Darf das Finanzamt die Vorsteuern kürzen, wenn ein Teil der Rechnungen nicht mehr lesbar ist? Die Frage bezieht sich auf Thermobelege, die im Laufe der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht verblasst und damit nicht mehr lesbar sind. Die Antwort lautet leider ja. Aber es gibt Wege, dies zu verhindern.
Nach § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG müssen Eingangsrechnungen zehn Jahre lang lesbar aufbewahrt werden. Sind die Eingangsrechnungen verblasst und das Finanzamt stößt bei einer Betriebsprüfung auf dieses Manko, kippt der Vorsteuerabzug. Betroffen sind meist Rechnungen von Tankstellen, von Supermärkten oder von Zeitungsläden, die vorwiegend Belege auf Thermopapier ausgeben.
Mit Rechnungskopien Vorsteuern sichern
Bei Thermobelegen müssen Sie leider in den sauren Apfel beißen und immer am Monatsende Kopien der Belege anfertigen. Nur so sichern Sie Ihren Vorsteuerabzug aus Belegen, die im Laufe der Jahre verblassen werden.
Tipp: Die Lesbarkeit als Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist übrigens auch bei elektronischen Eingangsrechnungen erforderlich. Sie müssen die elektronischen Rechnungen so abspeichern, dass sie innerhalb der nächsten zehn Jahre lesbar sind. Zur Sicherung der gespeicherten Daten legen viele Unternehmen ihre digitalen Eingangsrechnungen im Internet in Clouds ab. dhz
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