Außenstände und unbefriedigte Forderungen können den Betrieb ruinieren. Bonitätsprüfungen von Inkassounternehmen versprechen Schutz
Nikolaus Teves und Aaron Buck
Wie Sie Zahlungsausfälle wirksam vermeiden
Als Konsequenz der Finanzkrise und drohender Rezession steht zu befürchten, dass sich dieses Jahr die Zahlungsausfälle wieder erhöhen. Unter sinkender Zahlungsmoral leiden besonders das Handwerk, die Dienstleistungsbranche und das Baugewerbe. Unbefriedigte Forderungen an insolvente oder zahlungsunwillige Kunden sind nicht nur ärgerlich. Nicht selten ist im Nu die Existenz eines Betriebs gefährdet. Leider sind Unternehmerinnen und Unternehmer vor derart ins Leere gehenden Außenständen nie ganz sicher. Allerdings stehen heute einige Maßnahmen und Instrumente zur Verfügung, mit denen Handwerksbetriebe unbezahlte Rechnungen wirksam vermeiden können. Das beginnt bereits bei der Vertragsgestaltung und den Zahlungsvereinbarungen und reicht über die vereinbarungsgemäße Leistungserstellung sowie die formale Abnahme bis hin zu zügigem Rechnungsausgang – allesamt Werkzeuge, mit denen Betriebsinhaber ihr Forderungsschicksal selbst in der Hand haben.
Im Gegensatz zu den Herstellern von Massenprodukten und Handelswaren, die sich genau klassifizieren lassen, ist Handwerk meist Einzelfertigung und Prototypenherstellung und damit den hierbei typischen Risiken und Unwägbarkeiten wie etwa dem Wetter ausgesetzt. Diese spezielle Problematik der individuellen Leistungserstellung, verbunden mit der meist eher niedrigen Auftragsgröße, zumindest aus Sicht von Versicherungsunternehmen, bedingt, dass das Instrument der Zahlungsausfallversicherung von Handwerksunternehmen in der Regel nicht genutzt werden kann und als Schutzinstrument vor Forderungsausfall wegfällt.
Mit Vorkasse wehren
Hinzu kommt, dass ein Verhalten auf Verbraucherseite leider immer mehr um sich greift: Schon bei geringstem Nachbesserungsbedarf an einer Leistung – wie er sich auch bei sehr qualifizierter Vorgehensweise im Handwerk nie ganz vermeiden lässt – behalten Kunden den kompletten Zahlungsbetrag ein. Zum Teil liegt die Vermutung nahe, dass ganz gezielt nach kaum nachvollziehbaren Mängeln gesucht wird, um der eigenen Zahlungspflicht nicht nachkommen zu müssen. Gegen solche Leistungsausfälle können sich Handwerker mit Zahlungsplänen und mit Vorkasse zur Wehr setzen. Den Klageweg zu beschreiten, ist auch bei positiver Rechtslage äußerst mühsam, mit hohen zeitlichen Belastungen und erheblichen Unwägbarkeiten sowie finanziellem Aufwand verbunden. Zwar ist es nicht nötig, etwa bei jedem Wechsel eines Wasserhahns oder der Wartung einer Anlage einen Zahlungsplan zu vereinbaren, aber gerade Handwerker sollten darauf bestehen, dass die Unterschrift des Auftraggebers oder der Auftraggeberin unter jedem Auftrag steht; und dieser muss wiederum ausreichend detailliert die entsprechende Dienstleistung beschreiben. Dieses Vorgehen vermeidet Beweisschwierigkeiten und hilft, berechtigte Forderungen (beider Seiten) auch tatsächlich durchzusetzen.
Ein weiterer Punkt: keine falsche Zurückhaltung. Das direkte Kassieren, insbesondere bei Kleinaufträgen, hat noch niemandem geschadet.
Wird ein Auftrag nicht oder nicht vollständig bezahlt, können Betriebsinhaber die Ursachen in mehreren Bereichen suchen. Zum Beispiel im eigenen Unternehmen, wenn etwa:
- auf die Bonitätsprüfung eines Kunden verzichtet wurde,
- die Leistung nicht ausreichend beschrieben war,
- vertragliche Vorgaben nicht beachtet wurden,
- eine zügige Rechnungsstellung nicht erfolgte oder
- keine wirksamen Zahlungsvereinbarungen getroffen wurden.
Allerdings ist auch dann mit Kürzungen zu rechnen, wenn die Leistung nicht vertragsgemäß erbracht wurde oder Planungsfehler aufgetreten sind.
Gezielte Suche nach Fehlern
In der Sphäre der Auftraggeber finden sich folgende Ursachen:
- Kunden suchen gezielt nach Mängeln, um die volle Zahlungsverpflichtung zu umgehen – in der Hoffnung, das Unternehmen sei so überlastet, dass es sich nicht in der nötigen Art und Weise um die Angelegenheit kümmern kann.
- In eine ähnliche Richtung weist die unbegründete Verweigerung von Zahlungen. Wobei der Kunde darauf vertraut, dass der Handwerker den Gerichtsweg nicht beschreiten wird, weil er die damit einhergehenden Belastungen scheut.
- Schließlich gibt es die echte Zahlungsunfähigkeit, bei der es dem Auftraggeber schlicht unmöglich ist, seiner Vertragspflicht nachzukommen.
Auskünfte reduzieren Risiken
Die aktuelle Finanzkrise hat einmal mehr gezeigt, wie schnell auch ehemals zahlungskräftige Unternehmen oder Organisationen insolvent werden können. Jeder Betriebsinhaber kann ein Klagelied davon singen. Besonders hart trifft es aber den, dessen Zahlungsunfähigkeit bereits in der Luft lag, die zur Abwehr geeigneten Instrumente aber nicht genutzt worden sind. Mit dem GENO-BonitätsCheck (siehe Kasten) stellen etwa die Genossenschaftsbanken eine leicht und verlässlich über das Internet zu nutzende Hilfe zur Verfügung, mit der sich das Risiko reduzieren lässt, nach getaner Arbeit ohne Lohn in die Röhre zu schauen. Der Onlinezugang zu den entsprechenden Informationen über Privatkunden und gewerbliche Auftraggeber bietet hier den entscheidenden Vorteil gegenüber traditionellen Verfahren. Ein ähnliches Instrument gibt die HypoVereinsbank (HVB) in Koopertation mit Cofacerating.de GmBH ihren Geschäftskunden an die Hand. Sie können mit dem „@rating“ die Bonität potenzieller Kunden oder die Zuverlässigkeit von Lieferanten überprüfen. Dieser Service bietet schnell und zuverlässig Zugriff auf mehr als 45 Millionen Unternehmensdaten im In- und Ausland, sagt Judith Potthoff, Produktmanagerin Geschäftskunden bei der HVB. Das „@rating Quality Label“ diene dabei als Bonitätszertifikat für zuverlässige Geschäftspartner und „@rating Protection“ dem Absichern von Einzeltransaktionen.
Und schließlich gilt es, dem unternehmerischen Instinkt zu folgen. Auch ein ungutes Gefühl hinsichtlich potenzieller Kunden oder Geschäftspartnern, schützt vor bösen Überraschungen und enttäuschten Zahlungs- oder Lieferungsforderungen.
Inkasso durch den Profi
Professsionelles Forderungsmanagement bieten auch verschiedene Inkassodienstleister an. Sie werben 2009 besonders damit, die Auswirkungen der Bankenkrise für die Betriebe auffangen zu können. Tatsächlich bieten seriöse Inkassoangebote eine Möglichkeit, durch zügig geltend gemachte Forderungen deren Realisierungschancen zu erhöhen. Inkassounternehmen suchen den direkten Kontakt zum Schuldner, um den Grund des Zahlungsverzugs herauszufinden. Ziel ist die außergerichtliche Einigung, ohne die Kundenbeziehung zu zerstören und den Schuldner als Kunden zu erhalten. Andernfalls wäre die Inanspruchnahme professionellen Forderungsmanagements wiedersinnig.
Betriebsinterne Ursachen
Ursachen für unzureichende Unternehmenserträge sind aber nicht nur Zahlungsausfälle, sondern können auch bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu suchen sein. Mangelhafte Vorleistungen, unklare Absprachen und Vereinbarungen bei organisatorischen Problemen oder technischen Problemen etwa kann sich kein Handwerksunternehmen leisten.
Die betriebswirtschaftlichen Beratungsstellen der Fachverbände des Handwerks und der Handwerkskammern bieten eine Vielzahl von – zum großen Teil kostenlosen – Hilfen an, mit denen sich unternehmerische Erfolge verbessern lassen.