Wie Besucher und Aussteller Steuern sparen können

Egal, ob ein selbstständiger Handwerker auf einer Messe ausstellt, aufbaut oder als Besucher über die Messe flaniert – aus steuerlichen Blickwinkeln bietet jede dieser Varianten verschiedene Besonderheiten. Das Steuer-1x1 für Handwerksbetriebe: Was Unternehmer beim Thema Messe und Finanzamt beachten müssen.

Bernhard Köstler

*Ob Besucher oder Aussteller – beide können Kosten, die auf Messen anfallen, steuerlich geltend machen.* - © Fotolia

1. Handwerker als Messebesucher

Besucht ein Selbstständiger eine Messe aus betrieblichen Gründen – beispielsweise um neue Geschäftspartner zu fiden –, sind sämtliche Kosten im Zusammenhang mit dem Messebesuch als Betriebsausgaben abziehbar. Gewinn mindernd wirkend sich vor allem folgende Kosten aus:

Fahrtkosten zur Messe: Bei Fahrten mit dem Privat-Pkw dürfen 30 Cent je gefahrenen Kilometer für die Hin- und Rückfahrt bzw. die Kosten für ein Zug- oder Flugticket als Betriebsausgaben verbucht werden.
Eintrittsgeld oder Kosten für betrieblichen Workshop bzw. Seminar.
Verpflegungsmehraufwendungen: Bei Abwesenheit von zu Hause und vom Betrieb von mindestens 8/14/24 Stunden dürfen Betriebsausgaben von 6/12/24 Euro abgezogen werden.
Übernachtung: Wer am Messeort übernachten muss, kann diese Übernachtungskosten steuerlich vom Gewinn abziehen.

Reist der Handwerker mit Ehefrau an, sind nur die auf ihn entfallenden Kosten als Betriebsausgaben abziehbar. Anderes gilt nur, wenn die Ehefrau im Betrieb angestellt oder Mitunternehmerin ist.

Tipp: Fährt die Ehefrau mit, sollten Handwerker Nachweise aufbewahren, dass der Messebesuch tatsächlich betrieblich veranlasst war. Als Nachweise gelten Seminarunterlagen und Visitenkarten von potentiellen Kunden etc.

1.1. Urlaub an Messebesuch angehängt

Reist ein Unternehmer ein paar Tage vor Messebeginn schon an oder hängt er ein paar Tage Urlaub an, um sich die Sehenswürdigkeiten der Messestadt anzusehen oder um einfach auszuspannen, sind die An- und Abreisekosten sowie die Übernachtungskosten nur anteilig abziehbar. Die Aufteilung erfolgt nach Zeitanteilen – genauer gesagt nach den privaten und den betrieblichen Zeitanteilen während des Aufenthalts.

Beispiel: Unternehmer Huber ist vier Tage Besucher einer Messe und hängt anschließend noch vier Tage Urlaub an. In diesem Fall dürfen die An- und Abreisekosten sowie die Übernachtungskosten nur zu Hälfte als Betriebsausgaben vom Gewinn abgezogen werden.

Reisenebenkosten nicht vergessen: Reisekosten wie Parkgebühren, Ausgaben für Telefonkarte, Kosten für Gepäckverwahrung, Trinkgelder oder Bewirtungskosten für die Bewirtung von Geschäftspartnern sind ebenfalls als Betriebsausgaben abziehbar. Hier empfiehlt es sich, auf der Rückseite des Belegs den Grund für die Ausgabe zu notieren und für Ausgaben ohne Rechnung Eigenbelege zu erstellen.

2. Handwerker ist selbst Aussteller

Ist ein Handwerksbetrieb selbst Aussteller, darf er sämtliche Kosten im Zusammenhang mit seinem Messestand als Betriebsausgaben behandeln. Typische Betriebsausgaben sind die Mietkosten für den Stand und die Standfläche, Kosten für den Auf- und Abbau des Standes, Personalkosten, kostenlos verteilte Karten an Kunden und Geschäftspartner sowie Kosten für die Verköstigungen der potentiellen Kunden.

Sonderfall Mietkosten für Stand: Bei Betriebsprüfungen gilt ein strenger Blick meist den Messekosten. Grund ist eine Besonderheit bei der Ermittlung des Gewerbeertrags für die Gewerbesteuer. Denn Mieten für bewegliche Wirtschaftsgüter (Stand) und Miete für Messefläche, auf der der Stand aufgebaut ist, sind dem Gewerbeertrag hinzuzurechnen. Die Standmiete ist dabei mit 20 Prozent hinzuzurechnen, die Miete für die Messefläche mit 50 Prozent (§ 8 Nr. 1d und Nr. 1e GewstG).

Tipp: Diese Hinzurechnung ist kein „Beinbruch“, wenn alle Hinzurechnungen (Zinsen. Lizenzen, Mieten für bewegliche und unbewegliche Anlagegüter) unter 100.000 Euro liegen. Denn 100.000 Euro sind immer frei, der übersteigende Betrag wirkt sich auf die Höhe des Gewerbeertrags mit 25 Prozent Gewinn erhöhend aus. Folge: Die Gewerbesteuerbelastung steigt.

3. Mitarbeiter auf der Messe

Schickt ein Handwerksbetrieb seine Mitarbeiter zur Messe, um beispielsweise an beruflichen Seminaren teilzunehmen, befinden sich die Arbeitnehmer steuerlich betrachtet auf einer Auswärtstätigkeit. Das hat zur Konsequenz:

Der Arbeitgeber darf Mitarbeitern Fahrtkosten und Eintrittspreis steuer- und abgabenfrei erstatten sowie Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten.
Nutzt der Mitarbeiter für die Fahrt zur Messe einen Dienstwagen, kann dafür die Versteuerung eines geldwerten Vorteils unterbleiben, weil es sich um eine rein berufliche Fahrt handelt.