Geld und Zeit sparen Vorsicht: 3 Steuerrisiken für Arbeitnehmer und Selbstständige

Wer Kurzarbeitergeld bezogen hat, sollte die Abgabefrist für die Steuererklärung besser nicht versäumen. Bei angestellten Ehepartnern sollten Selbstständige genauso verfahren wie bei "normalen" Arbeitnehmern. Und: Wer seinen Firmenwagen auch privat nutzt, sollte bei der Berechnung der Privatfahrten nicht schludern.

Es gibt zahlreiche Steuerrisiken für Arbeitnehmer und Selbstständige. Sind diese bekannt, kann man sie verhindern und so Geld sparen. Hier drei typische Situationen und was dabei zu beachten ist:

1. Kurzarbeitergeld

Haben Arbeitnehmer in einem Steuerjahr Kurzarbeitergeld bezogen, sind sie zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet. Wussten Arbeitnehmer nicht von der Pflicht und werden vom Finanzamt erst Jahre später zur Abgabe einer Erklärung aufgefordert, kann das teuer werden. Denn das Finanzamt setzt dann einen Verspätungszuschlag von 25 Euro je angefangenen Monat der Verspätung fest. Das können dann schnell mehrere hundert Euro Strafe werden – zusätzlich zur Steuernachzahlung.

Praxis-Tipp: Verspätungszuschläge lassen sich vermeiden, wenn die Steuererklärung fristgemäß beim Finanzamt abgegeben wird. Wer 2023 Kurzarbeitergeld bezogen hat, muss seine Erklärung 2023 bis spätestens 2. September 2024 beim Finanzamt einreichen. Geht es um Steuerjahre ab 2020 und das Finanzamt setzt im Steuerbescheid einen Verspätungszuschlag fest, kann nur mit einem Einspruch gegen den Verspätungszuschlag gekontert werden, wenn es für dieses Jahr zu keiner Steuernachzahlung kommt.

2. Firmenwagen

Die meisten selbstständigen Handwerker haben im Betriebsvermögen einen Firmenwagen. Für die Privatnutzung muss dem Gewinn ein Privatnutzungsanteil hinzugerechnet und Umsatzsteuer ans Finanzamt abgeführt werden. Wird kein Fahrtenbuch geführt, ermitteln Selbstständige diesen Privatanteil nach der sogenannten 1-Prozent-Regelung. Doch hier gibt es folgende zwei Steuerrisiken:

• 1-Prozent-Regelung nicht anwendbar: Die 1-Prozent-Regelung ist nur anwendbar, wenn der Firmenwagen nachweislich zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird. Das bedeutet im Klartext: Erwirbt ein selbstständiger Friseur einen Firmenwagen und kann die mehr als 50-prozentige betriebliche Nutzung nicht nachweisen, schätzt das Finanzamt die Privatnutzung – meist mit 70 Prozent.
• Falsche Berechnung: Bei Anwendung der 1-Prozent-Regelung muss ein Selbstständiger jeden Monat ein Prozent des inländischen Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung als Privatanteil versteuern. Konkret: Erwirbt ein selbstständiger Handwerker verbilligt oder gebraucht einen Firmenwagen für 15.000 Euro, der im Zeitpunkt der Erstzulassung einen inländischen Bruttolistenpreis von 25.000 Euro hatte, beträgt der monatlich zu versteuernde Privatanteil 250 Euro (25.000 Euro x 1 Prozent) und nicht etwa 150 Euro. 

Praxis-Tipp: Den Nachweis, dass der Firmenwagen zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird, kann durch Aufzeichnungen zu den Fahrten für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten erbracht werden. Die falsche Berechnung des Privatnutzungsanteils sollte unbedingt vermieden werden. Denn das kann in der Praxis dazu führen, dass das Finanzamt eine Betriebsprüfung durchführt.

3. Ehegatten-Arbeitsverhältnis

Viele selbstständige Handwerker stellen ihren Ehepartner als Minijobber an. Der steuerliche Vorteil liegt auf der Hand. Dem Ehegatten dürfen als Minijobber bis zu 538 Euro Monatsgehalt überweisen werden, die er nicht versteuern muss. Das Gehalt plus die Pauschalabgaben an die Minijobzentrale dürfen als gewinnmindernde Betriebsausgaben berücksichtigt werden.

Doch viele Handwerker nehmen es mit den Formalien nicht allzu genau.  Denn das Finanzamt erkennt solche Ehegatten-Arbeitsverhältnisse steuerlich nur an, wenn die Vereinbarungen (Gehalt, Arbeitszeit) fremdüblich sind. Verschiedene Faktoren können dazu führen, dass das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug für die Gehaltszahlungen kippt.  Das kann passieren, wenn kein Arbeitsvertrag zwischen den Ehegatten abgeschlossen wird, das Gehalt viel höher, als das der nichtverwandten Angestellten ist oder keine Aufzeichnungen der Arbeitszeit im Handwerksbetrieb geführt wird.

Praxis-Tipp: Besser also folgende Nachweise führen, damit das Finanzamt das Ehegatten-Arbeitsverhältnis steuerlich anerkennt:

• Schriftlicher Arbeitsvertrag. Ist kein Muss, ist aber die einzige Möglichkeit für das Finanzamt davon zu überzeugen, dass dieselben arbeitsrechtlichen Vereinbarungen wie mit nichtverwandten Arbeitnehmern getroffen wurden.
• Nachweis, dass die Höhe des Gehalts fremdüblich ist.
• Aufzeichnungen, an welche Tagen welche Arbeiten vom angestellten Ehegatten erledigt wurden.