Wer kennt das nicht: Mitarbeiter finden dringend benötigte Materialien nicht am vorgesehenen Lagerplatz. Viel Zeit geht für die Suche verloren und viele Nerven. Wenn Materialien gar nicht mehr auftauchen, kostet das den Betrieb zudem richtig Geld. Abhilfe verspricht eine Lageroptimierung, wie sie die Firma Paulus aus Greven in Nordrhein-Westfalen speziell für Handwerksbetriebe anbietet.
Julia Förder
"Das richtige Material, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort." Auf diese Maxime bringt Christof Högemann das Prinzip des Paulus-Lagers. Er ist staatlich geprüfter Holztechniker und Mitarbeiter im Team um Doris Paulus. Die Schreinerin und Diplom-Ingenieurin unterstützt seit 2002 Tischlereien/ Schreinereien und verwandte Gewerke bei der optimalen Lager-, Material- und Werkstattstruktur. Zur Zielgruppe gehören auch Metallbauer und Betriebe aus dem SHK-Handwerk. Sogar ein Orgelbauer war schon einmal unter den Kunden von Paulus.
Raum ist da, nur die Organisation fehlt
"Richtiges Lagern ist ein riesiges Thema für Handwerker, das aber viele vernachlässigen", sagt Högemann, "oft sind die Lagerstätten verstopft, so genannte Kommissionsreste belegen viel Platz im Lager. Eigentlich wäre Raum da, nur die richtige Organisation fehlt."
Ein weiterer häufiger Fehler im Lager von Handwerkern: Bei Bestellungen wird nicht unterschieden zwischen Material für einen bestimmten Auftrag und Material, das immer wieder gebraucht wird. Wird ein Auftrag storniert, wird das Material oft nicht an den Lieferanten zurückgeschickt. Ganz nach dem Motto: "Das können wir schon noch irgendwann mal brauchen." Die überflüssigen Materialien belegen dann wertvollen Lagerplatz.
Allgemein gültige Regeln für eine Lagerhaltung aufzustellen, ist laut Högemann schwierig.
So sei jeder Betrieb sehr individuell und arbeite und fertige mit anderen Materialien. Deswegen erhält jeder Handwerker bei Paulus eine individuelle, auf seine Bedürfnisse zugeschnittene Beratung. Diese erfolgt kontinuierlich über ein gutes halbes Jahr und läuft in vier Schritten: Arbeitsvorbereitung optimieren, Lagerplanung, Clean-up-Projekt mit Neuanordnung der Materialien und ein Abschlusstermin. Dazwischen liegen jeweils vier bis sechs Wochen, damit Chef und Mitarbeiter die neue Organisation einüben können.
Informationen an die Mitarbeiter weitergeben
Im ersten Schritt geht es unter anderem um die Disposition, den Materialfluss und die Art, wie Material geordert wird: Also mit welchem Formular welches Material bei welchem Lieferanten bestellt und wo das Formular später abgelegt wird. Entscheidend ist dabei, die Informationen an die Mitarbeiter in Lager und Werkstatt weiterzugeben. Nur so können sie Lieferungen auch prüfen und korrekt zuordnen. Wichtig ist auch, dass durch die neuen, standardisierten Abläufe Büro und Werkstatt reibungslos zusammenarbeiten.
Bei einem Termin zur Lagerplanung wird die Neustrukturierung des Lagers vorbereitet. Dazu wird jeder Lagerort genau angeschaut. Liegen die Materialien am jeweiligen Ort richtig? Wird ein geeignetes Lagermöbel verwendet?
Eine Devise des Paulus-Lagers lautet "just in time". Das bekannte Prinzip, das zuerst bei Autozulieferern eingeführt wurde, ist auch im Handwerk sinnvoll. Ziel ist es, ein breit gefächertes Lager zu haben, aber mit geringen Stückzahlen. "Man muss zum Beispiel keine 40 Pakete mit Schrauben auf Lager haben. Aber man sollte alle gängigen Schraubengrößen vorrätig haben", sagt Högemann. In diesem Schritt wird das Lager auch in Standard- und Kommissionslager unterteilt und die Lagerorte werden festgelegt.
Der nächste Schritt ist das Clean-up-Projekt, also die Neuanordnung und gegebenenfalls Entsorgung von Materialien. Das Lager und die Werkstatt werden neu strukturiert und von allem Unnötigen befreit. Dazu werden, falls nötig, alle Lagerstätten ausgeräumt, neue Lagermöbel aufgebaut und eingeräumt. Wichtig ist dabei, die neuen Bereiche nach Prioritäten so anzuordnen, dass die Mitarbeiter schnell und auf kurzen Wegen alles Nötige finden. Jedes Material hat seinen festen Platz und kann so sofort gefunden werden.
Neue Prozesse werden nach zehn Wochen überprüft
Rund zehn Wochen nach der Einrichtung des Paulus-Lagers wird überprüft, ob die neu installierten Prozesse auch funktionieren. Falls nötig, werden Zuständigkeiten nochmals neu verteilt. Zum Beispiel wird in einer Selbstverpflichtung schriftlich festgehalten, welche Mitarbeiter für die einzelnen Lagerorte verantwortlich sind. Schließlich soll das Materiallager von den Mitarbeitern in Zukunft selbstständig bewirtschaftet werden.
Wichtig ist, dass alle Prozesse klar strukturiert sind.
Dann besteht laut Högemann kaum die Gefahr, in alte Gewohnheiten zurückzufallen: "Die Mitarbeiter merken ja selbst: Das neue System ist angenehmer. Zum einen ist das Material da, weil es rechtzeitig bestellt wurde. Und zum anderen findet man es einfach schneller."
Das Nachbestellen funktioniert automatisch über Materialkarten. Der zuständige Mitarbeiter löst per Kärtchen eine Bestellung aus, wenn die Mindestmenge unterschritten wird. Die eigentliche Bestellung schicken dann die Verwaltungsmitarbeiter im Büro raus.
Nach Aussage von Paulus schafft das neu strukturierte Lager nicht nur Ordnung und Platz, sondern hilft auch, Kosten zu sparen. Schon nach wenigen Monaten könnten sich die Investitionen amortisieren.