Der Ton macht die Musik, heißt es. Das trifft auch auf die Kommunikation im Betrieb zu. Läuft sie gut, kann das die Effektivität und Produktivität steigern. Die wichtigsten Tipps für Gespräche mit und zwischen Mitarbeitern.
Mirabell Schmidt
Betriebsinterne Kommunikation – klingt groß, ist aber auch für kleine Betriebe relevant. "Interne Kommunikation ist ein sozialer Prozess, es ist der soziale Kitt in einem Betrieb", sagt Ulrike Führmann Kommunikationsberaterin und Inhaberin von Führmann Kommunikation. Und der kann die Effektivität und Produktivität im Unternehmen steigern.
Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern
Interne Kommunikation betrifft zum einen Gespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern. Sie sollen Orientierung geben und zeigen: Wie läuft es, wo soll es hingehen und was erwartet einer vom anderen? Wichtig ist: "Die Rückmeldung läuft in beide Richtungen. Chefs müssen es aushalten und annehmen, wenn der Angestellte Verbesserungsvorschläge macht", betont Führmann. Der Austausch sollte auf Augenhöhe erfolgen.
Klare Aussagen treffen
Mitarbeitergespräche sollten mindestens einmal im Jahr stattfinden und strukturiert geführt werden. Steht eine solche Unterhaltung an, sollten sich Vorgesetzte vorher kurz Zeit nehmen und das Gespräch vorbereiten. "Der Inhaber sollte ganz klar und konkret in seinen Aussagen sein", rät die Kommunikationstrainerin. Gerade in Gesprächen, die möglicherweise unangenehm werden könnten, müsse man auch mal Mut und Standfestigkeit haben. "Das gehört zur Rolle des Chefs dazu", betont Führmann. "Die Wahrheit und Kritik kann man jedem zumuten. Die Frage ist nur, wie sie rübergebracht wird."
Die drei Grundregeln der internen Kommunikation
1. Klare Aussagen
2. Schnelle Weiterleitung von Informationen
3. Wertschätzende Kommunikation
Kommunikation zwischen Mitarbeitern
Zum anderen geht es um die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander. Mitarbeiter brauchen den Raum, um miteinander zu sprechen. Das kann informell in der Kaffeeküche sein, aber auch etwas formeller im Teamgespräch. Das gibt die Möglichkeit zum Erfahrungsaustausch. Wenn Kollegen sich gegenseitig erzählen, was gut und was schlecht gelaufen ist, können sie voneinander lernen. Solche Treffen sollten regelmäßig stattfinden. Allerdings können sie auch mal kurz und knapp sein, wenn es eben nicht so viel zu besprechen geht.
Gespräche ohne Chef
Ziel ist es, ein "Wir-Bewusstsein" zu entwickeln, das Motivationspotenziale bei den Mitarbeitern freisetzen kann. Nicht immer muss der Chef bei solchen Unterhaltungen dabei sein. "Ein Vorgesetzter muss auch aushalten, dass hinter seinem Rücken gesprochen wird", sagt Führmann. Auch das stärkt die Verbindung der Angestellten untereinander. Der Austausch der Kollegen untereinander kann zudem ein Gradmesser dafür sein, wie die Stimmung innerhalb des Betriebs ist.
Ob zwischen Mitarbeitern oder Vorgesetzten, sollte sich jeder ausreichend Zeit für die Kommunikation nehmen. Wenn es Veränderungen im Betrieb gibt, müssen die Inhaber dafür sorgen, dass ihre Angestellten schnell davon erfahren. So können unangenehme Gerüchte verhindert werden.
Prüfen: Wie läuft es im Betrieb?
Um die eigene Kommunikation auf den Prüfstand zu stellen, gibt es ein einfaches Instrument, die sogenannte "SOFT"-Analyse. Ein Blatt Papier und ein Stift reichen aus. Auf das Papier zeichnen Sie einen Quadranten mit folgenden Feldern:
| Gegenwart | Zukunft | |
| Positiv | 1. Hier tragen Sie die Stärken (Satisfaction) ein: Was läuft gut? Worauf können wir uns verlassen? Worauf sind wir stolz? | 4. Möglichkeiten (Opportunities): Wo sehen wir Verbesserungen? Was können wir ausbauen? Welche Schwierigkeiten können auf uns zukommen? |
| Negativ | 2. Hier ist Platz für Schwachstellen (Failures) in der Kommunikation: Wo liegen Schwachstellen? Was führt regelmäßig zu Spannungen? Was fehlt oder behindert uns? | 3. Welche Befürchtungen (Threats) haben Sie: Wo lauern künftig Gefahren? Welche Schwierigkeiten könnnen künftig auf uns zukommen? |
Quelle: Führmann Kommunikation
Kommunikation zwischen Familienmitgliedern
Gerade in Familienbetrieben schade es auch nicht, wenn sich die Geschäftsführer fragen, welche Kommunikationskultur sie ihren Mitarbeitern vorleben. Denn immer wieder passiere es, dass private Streitigkeiten mit in die Arbeit genommen werden, warnt Führmann. "Ehepaare sollten sich immer wieder außerhalb des Geschäfts zusammensetzen und darüber reden, wie es zwischen ihnen läuft", sagt die Kommunikationsexpertin. Denn so wie die interne Kommunikationskultur, tragen die Mitarbeiter nach außen zum Kunden.