Es dauert nicht mehr lange, bis die Frist für die Einkommensteuererklärung abläuft. Am 1. Juni muss sie den jeweils zuständigen Finanzämtern vorliegen. Berufstätige können Kosten für Geräte und Software steuerlich geltend, insofern sie diese für die Arbeit nutzen. Im Bereich IT und Kommunikation gibt es allerdings noch viel mehr Möglichkeiten.
Arbeitnehmer können Steuern sparen, wenn sie privat angeschaffte Computer, Handys, Software und andere IT-Geräte auch beruflich nutzen. Das Gleiche gilt für Telefon- und Internetgebühren. Die Angaben müssen dazu in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Darauf weist der Hightech- Verband BITKOM hin.
Am 31. Mai 2013 läuft die Frist für die Steuererklärung 2012 ab. Wenn sie durch einen Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein angefertigt wird, verlängert sich die Abgabefrist um sieben Monate bis zum 31. Dezember 2013. Der Verband macht darauf aufmerksam, unter welchen Voraussetzungen Arbeitnehmer Telefon-, Internet- und PC-Kosten von der Steuer absetzen können.
Computer, Tablets und Handys steuerlich absetzen
Wer seinen privat gekauften Computer beruflich nutzt, kann die Kosten von der Steuer absetzen. Für die Finanzämter ist dabei der Anteil der beruflichen Nutzung maßgeblich entscheidend. Für den Nachweis ist es sinnvoll, eine schriftliche Bestätigung des Arbeitgebers einzureichen, oder drei Monate lang die Nutzung des Computers aufzuzeichnen.
Sollte ein Nachweis nicht möglich sein, gehen die Finanzämter von einer 50:50-Situation aus. Konkret heißt das: Sie gehen davon aus, dass der Computer zur Hälfte beruflich und zur anderen Hälfte privat genutzt wird.
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Sind die Anschaffungskosten höher als 410 Euro, werden sie nicht auf einen Schlag geltend gemacht, sondern über die gewöhnliche Nutzungsdauer des Geräts auf drei Jahre verteilt. Dies gilt für PC, Notebook oder Tablet Computer sowie für Zubehör wie Drucker, Monitor oder Modem sowie Software inklusive der Mehrwertsteuer.
Für Handys und Smartphones beträgt die gewöhnliche Nutzungsdauer fünf Jahre und für Faxgeräte sechs Jahre. Wenn allerdings ein Zubehörteil kaputt geht, können die Ersatzkosten sofort abgezogen werden. Jedes Jahr sind zudem die Kosten für Verbrauchsmaterialien abzugsfähig, zum Beispiel für Toner oder Papier.
Internet- und Telefongebühren geltend machen
Analog zum Kauf von Computern und Software, können Steuerzahler berufliche Telefon- und Internetgebühren absetzten. In diesem Fall können Grundgebühren und Nutzungsentgelte steuerlich geltend gemacht werden. Ohne Nachweis erkennt das Finanzamt 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens jedoch 20 Euro pauschal als Werbungskosten an. Wer höhere Aufwendungen absetzen will, sollte mindestens drei Monate lang die berufliche Nutzung aufzeichnen.
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Dabei ist bei Telefongebühren ein Einzelverbindungsnachweis über ein- und ausgehende Gespräche hilfreich. Beim Internetzugang ist in der Regel kein Einzelnachweis möglich, da Pauschaltarife (Flatrates) üblich sind.
Fortbildungen sind absetzbar
Die steuerliche Geltendmachung des Arbeitnehmers für Computerkurse und Software-Schulungen werden in voller Höhe als Werbungskosten anerkannt. Vorausgesetzt wird allerdings, dass der Kurs in Zusammenhang mit dem Beruf steht und die dort erworbenen Kenntnisse eingesetzt werden. Auch in diesem Fall steht der Kursteilnehmer hier in der Nachweispflicht.
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In jedem Fall sollte er eine Teilnahmebescheinigung bei den Finanzämtern einreichen. Besser ist eine Erklärung des Arbeitgebers, die den beruflichen Anlass der Schulung deutlich macht. Neben den Kursgebühren können die Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Mehraufwendungen für Verpflegung steuerlich geltend gemacht werden. Auch Reisekosten zu einer Messe können bei der Besteuerung geltend gemacht werden, soweit sie beruflich veranlasst sind.
Netzwerkprofile und Privatnutzung der Arbeitgeber-IT
Wer Ausgaben für kostenpflichtige Mitgliedschaften bei beruflichen Netzwerken hat, kann diese unter Umständen ebenfalls als Werbungskosten geltend machen. Allerdings muss das Profil dem beruflichen Fortkommen dienen und sollte dementsprechend auf die geschäftlichen bzw. beruflichen Interessen reduziert sein. Dies ist dem Finanzamt gegebenenfalls nachzuweisen.
Übrigens gibt es keine steuerlichen Probleme, wenn ein Arbeitnehmer unentgeltlich Computer, Festnetztelefon, Handy oder Internetzugang seines Arbeitgebers zu privaten Zwecken nutzt. Die Vorteile, die ein Arbeitnehmer aus dieser Nutzung zieht, unterliegen regelmäßig weder der Einkommen- noch der Mehrwertsteuer. dhz