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Vollmacht, Mandat und Co. Vollmachten: Das gilt rechtlich

Mit einer Vollmacht berechtigt der Vollmachtgeber einen Dritten, ihn in einer bestimmten Angelegenheit nach außen zu vertreten. Gegenüber Anwälten, aber auch im Geschäftsalltag spielen Vollmachten eine wichtige Rolle.

"Jetzt müssen Sie mir nur noch schnell die Vollmacht unterschreiben", sagt der Rechtsanwalt nach dem Beratungsgespräch. Seinem Gegenüber steht die Verunsicherung ins Gesicht geschrieben: Eine Vollmacht? Ist damit schon das Mandat erteilt? Oder kann man doch noch mal eine Nacht darüber schlafen und sich mit den anderen Gesellschaftern beraten?

Diese Situation kennt Thorsten Siefarth, Rechtsanwalt aus München, zu Genüge: "Ich werde häufig gefragt, ob mit der Vollmacht schon ein Mandat erteilt wird – und wenn ja, wie umfassend das Mandat dann ist", sagt der Jurist. "Die einfache Antwort: Mit einer Vollmacht wird noch kein konkreter Auftrag erteilt. Eine Vollmacht dient lediglich dazu, gegenüber Dritten nachzuweisen, dass ich bevollmächtigt worden bin." Die Vollmacht habe also allein Bedeutung für das Außenverhältnis. "Ob und welchen Auftrag man mir erteilt hat, ergibt sich nicht aus der Vollmacht, sondern aus dem im Innenverhältnis erteilten Auftrag", so der Rechtsanwalt. Der entsprechende Auftrag könne mündlich oder auch schriftlich erteilt werden.

Siefarth veranschaulicht den Unterschied zwischen Vollmacht und Auftrag anhand eines einfachen Beispiels: "Sie können mich beauftragen, einen Schuldner zur Zahlung aufzufordern – ohne dass ich bislang eine Vollmacht von Ihnen habe. Konsequenz in diesem Fall: Zwischen uns besteht ein Mandats- beziehungsweise Auftragsverhältnis zur Mahnung des Schuldners. Im Außenverhältnis, also gegenüber dem Schuldner kann ich aber mangels Vollmacht meine Bevollmächtigung nicht nachweisen. Schreibe ich den Schuldner dennoch an und fordere ihn auf, den ausstehenden Geldbetrag an mich zu treuen Händen zu bezahlen, so könnte der Schuldner dies mangels Nachweis über die Bevollmächtigung ablehnen." Somit habe die Vollmacht – beziehungsweise ihr Fehlen – nur Auswirkungen im Verhältnis zum Schuldner, so der Münchener Anwalt. "Der Auftrag zwischen Ihnen und mir bleibt davon unberührt."

Generalvollmacht erteilt weitreichende Befugnisse

Aber nicht nur beim Anwalt, sondern auch im alltäglichen Geschäftsbetrieb spielen Vollmachten eine wichtige Rolle. Manche Berufsbezeichnungen spiegeln den Begriff bereits wider – die des "Generalbevollmächtigten" etwa. Generalbevollmächtigte dürfen im Gegensatz zum einfachen Prokuristen auch höchstpersönliche Rechtsgeschäfte des Vollmachtgebers ausführen – beispielsweise den Jahresabschluss unterzeichnen, Handelsregistereintragungen beantragen, Eide für den Kaufmann leisten, dessen Steuererklärungen unterzeichnen, Grundstücke veräußern oder belasten und auch Insolvenz beantragen. Weil die Befugnisse eines Generalbevollmächtigten so weitreichend sind, kann eine Generalvollmacht immer nur dann erteilt werden, wenn der Vollmachtgeber voll geschäftsfähig ist.

Diese Vollmachten gibt es

BGB-Vollmachten

  • Spezialvollmacht: zur Vornahme einer einzelnen, genau bestimmten Handlung
  • Gattungsvollmacht. zum Abschluss sämtlicher Rechtsgeschäfte einer bestimmten Gattung oder Art
  • Generalvollmacht. zum Abschluss aller Rechtsgeschäfte, bei welchen Vertretung zulässig ist Bank-/Kontovollmacht

HGB-Vollmachten

  • Handlungsvollmacht: branchenübliche Geschäfte in gewöhnlichem Umfang
  • Prokura

Vorsorgevollmacht

Für später eintretende Geschäftsunfähigkeit

Quelle: Handwerkskammer für München und Oberbayern

Allgemein üblich sind Handlungsvollmachten, die sich auf bestimmte Rechtsgeschäfte beziehen. Solche Vollmachten spiegeln sich auch in den Unterschriftsregelungen für die geschäftliche Korrespondenz wider, die dem Empfänger die Verbindlichkeit der in dem Schreiben getroffenen Aussagen transparent machen sollen. "Nur mit dem Namen unterschreiben ausschließlich Firmeninhaber, Geschäftsführer, Gesellschafter und Vorstände", erklärt Uwe Freund, Kommunikations- und Korrespondenztrainer aus München. Alle übrigen Mitarbeiter sollten ihre Unterschrift entweder mit dem Kürzel "i.A." für "im Auftrag" oder "i.V." für "in Vollmacht" versehen.

Worin liegt der Unterschied zwischen i.A. und i.V.?

"Die Kennzeichnung der Unterschrift mit i.A. gibt an, dass der Unterzeichner nur der Überbringer der Botschaft ist, aber keine Verantwortung für das Geschriebene übernimmt", erläutert Kommunikationstrainer Freund. "Wenn eine Führungskraft ein Schreiben gerade nicht persönlich unterzeichnen kann, es aber zur Information schon verschickt werden soll, kann die Assistentin oder der Assistent mit dem Zusatz i.A. unterschreiben." Das Kürzel "i.V." dagegen ist deutlich verbindlicher: Es signalisiert dem Empfänger nämlich, dass der Verfasser des Schreibens über eine Handlungsvollmacht verfügt. "Handlungsbevollmächtigte geben eine Willenserklärung zwar im eigenen Namen, aber nicht für sich selbst, sondern für einen anderen ab", erklärt Freund. "Sie sind auf Dauer zu allen Rechtsgeschäften berechtigt, die der Betrieb eines Unternehmens mit sich bringt."

Gerade bei E-Mails wird heute zwar in vielen Unternehmen auf die Kennzeichnung der Unterschrift verzichtet. Bei größeren Bestellungen und Aufträgen sollte man durch die entsprechende Kennzeichnung aber Klarheit und Sicherheit für den Empfänger schaffen.

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