Meetings haben den Ruf, echte Zeitfresser und Langweiler zu sein – und trotzdem geht es in den meisten Betrieben nicht ohne sie. Doch wie schafft man es, dass alle gerne mitmachen und wirklich was dabei rauskommt? Eine Juniorchefin teilt ihre Erfahrungen. Eine Betriebsberaterin ergänzt um praktische Tipps und nennt ein nützliches Tool.
Lange Jahre gab es in der Bäckerei Hinkel in Düsseldorf einmal im Monat den "Chef-Treff". Dann traf sich der Bäckermeister mit seinem Backstubenleiter und dem Verantwortlichen für den Verkauf. Wichtige Entscheidungen teilten sie danach dem Team mit, fertig. Dann kam Corona und Besprechungen waren allein für das Krisenmanagement reserviert. Als nach dieser Zeit die damals 25-jährige Juniorchefin – gerade frisch von der Uni und der Meisterschule – das Unternehmen übernahm, wollte sie vieles anders machen.
"Ich wollte die Abläufe modernisieren und dachte anfangs, das kann doch nicht so schwierig sein, sich regelmäßig abzusprechen", sagt Sophie Hinkel. Da ihr Vater, Josef Hinkel, schon lange politisch aktiv war und dann die Möglichkeit hatte, Bürgermeister von Düsseldorf zu werden, hieß das für sie relativ spontan, in das Unternehmen einzusteigen und Chefin zu werden. Ein Team von 100 Mitarbeitern in zwei Verkaufsläden stand vor ihr und wartete auf Ansagen. "Die Erwartungen an mich waren groß, dass ich jetzt für alle Probleme eine Lösung habe, dass ich Entscheidungen präsentiere", berichtet sie. Doch sie stellte Fragen und wollte, dass auch die Mitarbeiter Themen in die Besprechungen einbringen. "Und dabei meine ich betriebliche Themen und nicht nur ein Meckern über Technik, Kunden oder Kollegen."
Besprechungen möglichst effizient und zeitsparend organisieren
"Chef-Treffs" gab es nicht mehr, aber stattdessen wöchentliche Besprechungen mit dem Team der Backstube und dem des Verkaufs. Dass dabei jeder auch Ideen und Verbesserungsvorschläge einbringen kann, dass jeder informiert wird über anstehende Veränderungen oder Pläne, war neu. Sophie Hinkel wollte eine neue, offene und ehrliche Kommunikation schaffen – und das auch möglichst effizient, was die Ergebnisse und den Zeitfaktor betrifft. Das war und ist für die Unternehmerin bis heute mehr Arbeit, als sie es einst dachte.
Zwar gehören Besprechungen in Unternehmen zur Tagesordnung – und auch kleine Handwerksbetriebe kommen kaum um regelmäßige Meetings herum, damit das Tagesgeschäft läuft. Doch Besprechungen sind dennoch oftmals negativ besetzt und als anstrengend und wenig sinnvoll empfunden. "Vor allem in den eher kleineren Handwerksbetrieben werden sie vernachlässigt", sagt auch Claudia Bauer von der Handwerkskammer Reutlingen. Das liege aber oft daran, dass sie falsch genutzt und unstrukturiert organisiert sind.
In Zeiten, in denen die Vier-Tage-Woche und die damit verbundenen Produktivitätssteigerungen immer mehr an Bedeutung gewinnen, ist eine effiziente Organisation jedoch wichtiger denn je. Denn gerade Besprechungen werden von vielen Arbeitnehmern als Zeitverschwendung empfunden und oft auch als ineffiziente Tätigkeiten erlebt. So ergab erst kürzlich eine Umfrage der Jobbörse Stepstone, dass deutsche Arbeitnehmer derzeit im Durchschnitt mehr als einen Arbeitstag pro Woche durch unnötige Meetings und eigentlich überflüssige Aufgaben verschwenden.
Shopfloor-Management als Instrument für effiziente Besprechungen
Die Personalberaterin gibt den Betrieben, die sie unterstützt, deshalb als konkretes Instrument das sogenannte Shopfloor-Management an die Hand. Das ist eine Methode, um Strukturen zu schaffen, Mitarbeiter zu informieren und gleichzeitig an Entscheidungen zu beteiligen. Die Methode wird immer individuell auf den jeweiligen Betrieb angepasst.
Der Begriff "Shopfloor" kommt aus dem Englischen und bedeutet "Hallenboden" oder "Werkstatt". Das hier vorgestellte Shopfloor-Management bezieht sich ursprünglich auf den Bereich der Produktion, doch man kann es auf jegliche, andere Arbeitsbereiche übertragen. So bedeutet der Begriff im übertragenen Sinne auch "Ort der Wertschöpfung" und zielt darauf ab, die Prozesse dort, wo die eigentliche Arbeit geleistet wird, gemeinsam mit den Beteiligten zu gestalten.
Das zentrale Instrument dabei ist das Shopfloor-Board, eine Besprechungstafel, auf der die Tagesordnungspunkte dargestellt werden. Dabei sollten einige feststehende Punkte ein Gerüst bilden, das sich jedes Mal wiederholt und Verlässlichkeit bietet. Weitere Themen können ergänzt werden. "Auf der Tafel kann man schon im Vorfeld notieren, welche Punkte bei einer Besprechung Thema sind und jeder im Betrieb kann eigene Themenvorschläge machen, sich vorbereiten und schon mal Gedanken machen", erklärt Claudia Bauer. Damit schaffe man eine Beteiligung, ohne zu großen Druck aufzubauen. Bei der Besprechung kann man dann Beschlüsse direkt zu den Themen schreiben und festhalten, wer sich um welche Aufgaben kümmert. Damit ersetzt man zugleich ein Protokoll, das im Nachgang noch geschrieben werden muss. "Das Board sollte an einem Ort platziert sein, an dem es bestenfalls bis zur nächsten Besprechung bleiben kann. So kann jeder bei Bedarf nochmals nachlesen, was besprochen wurde", sagt die Beraterin.
Besprechungen mit Struktur: Hilfsmittel Shopfloor-Board
Dabei macht Claudia Bauer keinen Unterschied, ob eine Besprechung täglich stattfindet – wie etwa eine kurze Morgenrunde in Baufirmen, nach der jeder wissen soll, wo einzelne Teams im Einsatz sind – oder ob dies nur einmal in der Woche ist. Als Beispiel nennt sie eine kleine Metzgerei, bei der alle Mitarbeiter an einem Ort arbeiten. "Wie oft und wie regelmäßig Besprechungen notwendig sind, muss aber jeder Betrieb für sich entscheiden", sagt sie. Denn neben der Betriebsgröße haben auch die verschiedenen Geschäftsfelder, die ein Betrieb bedient, sowie die Branche und die Bereitschaft der Mitarbeiter, sich effektiv einzubringen, Einfluss darauf.
Wichtig sei das Ausprobieren. Dennoch hat die Personalberater einige Ratschläge für den Start mit dem Shopfloor-Management: "Die Themen für die Tagesordnung oder den Wochenplan sollten feststehen und nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt vorher erweitert werden dürfen", sagt sie. Bei der Besprechung selbst sollte allen klar sein, dass nur diese Themen zur Diskussion stehen und nicht unendlich viel mehr. Außerdem sollte man sich grundsätzlich einen Zeitrahmen abstecken, in dem die Besprechung stattfindet.
"Themen und Zeitplan im Blick haben, sollte dann auch immer eine verantwortliche Person, also quasi ein Moderator der Besprechung", erklärt Claudia Bauer weiter. Das kann, aber muss nicht, die Chefin oder der Chef sein. Im Fokus sollte das gemeinsame Erarbeiten von Entscheidungen stehen, eine Transparenz, die das Board bietet, und dass Besprechungen zum Arbeiten dazugehören und nicht vom Arbeiten abhalten.
Besprechungen sind keine Zeiträuber: Vorurteile abbauen
Das Vorurteil, dass Besprechungen ausschließlich Zeiträuber sind, musste Sophie Hinkel bei sich in der Bäckerei auch erst einmal aus den Köpfen einiger Mitarbeiter bekommen. Und sie arbeitet auch weiter daran. "Wir haben mittlerweile eine Besprechungskultur, die jeder akzeptiert. Aber jetzt müssen wir noch daran arbeiten, diese effizienter zu machen", sagt sie. Die Unternehmerin gesteht, dass es auch bei ihr in den Meetings schnell passiere, dass man vom Thema abschweift oder dass man sich zu lange an einer Entscheidung abarbeitet, die man vielleicht einfach noch nicht treffen kann und besser verschieben sollte.
So hat sich die Jungunternehmerin vorgenommen, in Zukunft an der Effizienz der Meetings zu arbeiten. Auch sie will die jeweilige Agenda noch konsequenter im Voraus festlegen und um dem Ganzen die nötige Bedeutung zu geben, richtet sie gerade einen eigenen Besprechungsraum im Unternehmen ein.