Kündigt sich bei einem Handwerksbetrieb ein Betriebsprüfer des Finanzamts an, hat der Inhaber zahlreiche Pflichten zu beachten. Er hat aber auch Rechte und kann diese zu seinen Gunsten ausspielen.
Verhaltensknigge für Betriebsinhaber – Teil 1
In Teil 1 unserer Serie zur steuerlichen Betriebsprüfung erläutern wir, welche Vorgehensweise sich in Phase 1 einer Betriebsprüfung – der Vorbereitungsphase – empfiehlt.
1. Der Prüfer kündigt sich telefonisch an: Bei einer Betriebsprüfung wird sich der Prüfer des Finanzamts in aller Regel telefonisch mit dem Unternehmer oder mit dessen Steuerberater in Verbindung setzten, seinen Besuch und eine schriftliche Prüfungsanordnung ankündigen.
Checkliste zur Vorgehensweise
Kontaktdaten
Kündigt der Betriebsprüfer seinen Besuch zunächst nur telefonisch an, sollten dessen Kontaktdaten (Namen, Finanzamt, Telefonnummer) vermerkt werden, um Nachfragen oder Änderungswünsche anbringen zu können.
Ort der Betriebsprüfung?
Grundsätzlich soll die Betriebsprüfung in der Firma oder in der Privatwohnung des Handwerkers stattfinden. Ist kein Platz für den Prüfer, soll die Prüfung primär im Finanzamt stattfinden. Tipp: Hier kann es jedoch sinnvoller sein, wenn die Prüfung beim Steuerberater vorgeschlagen wird.
Zeitpunkt des Beginns?
Hat der Handwerker wegen eines Großauftrags oder wegen Urlaubszeit keine Zeit für den Prüfer, sollte ein späterer Prüfungsbeginn bei dem Telefonat mit dem Prüfer erbeten werden. Tipp: Gründe für die Verschiebung schriftlich mitteilen.
Selbstanzeige notwendig?
Wer steuerlich ein schlechtes Gewissen hat, muss noch vor dem Eingang der schriftlichen Prüfungsanordnung mit seinem Steuerberater klären, ob eine strafbefreiende Selbstanzeige empfehlenswert ist. Denn ist die Prüfungsanordnung erst einmal im Briefkasten, ist keine Straffreiheit mehr durch eine Selbstanzeige möglich.
Art des Datenzugriffs klären?
Bereits im ersten Telefonat sollte geklärt werden, welche Art des Datenzugriffs der Prüfer bevorzugt (direkten Zugriff auf Firmensoftware oder Zugriff über Daten-CD. Die Zugriffsmöglichkeit kann dann bis zum Eintreffen des Prüfers geschaffen werden.
2. Prüfer schickt komplizierten Fragebogen: Nicht selten liegt der Prüfungsanordnung des Finanzamts ein Fragebogen des Prüfers bei, in dem er neben steuerlichen Fragen auch betriebswirtschaftliche Kennzahlen abfragt. Hier gilt: Handwerker sollten nur die Fragen beantworten, bei denen sie sich absolut sicher sind.
Praxis-Tipp: Gerade wenn es um betriebswirtschaftliche Sachverhalte geht, sollten die Fragen besser unbeantwortet bleiben. Denn wer hier aus Unwissenheit unkorrekte Angaben macht, riskiert Zuschätzungen zum Gewinn und Umsatz und zusätzlich ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung.
Enthält der Fragenbogen also missverständliche Fragen oder Fragen, die aufgrund nicht vorhandener Unterlagen nicht beantwortet werden können, sollte folgender Hinweis als Antwort vermerkt werden: „Sachverhalt bitte bei Betriebsprüfung vor Ort klären."
Droht der Betriebsprüfer bei Nichtbeantwortung der Fragen mit einem Zwangs- oder Verzögerungsgeld, sollte die Korrespondenz besser zwischen dem Steuerberater und dem Vorgesetzen des Prüfers geführt werden.
3. Prüfungsanordnung enthält nicht vereinbarte Inhalte : Enthält die schriftliche Prüfungsanordnung Inhalte, die so nicht vereinbart waren, haben Unternehmen grundsätzlich die Möglichkeit, sich mit einem Einspruch zu wehren.
Doch ein Einspruch sollte das letzte Mittel zur Lösung des Problems sein. Hier empfiehlt sich zuerst das Gespräch mit dem Prüfer. Ist er nicht bereit, den Prüfungsbeginn oder den Ort der Prüfung nach diesem Telefonat zu ändern, sollte wiederum das offene Gespräch mit dem Vorgesetzten des Prüfers oder mit dem Leiter der Betriebsprüfungsstelle gesucht werden.
Praxis-Tipp: Werden die Einwendungen ignoriert, hilft nur ein Einspruch gegen die Prüfungsanordnung. Doch Unternehmer sollten sich im Klaren darüber sein, dass das Tischtuch danach zerschnitten sein dürfte.
Das bedeutet im Klartext: Der Prüfer wird sich wohl für den zusätzlichen Bürokratieaufwand, den ihm ein Einspruchsverfahren bringt, mit einer sehr kleinlichen Prüfung revanchieren. Wenn es also irgendwie möglich ist, sollte ein Einspruch gegen die Prüfungsanordnung vermieden werden.
4. Zu klärende Detailfragen vor dem Prüfungsbeginn: Vor dem Beginn der Prüfung müssen die Inhaber des zu prüfenden Handwerksbetriebs noch folgende Sachverhalte klären:
Steuerberater: Wie intensiv sollte der Steuerberater in die Betriebsprüfung einbezogen werden (Unterstützung nur in Zweifelsfragen, Steuerberater fungiert als einziger Ansprechpartner des Prüfers, Prüfung findet in der Kanzlei des Steuerberaters statt)?
Honorarfrage: Je nachdem, wie intensiv der Steuerberater die Betriebsprüfung betreuen soll, fällt das Honorar niedriger oder höher aus. In jedem Fall sollte eine Honorarobergrenze festgelegt werden, um nach der Prüfung böse Überraschungen zu vermeiden.
Ansprechpartner: Eeinen Ansprechpartner oder mehrere Ansprechpartner im Betrieb für den Betriebsprüfer festlegen. Alle anderen Mitarbeiter sollten aufgefordert werden, dem Betriebsprüfer keine Antworten auf seine Fragen zu geben.
Platzfrage: Es ist zu klären, wo der Prüfer während der Prüfung untergebracht wird. Wer den Prüfer bewusst im Sommer unters Dach ohne Klimaanlage setzt und im Winter in einen nicht beheizten Container, riskiert, dass sich der Prüfer erst recht Zeit für die Prüfung nimmt und sehr kleinlich agiert.
Praxis-Tipp: Da Betriebsinhaber nicht auf die Fangfragen eines Betriebsprüfers getrimmt sind und nicht steuerlich denken, empfiehlt es sich immer, dem Steuerberater so viel Kompetenzen wie möglich während der Prüfung einzuräumen. Das höhere Honorar ist meist gut investiert, da die Steuernachzahlungen bei Betreuung durch den Steuerberater meist sehr viel geringer ausfallen dürften.
5. Steuerliche Unterlagen auf Vordermann bringen: Ist klar, welche Steuerjahre der Betriebsprüfer des Finanzamts unter die Lupe nehmen möchte (der Prüfungszeitraum ist der Prüfungsanordnung zu entnehmen), sollten die Unterlagen vorbereitet werden. Denn die Buchführung eines Unternehmens ist nur ordnungsgemäß, wenn sich der Prüfer innerhalb kurzer Zeit einen Überblick verschaffen kann.
Sind die steuerlichen Unterlagen dagegen unvollständig, kann der Prüfer des Finanzamts die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage stellen. Folge: Es drohen Zuschätzungen zum Gewinn und zum Umsatz.
Aus diesem Grund sollten die steuerlichen Unterlagen für die Prüfungsjahre auf Vordermann gebracht werden. Gemeint ist damit vor allem Folgendes:
Die Aktenordner mit den Buchhaltungsunterlagen und Kontoauszügen sind pro Jahr vollständig zusammenzustellen. Hat der Prüfer Nachfragen und möchte er Belege sehen, können diese so im Handumdrehen vorgelegt werden.
Es sind die Voraussetzungen zu schaffen, damit der Prüfer den beantragten direkten Zugriff auf die Buchhaltungssoftware ausüben kann. Stillgelegte Programme müssen wieder lesbar gemacht werden.
Möchte der Betriebsprüfer eine Daten-CD zur EDV-Buchführung, ist diese CD noch vor dem Beginn der Prüfung beim Softwareanbieter bzw. beim Steuerberater zu bestellen.
Vorschau – Betriebsprüfung Teil 2: In Teil 2 unserer dreiteiligen Serie erfahren Sie, wie Sie sich während der Betriebsprüfung verhalten sollten, was der Prüfer des Finanzamts alles über Sie weiß und welche Fehlerquellen am häufigsten bei Betriebsprüfungen auftauchen.
dhz