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Soziale Netzwerke Unternehmen sperren Mitarbeiter von Facebook aus

Soziale Netzwerke bieten für Unternehmen neue Möglichkeiten Marketing und Kundenbindung zu betreiben. Dennoch verbieten die meisten der europäischen Firmen ihren Mitarbeitern die Nutzung von Facebook & Co., anstatt sie in grundlegenden Sicherheitsregeln zu schulen.

Neun von zehn Unternehmen in Europa sperren ihren Mitarbeitern komplett den Zugang zu Facebook, Twitter und anderen Netzwerken. Fehlendes Know-how zum Umgang mit den veröffentlichten Daten ist in den Betrieben dabei die häufigste Ursache für das Verbot. Laut der Studie von Coleman Parks im Auftrag von Iron Mountain, einem Anbieter von Services für das Informationsmanagement, sehen sich 63 Prozent der europäischen Unternehmen nicht in der Lage, Daten aus sozialen Netzwerken richtig zu verwalten. In Deutschland sagen dies sogar fast drei von vier Unternehmen (72 Prozent).

Ängste wie bei der E-Mail

Die Probleme im Umgang mit Social Media sind damit durchaus vergleichbar mit den Schwierigkeiten, die der Einzug der E-Mail in den Geschäftsverkehr vor einigen Jahren ausgelöst hat. Die Unmittelbarkeit und Formlosigkeit in sozialen Netzwerken erhöhe laut den Analysten zudem das Risiko für Datenschutzverletzungen – und das Risiko, vertrauliche Informationen unbeabsichtigt zu veröffentlichen.

Dabei lassen sich viele Gefahrenquellen in den Netzwerken unter Berücksichtigung einiger Sicherheitshinweise umgehen. Iron Mountain hat die fünf wichtigsten Regeln im Umgang mit Facebook & Co. zusammengestellt.

1. Auf das Wesentliche konzentrieren

Daten müssen sicher verwaltet werden. Firmen sollten wissen, über welche Informationen sie verfügen, wo sich diese befinden und wie sie genutzt werden. Wenn Unternehmen Inhalte aus sozialen Netzwerken erfassen, müssen sie auch diese schützen und Richtlinien einführen, wie lange die Informationen aufbewahrt werden sollen und wer auf sie zugreifen darf.

2. Gesetze beachten

Potenziell ist jeder Tweet, jedes Posting oder jeder Blogeintrag ein offizieller Geschäftsvorgang, für den Unternehmen haftbar sind und den sie deshalb archivieren müssen. Unternehmen sollten deshalb in allen Ländern, in denen sie geschäftlich tätig sind, immer die aktuelle Gesetzeslage für den Umgang mit Informationen kennen.

3. Richtlinien aufstellen

Viele Unternehmen sperren ihren Mitarbeitern den Zugang zu sozialen Netzwerken am Arbeitsplatz. Das löst jedoch nicht das Problem – die Mitarbeiter greifen dann am Arbeitsplatz auf ihre eigenen mobilen Geräte zurück.

Deshalb sollten Unternehmen klare Nutzungsrichtlinien für den Umgang mit Social Media am Arbeitsplatz aufstellen und ihre Mitarbeiter entsprechend schulen. Derartige Richtlinien müssen eindeutige Handlungsanweisungen enthalten, aber auch eine Kultur der Verantwortlichkeit fördern.

4. Zwischen geschäftlicher und privater Nutzung unterscheiden

Die Kanäle in sozialen Netzwerken müssen richtig gemanagt werden: Unternehmen sollten strikt zwischen geschäftlicher und privater Nutzung unterscheiden. Deshalb sollten sie offizielle Firmenaccounts bei Facebook, Twitter, LinkedIn oder XING anlegen. Das erleichtert die Abgrenzung und ermöglicht den Zugriff auf relevante Daten. Außerdem sinkt so die Gefahr eines (versehentlichen) Zugriffs auf persönliche Nachrichten der Mitarbeiter, was Datenschutzprobleme nach sich ziehen könnte.

5. Flexibel bleiben

Die Entwicklung sozialer Netzwerke ist rasant. Unternehmen müssen dafür sorgen, dass ihre Richtlinien schnell an Veränderungen angepasst werden können. Dafür sollten sie mit externen Fachleuten zusammenarbeiten oder Arbeitsgruppen bilden, um das Fachwissen ihrer Mitarbeiter zu nutzen.

Die Arbeitsgruppen sollten auf das Fachwissen aus dem Bereich Informationsmanagement sowie aus der Rechts- und der Personalabteilung zurückgreifen können. Wichtig ist auch, Abteilungen wie Marketing, PR und Vertrieb mit einzubeziehen. dhz

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