Sozialabgaben Wie Sie neue Mitarbeiter richtig versichern

Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung: Wenn Unternehmen neue Mitarbeiter einstellen, müssen sie sie korrekt anmelden und versichern. Was es für Betriebsinhaber zu beachten gibt, um Strafen zu vermeiden.

• Bild 1 von 2

  

• Bild 2 von 2

  

Neue Mitarbeiter einzustellen ist für Betriebsinhaber oft mit viel Bürokratie verbunden. Doch erbringt ein Arbeitgeber die notwendigen Meldungen zur Sozialversicherung nicht oder verspätet, drohen teils hohe Strafen von bis zu 25.000 Euro.

Wer ist überhaupt versicherungspflichtig?

Zunächst gilt es herauszufinden, ob ein neuer Mitarbeiter überhaupt versicherungspflichtig ist. Ent scheidend dafür ist, dass es sich beim Arbeitsverhältnis tatsächlich um eine abhängige Be schäftigung handelt.

Das ist dann der Fall, wenn der Mitarbeiter weisungsgebunden und in die Organisation des Betriebes eingebunden ist. Das heißt, der Be schäftigte bestimmt nicht selbst über Arbeitsort und Arbeitszeit und hat keine eigene Betriebsstätte. Er trägt zudem kein Unternehmerrisiko und erhält Lohn- und Gehaltszahlungen statt Honorar oder Werkvergütung. Darüber, ob er versicherungspflichtig ist, ent scheiden jedoch die tatsächlichen Verhältnisse – nicht der Arbeitsvertrag. Wer sich nicht sicher ist, kann bei der Deut schen Rentenversicherung ein Statusfeststellungsverfahren beantragen.

Wo und wann muss ich die Mitarbeiter anmelden?

Ist ein Arbeitnehmer versicherungspflichtig, muss der Arbeitgeber ihn bei der Krankenkasse des Angestellten anmelden. Dies muss mit der ersten Lohnabrechnung, spätestens aber innerhalb von sechs Wochen nach dem ersten Arbeitstag erfolgen. Vom Angestellten braucht der Arbeitgeber dafür den Sozialversicherungsausweis und eine Mitgliedsbe scheinigung der Krankenkasse.

Falls Mitarbeiter noch keine Versicherungsnummer und keinen Sozialversicherungsausweis besitzen, sollten Betriebsinhaber beides vorab bei der Krankenkasse beantragen.

Für Be schäftigte ver schiedener Gewerke, unter anderem dem Bau, in der Gebäudereinigung und im Gaststättengewerbe gibt es eine Sonderregelung - die sogenannte Pflicht zur Sofortmeldung. Arbeitgeber müssen neue Mitarbeiter in diesen Sektoren spätestens am Tag der Be schäftigungsaufnahme gemeldet haben.

Neben den Abgaben für die Sozialversicherung, die ein Arbeitgeber jeden Monat für Be schäftigte abführen muss, sind Betriebsinhaber verpflichtet, jedes Jahr zum 31. Dezember eine Jahresmeldung abzugeben. Die Meldung muss für jeden Angestellten erfolgen und die Be schäftigungszeiten und den beitragspflichtigen Arbeitsverdienste beinhalten.

Wie berechnen sich die Abgaben?

Grundsätzlich teilen sich Arbeitnehmer- und Arbeitgeber die Abgaben für die Sozialversicherung (Renten-, Kranken- und Pflege- und Arbeitslosenversicherung) etwa jeweils zur Hälfte. Die Beitragssätze liegen derzeit bei 18,9 Prozent für die Renten- und bei 15,5 Prozent für die Krankenversicherung (Stand April 2014). Da die Berechnung teilweise sehr komplex ist, sollten sich Betriebe bei Unsicherheiten beraten lassen.

Welche Ausnahmen gibt es?

Auszubildende sind immer versicherungspflichtig. Verdienen sie weniger als 325 Euro, muss der Arbeitgeber auch den Arbeitnehmeranteil der Sozialversicherungsbeiträge übernehmen.

Auch Minijobber sind grundsätzlich renten versicherungspflichtig, wenn sie die Be schäftigung nach dem 31. Dezember 2012 aufgenommen haben oder ihr Lohn seither auf über 400 Euro gestiegen ist. Sie allerdings müssen nicht bei der Krankenkasse, sondern bei der Minijob-Zentrale gemeldet werden.

Was ist mit der Unfallversicherung?

Jeder Be schäftigte muss zudem bei der zuständigen Berufsgenossen schaft für die gesetzliche Unfallversicherung gemeldet werden. In Deut schland gibt es derzeit neun Berufsgenossen schaften für die unter schiedlichen Wirt schaftszweige. Im Gegenteil zu den restlichen Sozialversicherungen, zahlt der Arbeitgeber die Beiträge hier alleine, denn die Versicherung ist eine Art Haftpflichtversicherung für Unternehmen, falls Mitarbeiter aufgrund eines Arbeits- oder Wegeunfalles ausfallen.

Was, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

Verlässt ein Angestellter den Betrieb, muss er mit der nächstfolgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung abgemeldet werden, spätestens aber sechs Wochen nach Be schäftigungsende.

Auch Unterbrechungen im Arbeitsverhältnis sollte der Arbeitgeber melden, etwa wenn ein Mitarbeiter aufgrund einer Krankheit über längere Zeit ausfällt. Voraussetzung dafür ist, dass der Be schäftigte mindestens einen Monat Krankengeld oder Krankentagegeld erhalten haben.

Wer kontrolliert, ob Unternehmen die richtigen Angaben machen?

Ob alle Mitarbeiter richtig angemeldet wurden und damit versichert sind, kontrolliert die Deut sche Rentenversicherung. Sie führt in der Regel alle vier Jahre Betriebsprüfungen durch. sch