulierte Verhandlungen, aber mit echten Berufsrichtern und Rechtsanwälten. Der Wirtschaftsexperte und das Softwarehaus wollen auf diese Weise herausfinden, wie die Justiz eingescannte Dokumente beurteilt.
Wenn wir warten, bis es irgendwann einmal zum ersten Rechtsstreit kommt, ist es vielleicht zu spät», warnt Roßnagel. Denn das "ersetzende Scannen", wie es heißt, wenn das Original nach der Umwandlung in eine Datei vernichtet wird, ist auf dem Vormarsch. Nach neuen Schätzungen der Wiesbadener Statistiker landen mittlerweile pro Jahr etwa 26 Milliarden Rechnungen auf Festplatte – und das Original oft im Reißwolf.
Wie bei einem echten Gerichtsverfahren findet derzeit für die Nürnberger Studie die schriftliche Auseinandersetzung statt. Der Gegner ist in sieben Fällen das Finanzamt. So streitet sich etwa ein Unternehmer mit der Behörde über eine Dienstreise. Das Finanzamt vermutet, dass das Datum der Rechnung während des Scanvorgangs manipuliert wurde, die Reise eigentlich schon vor Jahren stattgefunden hat. Das Original hat der Firmenchef nicht mehr.
Sieben weitere Verfahren sind Zivilklagen. Dabei geht es in erster Linie um abweichende Versionen von Verträgen. Die Richter müssen entscheiden, ob das eingescannte Dokument oder die Papierversion mehr Beweiskraft hat.
Gesetzgeber müsste nachzujustieren
Erkennen die Richter die ersetzend gescannten Dokumente an, könnte das die elektronische Archivierung vorantreiben. Denn damit würde erstmals eine Tendenz der Justiz erkennbar. Lehnten die Richter dagegen die digitalen Abbilder ab, sei dies ein Signal an den Gesetzgeber nachzujustieren, wenn er die Digitalisierung fördern wolle.
Andere Probleme, die manch ein Unternehmer kennt: Wenn Rechnungen und Belege unleserlich werden oder verloren gehen, ist oft auch der Betriebsausgabenabzug dahin. Um ihn noch zu retten, lohnt es sich Rechnungen nachzufordern oder gezielt auf das Finanzamt zuzugehen. Mehr dazu zeigt der Beitrag "Was tun, wenn die Rechnung verloren ist". dhz/dpa