Steuererklärung und Gewinnermittlung sind für den Prüfer nur der Anfang. Weitere Hinweise kommen über Kunden, Geschäftspartner und sogar aus dem Internetarchiv. Wo das Finanzamt überall ansetzt.
Steht bei einem Handwerksbetrieb eine Prüfung des Finanzamts an, stellen sich Handwerkerinnen und Handwerker meist die Frage: "Was weiß das Finanzamt eigentlich alles über mich?" Antwort: Mehr, als man denkt. Hier einige Quellen, aus denen das Finanzamt Informationen über einen Betrieb bezieht.
Intensive Überprüfung der eingereichten Steuererklärungen
Ist eine Betriebsprüfung bei einem Handwerksbetrieb geplant, wird sich der Prüfer des Finanzamts in einem ersten Schritt ausführlich mit den eingereichten Steuererklärungen und den Gewinnermittlungen beschäftigen. Da meist drei Jahre geprüft werden, vergleicht der Prüfer die einzelnen Posten der Gewinnermittlungen dieser Jahre miteinander und erkennt so schnell, ob es Ausreißer nach oben oder unten gibt. Daraus dürften sich dann bereits die ersten Fragen ergeben, die es im Rahmen der Betriebsprüfung zu klären gibt.
Kontrollmaterial von anderen Finanzbeamten
Informationen über den Handwerksbetrieb erhält der Prüfer häufig auch aus Kontrollmaterial. Dazu ein typisches Beispiel aus der Praxis: Gas- und Wasserinstallateurin Huber wartet die Therme eines Privatkunden. Die Rechnung beläuft sich auf 480 Euro. Der Privatkunde macht die Arbeitskosten aus dieser Rechnung in seiner Steuererklärung als Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen geltend. Das Finanzamt fordert ihn auf, den Beleg vorzulegen. Der für den Privatkunden zuständige Sachbearbeiter leitet die Rechnung an das für den Handwerksbetrieb zuständige Finanzamt weiter (sogenannte Kontrollmitteilung). Dort liegt sie bei einer späteren Betriebsprüfung dem Prüfer vor. Bei der Kontrolle der Einnahmen kann der Prüfer gezielt nach diesem Betrag suchen und sich so einen schnellen Überblick verschaffen, ob im Handwerksbetrieb wirklich alle Einnahmen ordnungsgemäß versteuert wurden.
Verärgerter Ex-Ehegatte oder gekündigter Mitarbeiter
Informationen über Buchführungsmängel bekommt das Finanzamt regelmäßig auch von Menschen, die im Clinch mit dem selbstständigen Handwerker liegen. Sie melden alle möglichen steuerlichen Verstöße oder behaupten zumindest, dass solche vorliegen. Solche Anzeigen werden meist anonym erstattet. Ihr Wahrheitsgehalt ist daher zunächst offen, zumal für den Handwerker ohnehin die Unschuldsvermutung gilt. Doch klar ist: Liegen dem Prüfer solche Hinweise von verärgerten Ex-Ehegatten oder gekündigten Mitarbeitern vor, wird er sie bei der Kontrolle der Betriebseinnahmen und -ausgaben heranziehen.
Praxis-Tipp: Können Sie sich nicht erklären, worauf die Fragen des Prüfers abzielen, oder kennen Sie bestimmte Rechnungsbeträge gar nicht, sollten Sie den Prüfer direkt darauf ansprechen und nachhaken, worauf sich seine Annahmen stützen. Den Namen eines Hinweisgebers muss das Finanzamt zwar in der Regel nicht preisgeben, Sie können aber zu den konkreten Vorwürfen Stellung nehmen und sie gegebenenfalls widerlegen.
Anonyme Hinweisgeber wollen oftmals nur einer anderen Person schaden. Die Informationen, die dem Prüfer zugespielt werden, müssen also nicht zwingend zutreffen.
Online-Check für die Vergangenheit
Welche Leistungen ein Handwerksbetrieb in der Vergangenheit angeboten, welche Referenzen er genannt und wie viele Mitarbeiter er beschäftigt hat, erfährt der Prüfer oftmals über die Website des Betriebs. Viele Handwerker fragen sich nun zu Recht: "Wie will der Prüfer denn wissen, was vor drei oder fünf Jahren auf meiner Website stand?" Antwort: Der Prüfer kann tatsächlich einen Blick in die Vergangenheit werfen. Diese Möglichkeit bietet das frei zugängliche Portal www.archive.org. Der Betreiber speichert immer wieder Momentaufnahmen von Websites aus aller Welt. Diese älteren Versionen kann jeder abrufen, indem er die Internetadresse in die Wayback Machine eingibt.
Betriebsbesichtigung
In der Regel führt der Prüfer zu Beginn oder etwa in der Mitte der Betriebsprüfung eine Betriebsbesichtigung durch. Durch seine Eindrücke vor Ort und seine Rückfragen zu den betrieblichen Abläufen bekommt er ein Gespür dafür, ob steuerlich alles korrekt ist. Bei einer Betriebsbesichtigung empfiehlt es sich, den Steuerberater hinzuzuziehen. Dieser kann dann steuerliche Fragen, die der Handwerker oder dessen Buchhaltungskraft nicht sicher beantworten kann, direkt vor Ort klären.
Praxis-Tipp: Sehen Sie die Betriebsbesichtigung als Chance: Bereiten Sie sich gemeinsam mit Ihrem Steuerberater darauf vor und erläutern Sie dem Prüfer Ihre Abläufe offen und nachvollziehbar. Vor Ort klären sich oft schon viele Punkte, zu denen der Prüfer sonst später nachgefragt oder Unterlagen angefordert hätte.
Testkäufe oder Leistungstests durch den Prüfer
Setzt ein Handwerksbetrieb eine elektronische Registrierkasse ein oder nutzt er bei häufigen Barzahlungen noch eine offene Ladenkasse, dürfte der Prüfer schon im Vorfeld etwas im Betrieb kaufen oder eine Leistung in Anspruch nehmen (z. B. einen Haarschnitt). Im Rahmen einer Kassenprüfung oder einer Kassen-Nachschau sucht er dann gezielt nach dieser Einnahme. Ist die Einnahme ordnungsgemäß verbucht, spricht das für eine ordentliche Kassenführung und macht eine vertiefte Prüfung der Kasse zumindest weniger wahrscheinlich. Fehlt die Einnahme, ist das ein Indiz dafür, dass nicht alle Betriebseinnahmen aufgezeichnet wurden.
Drittauskunftsersuchen bringen Informationen
Bietet ein Handwerksbetrieb seine Dienste regelmäßig über Handwerkerportale oder in Wochenblättern an und lassen sich Zweifel an der Buchführung beim Handwerker selbst nicht ausräumen, kann der Prüfer ein Drittauskunftsersuchen an den Portalbetreiber oder den Verlag des Wochenblatts richten. Dann muss der Betreiber des Handwerkerportals oder der Verlag dem Finanzamt alle Informationen zu Aufträgen, Auftragssummen oder zur Häufigkeit der Inserate aushändigen. Mit diesen Informationen kann der Prüfer dann kontrollieren, ob die Betriebseinnahmen in der Buchhaltung korrekt erfasst wurden.
Weitere Informationsquellen
Um Informationen über einen zu prüfenden Handwerksbetrieb zu bekommen, kann der Prüfer auf weitere Quellen zurückgreifen. Hier eine kleine Auswahl.
- Drittauskunftsersuchen an Baumärkte über Wareneinkäufe und gewährte Mengenrabatte: So kann der Prüfer abgleichen, ob eingekauftes Material in abgerechnete Aufträge eingeflossen oder noch auf Lager ist. Trifft beides nicht zu, deutet das auf nicht erklärte Aufträge hin. Hohe Mengenrabatte liefern dabei Hinweise auf besonders große Einkaufsmengen.
- Gehen Betriebseinnahmen auf dem Privatkonto eines selbstständigen Handwerkers ein, darf sich der Prüfer sämtliche Auszüge dieses Kontos vorlegen lassen und prüfen, ob alle dort eingegangenen Betriebseinnahmen ordnungsgemäß verbucht wurden.
Fazit: Nimmt ein Prüfer des Finanzamts einen Handwerksbetrieb unter die Lupe, weiß er also eine ganze Menge über ihn. Dabei interessieren ihn nicht nur die Betriebsausgaben, sondern vor allem die korrekte Verbuchung der Betriebseinnahmen. dhz