Digitales Fuhrparkmanagement, statt handgekritzelte Fahrtenbücher: So setzen Sicherheitstechniker bei ihrer Flotte auf Sicherheit.
Bei der Secal Amend Sicherheit stechnik GmbH ist Sicherheit das Kerngeschäft. Da soll der eigene Fuhrpark nicht nach stehen. Das Unternehmen aus Wiesbaden-Nordenstadt setzt deshalb konsequent auf Digitalisierung und vertraut auf das Angebot Fleet Pro von Vimcar.
Die Lösung verbindet Telematik und Fuhrparkverwaltung – mit Vorteilen für alle Beteiligten. Die Mitarbeiter können ihre Touren rechtssicher via App per Smartphone dokumentieren statt ins Fahrtenbuch zu kritzeln. Der Verantwortliche für den Fuhrpark behält den Überblick über alle relevanten Daten und Termine – von der Fahrzeugbuchung über Tankbelege bis zum näch sten Werkstattservice. Und der Unternehmer muss sich nicht mit der Ver steuerung seiner Flotte beim Finanzamt ärgern.
Fahrten für Abrechnung gut dokumentiert
Zum Fuhrpark von Secal Amend gehören 33 Fahrzeuge, worunter sich mehrheitlich Poolfahrzeuge, die von verschiedenen Mitarbeitern gefahren werden, und einige wenige Dienstwagen befinden. Die Techniker nutzen vor allem Ka stenwagen, um Kunden im ganzen Rhein-Main-Gebiet zu erreichen und dort Sicherheitsanlagen zu installieren oder zu warten.
Abends fahren sie gelegentlich mit dem Transporter nach Hause, um am näch sten Morgen ohne Umweg und Zeitverlust direkt zum näch sten Kunden fahren zu können. Jeder Kundenbesuch sollte daher gut dokumentiert und nachträglich nachvollziehbar sein, damit bei der Abrechnung der Kundenwege nichts schiefläuft. Wird der Kunde vor Ort nicht angetroffen, sei es problematisch den langen Weg nachträglich nachzuweisen, da handschriftliche Angaben oft infrage ge stellt werden, berichtet Vertriebsleiter Uwe Sänger.
Ähnliche Sorgen gab es bei der Ver steuerung der Fahrzeuge. Bei den Dienstwagen wurde das aufwändig geführte handschriftliche Fahrtenbuch selten anerkannt. Immer wieder ärgerte sich Geschäftsführer Arthur Amend über Nachzahlungen. „Auch mit der Ein-Prozent-Methode kommt eine Riesensumme zusammen.“
Jedes zweite Fahrtenbuch fehlerhaft
Bei den Poolfahrzeugen ist die Pauschalver steuerung für Amend ohnehin keine Alternative: „Mit Montagefahrzeugen fährt man nicht in den Urlaub.“ Pauschal zu ver steuern, sei hier einfach unrealistisch und völlig überteuert.
„Unser Steuerberater hat uns mehrfach erklärt, dass bei einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch alles anfechtbar ist. Korrekturen, ausgerissene Seiten, unlesbare Handschrift.“ Als im Rahmen des Qualitätsmanagements die Fahrtenbücher des Unternehmens dann kontrolliert wurden, war jedes zweite fehlerhaft. So wurde Geschäftsführer Amend klar, dass eine digitale Alternative hermus ste.
Seit der Einführung von Vimcar ist automatisch eine exakte Dokumentation für jede Fahrt vorhanden. Auch das Hinterlegen von Ko sten wie beispielsweise Tankbelegen wurde dank Digitalisierung einfacher und übersichtlicher. „Wir haben nach der Vor stellung der digitalen Fuhrparkverwaltung nicht lange überlegen müssen und uns schnell für den Umstieg entschieden“, so Amend. ste