IT + Kommunikation -

Messenger für die Baustelle WhatsApp-Alternative: Dieser Betrieb setzt auf Wire

An WhatsApp führt kein Weg vorbei, oder etwa doch? Die Wigger Fenster und Fassaden GmbH setzt mit Wire auf einen Messenger, der ähnliche Funktionen wie der umstrittene US-Dienst und weniger Zündstoff für datenschutzrechtliche Bedenken bietet. So schlägt sich der Messenger auf der Baustelle.

"Wir haben Anfang des Jahres nach einer einfachen, sicheren Lösung gesucht, mit der unsere Monteure vor Ort in der Lage sind, den Montageleitern im Innendienst auf schnelle Art und Weise Fotos zu schicken", sagt Christian Reiberg. Der Diplom-Ingenieur verantwortet bei der Wigger Fenster und Fassaden GmbH seit zwei Jahren die IT und ist in der Prozessoptimierung tätig. Bevor er im Februar den Messenger-Dienst Wire implementierte, gab es für die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst des Fenster-, Türen- und Fassadenspezialisten weder klare Regeln, noch ein einheitliches System.

Praktikabler und DSGVO-konformer Messenger gesucht

Christian Reiberg nutzt Wire im Büroalltag

Beinahe täglich kommunizieren die Monteure und Aufmaßtechniker des nordrhein-westfälischen 300-Mann Betriebs mit ihren Kollegen im Büro. Mal eben ein Foto von der Baustelle schicken? In der Praxis sei das oftmals die einfachste Option, um eine Situation vor Ort zu beschreiben. "Die Kollegen haben zumeist ihren privaten WhatsApp-Account genutzt oder die Dateien wurden per E-Mail versendet", erinnert sich Reiberg. Das wollte der 32-Jährige ändern.

Gemeinsam mit seinen Kollegen machte er sich daran, Anforderungen zu formulieren, die die Lösung erfüllen muss. Als Knackpunkte konnten letztlich die Sicherheit der Daten und die Bedienbarkeit identifiziert werden. Bei der Internetrecherche stieß Reiberg schließlich auf Wire.

Der Schweizer Messenger-Dienst ist nach eigenen Angaben DSGVO-konform und bietet im Großen und Ganzen dieselben Funktionen wie WhatsApp. Kontaktdaten aus dem Adressbuch werden nicht automatisch synchronisiert. Stattdessen besitzt jeder Nutzer einen Benutzernamen, über den sich die Kontakte miteinander verbinden können. Die Server stehen innerhalb der Europäischen Union, alle Chats sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Nachdem auch der externe Datenschutzbeauftragte der Wigger Fenster und Fassaden GmbH zum Einsatz riet, war die Entscheidung für Reiberg gefallen.

Monteure dokumentieren mit Wire ihre Arbeit

Wire auf Laptop, Tablet und Smartphone

Konkret entschied er sich für Wire Pro – ein Modell, das im Gegensatz zur kostenlosen Privatnutzer-Version speziell für den Einsatz in Unternehmen entwickelt wurde. Eine Lizenz gibt es ab vier Euro pro Nutzer. Sie bietet zusätzliche Funktionen wie Gästebereiche für externe Kontakte und eine umfangreiche Administration. Dass Wire mit rund 500.000 monatlich aktiven Nutzern weit weniger verbreitet ist als der Marktführer WhatsApp mit weltweit 1,5 Milliarden Nutzern, stört Reiberg nicht.

Da der Messenger überwiegend zur internen Kommunikation genutzt wird, muss lediglich sichergestellt sein, dass Wire auf den Diensthandys der Mitarbeiter installiert ist. Die Technischen Zeichner, Projekt- und Montageleiter im Büro nutzen den Messenger zusätzlich als Desktop-Version auf dem PC. Das habe den Vorteil, dass empfangene Dateien, die zur Baustellen-Dokumentation dienen, unkompliziert auf der Festplatte abgespeichert werden können. "Gerade bei Mängelanzeigen und Reklamationen sind Fotos ein hilfreiches Mittel zur Sicherung von Beweisen", sagt Reiberg.

Geschäftspartner haben Wire inzwischen ebenfalls im Einsatz

Für die Monteure und Aufmaßtechniker bietet der Messenger-Dienst den Vorteil, dass sie Gegebenheiten vor Ort nicht umständlich telefonisch beschreiben müssen, sondern einfach eine kurze Nachricht oder ein Foto schicken können. Die Mitarbeiter im Innendienst erhalten die Nachricht direkt auf den PC und können somit zügig reagieren. "Häufig werden auch Bedienungsanleitungen oder Anschlusspläne an die Kollegen vor Ort versendet", berichtet Reiberg.

Probleme bei der Handhabung seitens der Mitarbeiter habe es bisher nicht gegeben. "Die Kollegen, die bereits vorher WhatsApp genutzt haben, konnten Wire innerhalb kürzester Zeit bedienen", sagt Reiberg. Inzwischen sind auch Partnerbetriebe auf den Messenger aufmerksam geworden. Lieferanten und Subunternehmer haben die App ebenfalls heruntergeladen. "Bei größeren Bauprojekten werden gelegentlich auch Gruppen erstellt", erzählt der 32-Jährige. Wichtige Informationen, Zeichnungen und Terminabsprachen könnten so einfach und direkt mit allen Beteiligten geteilt werden. "Auf diese Weise ist gewährleistet, dass alle den gleichen Wissenstand haben", freut sich Reiberg.

Weitere Funktion stehen vor dem Praxistest

Intern möchte er die Wire-Nutzung noch weiter ausbauen. "Angedacht ist es, die Bildschirmübertragung auf die mobilen Endgeräte der Monteure im alltäglichen Einsatz zu testen", sagt Reiberg. Wire bietet die Funktion via Videoanruf den Bildschirm des Kollegen im Büro auf das Smartphone des Monteurs zu übertragen. "Anhand einer CAD-Zeichnung könnten dann beispielsweise die offenen Fragen beantwortet und technische Details live dargestellt werden", erklärt er.

Nach knapp neun Monaten zieht Reiberg ein positives Fazit. "Wire erfordert keinen großen Administrationsaufwand und stellt auch keine übermäßig hohen Anforderungen an die Endgeräte." Die innerbetriebliche Kommunikation funktioniere nun wesentlich zeitsparender. Auch für kleinere Handwerksbetriebe könne der Messenger eine sinnvolle WhatsApp-Alternative sein, schätzt Reiberg. "Selbst für Kleinstbetriebe würde ich den Einsatz von Wire nicht ausschließen."

© deutsche-handwerks-zeitung.de 2018 - Alle Rechte vorbehalten