Fast alle mittelständische Unternehmen müssen damit leben, dass ein Teil ihrer Kunden zu spät oder gar nicht zahlt. Zum Jahreswechsel droht sogar ein Teil der Forderungen ganz zu verfallen. Mit folgenden Tipps kommen Sie in Zukunft besser an Ihr Geld.
Barbara Oberst
1. Rechnung sofort stellen
"Forderungsmanagement" klingt hochgestochen. Tatsächlich ist das aber das A und O, wenn man für seine gute Arbeit auch zügig gutes Geld einnehmen möchte. "Knackpunkt ist die Rechnungsstellung. In unserer Beratung sehen wir immer wieder, dass Betriebe zu lange warten, bis sie ihre Rechnungen rausschicken", beobachtet Joachim Vojta von der Handwerkskammer Konstanz.
Der Experte für Fragen des Zivilrechts empfiehlt Handwerkern, Rechnungen sofort zu stellen und ganz konkrete Zahlungsziele hineinzuschreiben. Wenn die Rechnung also beispielsweise am 5. Dezember rausgeht, steht darauf: "zahlbar bis spätestens 19. Dezember". Ab dem 20. Dezember kommt der Kunde dann automatisch in Verzug. Eine Formulierung wie "zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungseingang" ist aus Vojtas Sicht weniger günstig.
2. Sachlich mahnen
Geht das Geld innerhalb der gesetzten Frist nicht ein, gilt es, sofort aktiv zu werden. Es ist Geschmackssache, wie schnell man dabei vorgeht. Rein rechtlich braucht es gar keine Mahnung, sobald der Kunde im Verzug ist. Der Unternehmer könnte seine Unterlagen sofort einem Anwalt vorlegen und der Kunde müsste diese Kosten dann tragen.
Im menschlichen Umgang ist das allerdings nicht ratsam. Joachim Vojta empfiehlt zunächst ein Erinnerungs- oder Mahnschreiben, "und das kann durchaus humorvoll und freundlich sein. Schließlich kann es jedem mal passieren, dass er eine Rechnung vergisst", hält der Berater den Ball niedrig.
Egal, wie man dieses Schreiben formuliert, folgende drei Punkte sollte es auf jeden Fall enthalten:
- Bezug zur Rechnung mit Datum und Rechnungsnummer
- Rechnungsbetrag
- Frist von höchstens einer Woche mit konkretem Datum
Zahlt der Kunde nach dieser freundlichen Erinnerung immer noch nicht, kann der Unternehmer eine schärfere Version der Mahnung schicken – aber er muss nicht, denn rein rechtlich ist der Kunde ja schon längst im Verzug. Wem also eine einmalige Mahnung zu harsch erscheint, der kann noch einmal mahnen – "aber mehr auf keinen Fall", warnt der Rechtsexperte.
Inhaltlich soll die Mahnung immer sachlich bleiben. Der Unternehmer kann durchaus darauf hinweisen, dass er als nächsten Schritt ein Inkassounternehmen einschalten wird oder einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen wird. Drohungen – beispielsweise mit einem Schufa-Eintrag, wie vor dem Landgericht Darmstadt verhandelt – haben aber in der Mahnung nichts verloren.
3. Im Dialog bleiben
Bezahlt der Kunde allerdings nicht, weil er unzufrieden ist, so hilft es überhaupt nichts, zu mahnen. Vojta schätzt, dass hinter der Hälfte der unbezahlten Handwerksrechnungen von Privatkunden U nzufriedenhei t steckt. "Zu uns kommen häufig Unternehmer, die Probleme mit Außenständen haben. Aber wenn wir dann genauer hinsehen, stellt sich heraus, dass der Kunde entweder mit der Höhe der Rechnung oder mit der Qualität der Arbeit nicht einverstanden ist."
Forderungsmanagement hängt also sehr eng mit Qualitäts- und Beschwerdemanagement zusammen. In so einem Fall ist es also viel besser, mit dem Kunden zu sprechen, seine Beweggründe anzuhören und im Gegenzug beispielsweise die eigene Kalkulation zu erklären.
4. Ratenzahlungen anbieten
Zahlt der Kunde nicht, weil er tatsächlich einen finanziellen Engpass hat, kann ein Gespräch ebenfalls helfen. "Auch da hilft ein Anruf mit der Frage, was denn los ist und ob dem Kunden eine Ratenzahlung helfen würde", schlägt Vojta eine Lösung im Guten vor. Allerdings müsse die erste Rate dann auch kommen, schließlich dürfe es nicht nur bei einer Absichtsbekundung bleiben.
5. Forderungen aus 2011 prüfen
Wer noch offene Forderungen aus dem Jahr 2011 hat, muss jetzt dringend aktiv werden. Mit dem Jahreswechsel verjähren diese Ansprüche (regelmäßige Verjährungsfrist nach BGB § 195), wenn der Unternehmer nicht bis zum 31. Dezember einen Mahnbescheid beantragt, klagt oder eine Anerkenntnis oder eine Teilzahlung erwirkt.
6. Mahnantrag stellen
Wer sich für den Mahnantrag entscheidet, kann diesen online ausfüllen. Er braucht hierzu keinen Rechtsanwalt, sollte allerdings sehr sorgfältig vorgehen. So müssen im Antrag Vorname, Name und Anschrift des Schuldners stehen. Falls eine Gesellschaft oder juristische Person das Geld schulden, sollten diese mit ihrer Firma oder ihrem Namen sowie ihren gesetzlichen Vertretern plus Anschrift genannt sein. Ohne diese genauen Angaben kann das Gericht den Mahnbescheid nicht zustellen.
Baugewerbe hat die größten Verluste
Zwar bestätigen die Unternehmen des Mittelstandes ein weitgehend gutes Zahlungsverhalten ihrer Kunden, wie die Creditreform in ihrer Herbstanalyse zur Wirtschaftslage und Finanzierung im Mittelstand herausfand. Doch gerade im verarbeitenden Gewerbe und am Bau mussten mehr Unternehmen auf den Zahlungseingang warten. Nur 21,1 Prozent der Befragten blieben ganz ohne Forderungsverluste. In vielen Fällen ist die Höhe der Forderungsausfälle vergleichbar gering. Größere Verluste hat aber das Baugewerbe zu beklagen. Bei 8,3 Prozent der Betrieb überstiegen die Ausfälle ein Prozent des Jahresumsatzes.
Eine Mustervorlage für ein "verschärftes Mahnschreiben" finden Sie hier.>>>