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Betriebsdurchsuchung Zoll und Polizei vor der Tür: Das sollten Sie beachten

Eine Durchsuchung im Unternehmen bedeutet eine Stresssituation für die Geschäftsführung und die betroffenen Mitarbeiter. Wichtig ist, gut auf solche Situationen vorbereitet zu sein, Ruhe zu bewahren – und seine Rechte zu kennen.

Mitte Oktober in Rostock: Einsatz- und Zivilfahrzeuge des Zolls und der Polizei umstellen einen Kfz-Betrieb im Stadtteil Reutershagen. Bewaffnete Zollbeamte durchsuchen gemeinsam mit der Bundespolizei die Räumlichkeiten des Unternehmens und stellen mehrere Ordner mit Steuer- und Finanzunterlagen sicher. "Die Durchsuchung erfolgte auf Grundlage eines von der Staatsanwaltschaft beantragten Durchsuchungsbeschlusses des Amtsgerichts Rostock und richtete sich gegen zwei Beschuldigte", so Oberstaatsanwalt Harald Nowack. "Der Vorwurf ist das Vorenthalten und Veruntreuen von Arbeitsentgelt."

Längst nicht nur bei großen Konzernen kommt es vor, dass im Zuge von Wirtschaftsstrafsachen Staatsanwaltschaft, Steuerfahndung, Kartellbehörden oder auch der Zoll mit einem Durchsuchungsbeschluss am Empfang stehen. Auch kleine und mittelständische Betriebe sind immer wieder mit derartigen Maßnahmen der Ermittlungsbehörden konfrontiert, was natürlich auch für die Außenwirkung fatal ist. "Eine unangekündigte Durchsuchung kann jedes Unternehmen treffen", betont Peter Giese, Rechtsanwalt am Stuttgarter Standort der Wirtschaftskanzlei CMS. Hierauf sollte sich daher auch jedes Unternehmen vorbereiten – und zwar am besten mit einem Notfallplan, der allen Mitarbeitern, die in Kontakt mit den Ermittlungsbeamten kommen könnten, bekannt ist. "Dieser Notfallplan enthält Handlungsanweisungen, was im Falle einer Durchsuchung zwingend beachtet werden muss, und – noch wichtiger – welche Mitarbeiter für was verantwortlich sind, beziehungsweise wer wen informiert", erklärt Giese.

Professionell reagieren, Kooperationsbereitschaft signalisieren

Grundsätzlich wichtig ist es, professionell zu reagieren – und seine Rechte zu kennen. Zunächst sollte man Ruhe bewahren und vor allem bitten, dass Zeit eingeräumt wird, um einen Rechtsanwalt zu benachrichtigen. Hilfreich ist es, eine Liste von Strafverteidigern parat zu haben, um im Fall der Fälle sofort zu wissen, wen man anrufen muss. Bis zum Eintreffen des Anwalts sollte ein Mitglied der Geschäftsführung gegenüber den Durchsuchungsbeamten als alleiniger Ansprechpartner benannt werden. "Weil nicht feststeht, welche Unternehmensangehörige im Falle einer Durchsuchung im Hause sind, sollten alle Mitglieder der Geschäftsführung und gegebenenfalls weitere Führungskräfte über die Grundlagen von Durchsuchungen und die Kompetenzen der Ermittlungsbeamten informiert sein", so der CMS-Experte.

Außerdem sollte sichergestellt werden, dass jeder Ermittler immer von einem Unternehmensvertreter begleitet wird. Daneben darf man auch die interne Kommunikation gegenüber den eigenen Mitarbeitern nicht unterschätzen. "Diese ist entscheidend, um den regulären Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten", sagt Giese. Zugleich sollten die direkt von den Durchsuchungsmaßnahmen betroffenen Mitarbeiter sofort wissen, was sie in dieser Situation zu tun haben.

Wichtig ist ein klares Signal an die Behördenvertreter, dass man kooperieren wolle und werde und bemüht sei, eine transparente Durchsuchungssituation herzustellen. "Ich rate immer, den Beamten ihre Arbeit nicht schwerer zu machen als erforderlich", sagt André-M. Szesny Rechtsanwalt und Partner in der Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek in Düsseldorf und Experte für Wirtschafts-, Steuer- und Kapitalmarktstrafrecht. "Das kann die behördlichen Maßnahmen beschleunigen, teilweise auch abwenden."

Umgekehrt kann man sich auch strafbar machen, wenn man versucht, Unterlagen zu verstecken oder zu vernichten. In solchen Fällen droht mitunter sogar Haft wegen des Versuchs der Strafvereitelung. Umgekehrt dürften Unternehmen sich jedoch nicht scheuen, ihre Rechte gegenüber den Ermittlern geltend zu machen. Denn auch zu viel Kooperation kann juristisch heikel sein: "Unternehmen dürfen manche Unterlagen gar nicht freiwillig herausgeben, etwa Personalakten oder geheime Geschäftsunterlagen", erklärt Szesny. "Sie müssen dann auf eine förmliche richterliche Anordnung bestehen, auch wenn das für die Behörden mehr Schreibkram bedeutet."

Wie eine behördliche Durchsuchung typischerweise abläuft

André-M. Szesny, Rechtsanwalt und Partner in der Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek und Experte für Wirtschafts-, Steuer- und Kapitalmarktstrafrecht, hat schon viele Durchsuchungen in Unternehmen als externer Rechtsbeistand begleitet. Seiner Erfahrung nach ist „der Ablauf einer behördlichen Durchsuchung oftmals sehr ähnlich“:

9.00 Uhr: Beamte erscheinen am Empfang des Unternehmens und teilen mit, dass sie die Firma durchsuchen möchten. Der Empfang verständigt die Geschäftsführung und führt die Beamten in einen Besprechungsraum.

9.15 Uhr: Die Beamten warten in einem Besprechungsraum, ein zuvor vom Unternehmen bestimmter und geschulter Koordinator liest den Durchsuchungsbeschluss und verständigt einen Anwalt. Bis zum Erscheinen des Anwalts warten die Beamten in der Regel bis zu einer halben Stunde.

9.45 Uhr: Es wird geklärt, welche Räume durchsucht werden sollten, wo sich also die gesuchten Dokumente oder Gegenstände befinden. Die Beamten teilen sich auf und werden jeweils von einem Anwalt oder Mitarbeiter des Unternehmens begleitet.

15.00 Uhr: Als relevant ausgesonderten Dokumente/Ordner/Speichermedien werden protokolliert, es wird diskutiert, was unter den Durchsuchungsbeschluss fällt und was nicht. Zudem wird geklärt, ob Widerspruch eingelegt wird oder ob die Beweismittel freiwillig herausgegeben werden.

16.30 Uhr: Die Durchsuchung ist vorüber. Gemeinsam mit dem Rechtsbeistand muss das Unternehmen jetzt seine Rolle im Verfahren klären und weiteren Handlungsbedarf identifizieren.

Durchsuchungsbeschluss prüfen, Protokoll anfertigen

Der Durchsuchungsbeschluss sollte grundsätzlich genau geprüft werden – insbesondere darauf, ob die rechtlichen Formalien eingehalten beziehungsweise richtig sind, sagt CMS-Anwalt Giese. "Dazu gehört, dass der Durchsuchungsbeschluss von einem Richter unterschrieben ist, und dass das durchsuchte Unternehmen tatsächlich der Adressat des Beschlusses ist, und nicht etwa eine Tochtergesellschaft." Außerdem ergebe sich aus dem Durchsuchungsbeschluss der sachliche und räumliche Umfang des Durchsuchungsrechts, so Giese – also "was die Ermittler suchen dürfen und was nicht und in welchen Räumlichkeiten". Gegen den Durchsuchungsbeschluss kann Beschwerde eingelegt werden. Um gegen Durchsuchungsanordnungen der Staatsanwaltschaft und deren Ermittlungsbehörden vorzugehen, kann man einen Antrag auf richterliche Entscheidung stellen. Und auch gegen ungerechtfertigte Beschlagnahmen können Unternehmen gerichtlich vorgehen.

Häufig finden die Durchsuchungen zeitgleich am Unternehmenssitz, in Privatwohnungen und eventuell auch beim Steuerberater statt. Hier den Überblick zu behalten, wer sich wie gegenüber den Ermittlern einlässt und welche Unterlagen an welchem Ort beschlagnahmt werden, fällt oftmals nicht leicht. Wichtig ist daher die Festlegung klarer Zuständigkeiten, wer die Durchsuchungen übergreifend intern koordiniert.

Was die Ermittler letztlich mitnehmen – sowohl aus dem Unternehmen selbst als auch aus Privatwohnungen von Führungskräften oder vom Steuerberater – sollte in jedem Fall akribisch protokolliert werden. Die Ermittler sind verpflichtet, auf Verlangen des Betroffenen ein entsprechendes Protokoll zu erstellen, das den Grund der Durchsuchungsaktion sowie die in Verwahrung genommenen Gegenstände bezeichnen muss. Zudem sollte das Unternehmen "darauf drängen, dass Kopien der beschlagnahmten Dokumente angefertigt werden dürfen", betont CMS-Anwalt Giese.

Mitunter wissen Unternehmen auch schon im Vorhinein, dass es aufgrund einer Strafanzeige zu einer Durchsuchungsaktion kommen könnte. In solchen Fällen können sie vorbeugend handeln und über ihren Rechtsanwalt eine Verteidigungsschrift bei der jeweiligen Staatsanwaltschaft hinterlegen. Unter Umständen lassen sich dadurch Ermittlungsverfahren und Durchsuchungen vermeiden – und der gute Ruf wahren.

Checkliste: Was man bei einer Durchsuchung beachten muss

- Bei Eintreffen der Ermittler sofort die Geschäftsführung informieren

- Umgehend einen Rechtsanwalt hinzuziehen 

- Kooperationsbereitschaft signalisieren

- Keinesfalls versuchen, Unterlagen verschwinden zu lassen

- Den Durchsuchungsbeschluss auf Einhaltung rechtlicher Formalia prüfen

- Nur herausgeben, was vom Durchsuchungsbeschluss umfasst ist

- Von beschlagnahmten Unterlagen Kopien anfertigen

- Nach Ende der Durchsuchung ein Protokoll  erstellen, das den Grund der Aktion und die in Verwahrung genommenen Gegenstände bezeichnet

- Gegen ungerechtfertigte Beschlagnahmen Widerspruch einlegen, gegebenenfalls gerichtlich anfechten

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