Checkliste Vor und nach dem Firmenumzug: 7 To-Dos für Unternehmer

Ein Unternehmensumzug bewegt jede Menge Mobiliar, Maschinen und Güter und erfordert eine gute Vorbereitung. Eine Checkliste zeigt, was Betriebe bei der Planung ihres Umzugs beachten sollten.

Die Kisten sind gepackt und los geht der Firmenumzug – so einfach geht es dann doch nicht. Ein Unternehmensumzug erfordert viel Planung. - © pressmaster - stock.adobe.com

Von Harald Czycholl

Im Frühjahr 2021 hieß es Abschied nehmen für die Mitarbeiter der ATP-Elektronik GmbH. Nach über 30 Jahren verließ das 1990 im schleswig-holsteinischen Halstenbek gegründete EMS-Unternehmen seine vertrauten Räume und zog an seinen neuen Firmensitz in Norderstedt. "Um die Prozesssicherheit in der Fertigung weiterhin zu gewährleisten und künftig kontinuierliches Wachstum zu ermöglichen, benötigen wir schlichtweg mehr Fläche", so ATP-Geschäftsführer Peter Storm.

Tagtäglich ziehen in Deutschland Firmen von A nach B – sei es, weil die bisherigen Räumlichkeiten nicht mehr den Ansprüchen genügen oder weil Standorte zusammengelegt werden. Gute Gründe für einen Firmenumzug gibt es in Hülle und Fülle. Dabei ist allerdings eine gute Planung elementar wichtig. Denn während des Umzugs steht der Betrieb meist still, zudem müssen bei vielen Betrieben sperrige und empfindliche Maschinen mit umziehen. Die wichtigsten Tipps für einen möglichst reibungsfreien Firmenumzug.

1. Frühzeitig mit der Planung beginnen

Abhängig von der Größe des Betriebs sollten die Planungen für einen Firmenumzug drei bis sechs Monate vorher beginnen, rät Florian Knackstedt von den Nürnberger Versicherungen. "Wichtig ist es, die Mitarbeiter frühzeitig über den Umzug zu informieren und mit ins Boot zu holen."

2. Inventarliste als Grundlage zur Planung

Wichtigste Planungsgrundlage ist zunächst eine Inventarliste der Firmeneinrichtung. "So erhält der Unternehmer nicht nur einen aktuellen Überblick aller Möbel und Maschinen, sondern kann gegebenenfalls noch optimieren und beispielsweise Schreibtische für das neue Büro bestellen", erklärt Knackstedt.

3. Entscheidung für oder gegen ein Umzugsunternehmen treffen

In einer frühen Planungsphase des Umzugs sollte man sich entscheiden, ob ein Umzugsunternehmen beauftragt werden soll. Ob das notwendig ist, ist einzelfallabhängig. "Gehören große, schwere oder auch empfindliche Maschinen und Geräte zum Inventar, ist es ratsam, ein darauf spezialisiertes Transportunternehmen frühzeitig zu kontaktieren", sagt Knackstedt. Professionelle Umzugsunternehmen könnten auch bei der Planung sowie der Vorbereitung des neuen Standorts unterstützen.

4. Kriterien für die Wahl des Transportunternehmens bestimmen

"Sind Maschinen Teil des Umzugs, sollten bei der Auswahl eines Transportunternehmens vor allem die Montage-, Transport- und Technikfähigkeiten überprüft werden", rät Knackstedt. Baut die Spedition die Geräte am alten Standort ab? Ist sie für den Transport empfindlicher Geräte ausgestattet? Übernimmt sie Montage und Anschluss der Maschinen am neuen Standort? Das sind wichtige Punkte, die bei der Auswahl des Umzugsunternehmens eine zentrale Rolle spielen sollten. Wichtig sei es zudem auch abzuklären, wer die Überprüfung der neuen Räumlichkeiten übernimmt, um sicherzustellen, dass beispielsweise die Tragfähigkeit der Decken ausreicht, so Knackstedt. Ein weiteres Kriterium für die Wahl des Umzugsunternehmens sind außerdem natürlich die Kosten. Diese hängen unter anderem davon ab, wie hoch das Transportvolumen ist oder ob Ab- und Aufbau mitbeauftragt werden.

5. Die Haftung bedenken

Standardmäßig ist das Umzugsgut mit 620 Euro pro Kubikmeter versichert. "Kommen bei dem Umzug allerdings teure Bauteile oder elektronische Geräte zu Bruch, ist diese Pauschale selten ausreichend", so Nürnberger-Experte Knackstedt. Daher sei es empfehlenswert, beim Umzugsunternehmen nachzufragen, ob die Möglichkeit besteht, für einen vollständigen Schutz eine zusätzliche Transportversicherung abzuschließen.

6. Fragen zum Versicherungsschutz beachten

Verfügt der Betrieb über eine Geschäfts-Inhaltsversicherung, muss der Versicherer frühzeitig vor dem Umzug informiert werden, sodass die vertraglichen Voraussetzungen noch einmal überprüft werden können. Wenn beispielsweise am alten Standort eine Einbruchmeldeanlage verpflichtend eingebaut war, müsse diese auch in den neuen Räumlichkeiten installiert werden, erläutert Knackstedt. Darüber müssten weitere Versicherungen geprüft werden, denn häufig werden bei einer Standortverlegung beispielsweise eine neue IT-Ausstattung, eine neue Einrichtung oder neue Maschinen erworben oder es werden Deckenabhänge, Wandverkleidungen, Bodenbeläge oder Fundamente der Maschinen in die neuen Räume eingebracht, die bisher noch nicht Teil des Versicherungsschutzes waren.

7. Die bürokratischen Angelegenheiten regeln

Es gibt eine ganze Bandbreite an kleineren To-Dos, die man bei einem Firmenumzug bedenken muss. Da wären zum einen natürlich die Adressänderung bei Lieferanten, ein Nachsendeantrag bei der Post und die Anpassung der E-Mail-Signatur. Und dann müssen das zuständige Gewerbeamt, das Finanzamt und die jeweilige Handwerkskammer unverzüglich über die Änderung des Firmensitzes informiert werden. Bei einem Umzug in einen anderen Kammerbezirk muss zudem die Mitgliedschaft in der alten Kammer beendet und in der neu zuständigen Kammer beantragt werden. Zudem muss der Handelsregistereintrag geändert werden.

Checkliste für den Firmenumzug

Bis 3 Monate vor dem Umzug:

  • Umzugsdatum festlegen
  • Mitarbeiter und wichtige Kunden und Geschäftspartner informieren
  • vorhandenes Inventar katalogisieren
  • ggf. Renovierung des neuen Firmensitzes veranlassen
  • Transport planen, ggf. Spedition suchen, die auf Firmenumzüge spezialisiert ist

1 Monat vor Umzug:

  • Nachsendeauftrag bei der Post einrichten
  • Rundschreiben über geplanten Umzug aufsetzen, Umzugsreihenfolge planen
  • Hinweis auf baldigen Umzug in den Signaturen aller Mitarbeiter
  • Eintrag im Telefonbuch, in den Gelben Seiten und in Online-Verzeichnissen ändern
  • Versicherer über geplanten Umzug informieren, ggf. Transportversicherung abschließen
  • Umzugsmaterial besorgen, aussortieren
  • EDV und Telefonanlage für den neuen Standort beauftragen und einrichten lassen
  • Renovierung des alten Firmensitzes planen und beauftragen
  • regelmäßige Dienstleister informieren (z. B. Banken, Domain-Betreiber, Reinigungsfirma, Energieversorger usw.), ggf. Verträge kündigen, die am neuen Standort nicht benötigt werden
  • Umzugskoordinator benennen

Während des Umzugs:

  • Hinweis zu Einschränkungen auf Homepage und Anrufbeantworter
  • telefonische Erreichbarkeit für Kunden und Geschäftspartner sicherstellen
  • Zählerstände ablesen, ggf. Übergabe mit Vermieter klären

Nach dem Umzug:

  • auspacken, einrichten, Geräte anschließen
  • Ämter und Behörden informieren
  • Kammern und Verbände informieren
  • Einweihungsparty für die Mitarbeiter
  • Umzugskosten in der Steuererklärung geltend machen