Im Rahmen einer Außenprüfung des Finanzamts müssen Unternehmer zahlreiche Pflichten beachten. Doch sie haben auch einige Rechte.
1. Verhinderung der Festsetzungsverjährung
Meldet sich ein Prüfer des Finanzamts in den Monaten Oktober bis Dezember 2024 zu einer Betriebsprüfung an, hat das meist den Grund, dass das erste Prüfungsjahr ohne Prüfungsbeginn zum 31. Dezember 2024 verjähren würde. Ob das der Fall ist, kann ganz einfach nachgerechnet werden. Die Festsetzungsverjährung tritt immer vier Jahre nach Ablauf des Jahres ein, in dem die Steuererklärungen beim Finanzamt eingereicht wurden.
Beispiel: Wurde die Steuererklärung 2018 samt Gewinnermittlung im Juni 2020 beim Finanzamt eingereicht, tritt für das Steuerjahr 2018 die Festsetzungsverjährung am 31. Dezember 2024 ein. Festsetzungsverjährung bedeutet, dass die Steuerbescheide 2018 nach dem 31. Dezember 2024 nicht mehr geändert werden können, weder zu Gunsten noch zuungunsten des Unternehmers. Ausnahme: Nur wenn das Finanzamt noch in diesem Jahr 2024 mit einer Betriebsprüfung beginnt, wird die Festsetzungsverjährung zum Ende des Jahres verhindert und eine Änderung der Steuerbescheide ist nach Abschluss der Prüfung auch im Jahr 2025 oder später noch möglich.
2. Verschiebung des Prüfungsbeginns
Hat ein Unternehmer in den letzten Monaten des Jahres keine Zeit, um sich um einen Prüfer des Finanzamts und um dessen Fragen und Unterlagenanforderungen zu kümmern, hat er das Recht, einen Antrag auf Verschiebung des Prüfungsbeginns ins Jahr 2025 zu stellen. Stimmt das Finanzamt zu, hat der Unternehmer 2024 erst einmal seine Ruhe vor dem Finanzamt. Doch ist das erste Prüfungsjahr verjährungsbedroht, kommt es zum 31. Dezember 2024 durch den Antrag auf Verschiebung des Prüfungsbeginns nicht zu einer Festsetzungsverjährung (§ 171 Abs. 4 Satz 1 Abgabenordnung).
Beispiel: Das Finanzamt schickt einem Unternehmer eine Prüfungsanordnung für die Jahre 2018 bis 2021, wobei für das Steuerjahr 2018 zum 31. Dezember 2024 die Festsetzungsverjährung drohen würde. Prüfungsbeginn soll der 28. November 2024 sein. Der Unternehmer beantragt, dass die Prüfung erst im März 2025 beginnen soll.
Folge: Durch den Antrag auf Verschiebung des Prüfungsbeginns tritt die Festsetzungsverjährung zum Ende des Jahres "nicht" ein. Das Finanzamt kann nach Ende der Prüfung also auch noch die Steuerbescheide 2018 ändern.
3. Prüfungsanordnung für Erben
Ist der Betriebsinhaber verstorben und der Ehepartner oder die Kinder haben den Handwerksbetrieb geerbt und mittlerweile aufgegeben, kann das Finanzamt für Jahre, in denen der frühere Betriebsinhaber noch lebte, eine Betriebsprüfung anordnen (Finanzgericht Hessen, Urteil v. 10.05.2023, Az. 8 K 816/20). Selbst wenn die Erben keinen blassen Schimmer vom Handwerk haben und auch gar nicht wissen, wie und ob der Verstorbene seine steuerlichen Pflichten damals erfüllt hat, müssen sie dem Finanzamt in der Betriebsprüfung Rede und Antwort stehen, die angeforderten Steuerunterlagen zum Betrieb vorlegen und im Endeffekt leider auch die Steuernachzahlungen nach Abschluss der Betriebsprüfung tragen. Deshalb gilt für Erben eines Handwerksbetriebs: Unbedingt die Steuerunterlagen des verstorbenen Betriebsinhabers während der steuerlichen Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahren.
4. Abgekürzte Betriebsprüfung
In der Regel meldet sich der Prüfer des Finanzamts beim Unternehmer oder bei dessen Steuerberater und teilt mit, welche Jahre und welche Steuerarten er prüfen und wann er beginnen möchte. Erst nach diesem Telefonat wird er die Prüfungsanordnung verschicken. Signalisiert der Prüfer, dass er nur die Kassenführung checken möchte oder speziell die Vorsteuer, kann der Unternehmer eine abgekürzte Betriebsprüfung nach § 203 Abgabenordnung vorschlagen. Dann schaut der Prüfer nicht links und rechts, sondern nimmt nur die von vornherein festgelegten Prüfungspunkte ins Visier. Stimmt der Prüfer einer abgekürzten Prüfung zu, spart das viel Zeit und Nerven.
5. Zeitfenster für Selbstanzeige
Meldet sich der Prüfer des Finanzamts telefonisch zu einer Betriebsprüfung an und der Unternehmer bekommt steuerlich ein schlechtes Gewissen, sollte keine Zeit verschwendet werden. Denn nur bis zum Eingang der Prüfungsanordnung hat ein Steuerzahler Zeit, eine strafbefreiende Selbstanzeige einzureichen. Zwar müssen dann für nicht erfasste Einnahmen Steuern nachgezahlt werden, es ist aber nicht mit einer zivilrechtlichen Strafe zu rechnen. Da eine Selbstanzeige nur wirksam ist, wenn einige Spielregeln beachtet werden, empfiehlt sich umgehend der Kontakt mit einem auf Strafverfahren spezialisierten Steuerberater. Und das wie gesagt, so schnell wie möglich nach dem Telefonat mit dem Prüfer.
6. Verzögerungsgeld vermeiden
Startet der Prüfer des Finanzamts mit der Betriebsprüfung, wird er in der Regel Belege und Unterlagen anfordern und Fragen zu bestimmten steuerlichen Sachverhalten stellen. Schafft es der Unternehmer nicht zeitnah, diese Unterlagen zu beschaffen oder die Fragen zu beantworten, sollte er mit offenen Karten spielen und beim Prüfer eine Fristverlängerung zur Vorlage beantragen. Denn reagiert ein Unternehmer auf mehrmaliges Anfragen des Prüfers nicht, kann dieser ohne Vorwarnung ein Verzögerungsgeld nach § 146 Abs. 2c Abgabenordnung festlegen. Mindestens werden hier 2.500 Euro fällig. Das Fatale am Verzögerungsgeld: Selbst, wenn die Unterlagen später vorgelegt werden, bleibt das Verzögerungsgeld bestehen. Unternehmer, die jedoch klar kommunizieren, dass sie es zeitlich nicht schaffen und eine Fristverlängerung beantragen, verhindern durch ihr offenes Auftreten ein Verzögerungsgeld.
7. Rückwirkende Rechnungsberichtigung
Arg ärgerlich bei Betriebsprüfungen ist es, wenn der Prüfer des Finanzamts eine Vorsteuererstattung rückgängig macht, weil die Rechnungsangaben in den Eingangsrechnungen nicht vollständig sind. Doch enthält die beanstandete Rechnung mindestens fünf bestimmte Rechnungsangaben, dann kann noch während der Prüfung eine korrigierte Rechnung vorgelegt und ein Antrag auf rückwirkende Rechnungsberichtigung beantragt werden. Mit dieser rückwirkenden Rechnungsberichtigung klappt es aber nur, wenn die ursprüngliche Rechnung mindestens folgende fehlerfreien Angaben enthalten hat:
- Namen und Anschrift des Rechnungsausstellers
- Namen und Anschrift des Leistungsempfängers
- Leistungsbeschreibung
- Entgelt
- Gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer (BMF-Schreiben v. 18.09.2020, Az. III C 2 - S 7286-a/19/10001:001, Rz. 16)
Beispiel: Das Finanzamt fischt bei einer Betriebsprüfung eine Rechnung aus der Buchhaltung, die alle Angaben nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) enthält, nur nicht die Steuernummer des Rechnungsausstellers.
Folge: Der Prüfer fordert die Vorsteuererstattung in Höhe von 12.000 Euro zurück. Kann eine berichtigte Rechnung mit der Steuernummer des Rechnungsausstellers vorgelegt werden, muss der Prüfer den Vorsteuerabzug gewähren. Die rückwirkende Rechnungsberichtigung kann sogar noch im Klageverfahren geltend gemacht werden.
8. Unangekündigte Kassen-Nachschau
Normalerweise kündigt der Prüfer seinen Besuch mit einer schriftlichen Prüfungsanordnung an. Dann hat ein Unternehmer Zeit, sich auf den Besuch vorzubereiten. Genau diese Vorbereitung soll bei einer Kassen-Nachschau verhindert werden. Bei einer Kassen-Nachschau darf der Prüfer des Finanzamts unangekündigt beim Unternehmer klingeln und die Herausgabe der elektronischen Kassendaten fordern. Klar kann man dem Prüfer diesen Wunsch abschlagen und ihn unverrichteter Dinge wieder ziehen lassen. Doch das hat zur Konsequenz, dass umgehend eine umfassende Betriebsprüfung angeordnet wird. Händigt ein Unternehmer dem Prüfer bei einer Kassen-Nachschau die geforderten Kassendaten aus beziehungsweise lässt ihm die Kassendaten auslesen und der Prüfer findet keine steuerlichen Auffälligkeiten in der Kassenprüfung, wird keine Betriebsprüfung mehr angeordnet werden.
9. Recht auf Schlussbesprechung
Ist der Prüfer am Ende seiner Prüfung, sollte eine Schlussbesprechung beantragt werden. Darauf hat der Unternehmer nach § 201 Abgabenordnung ein Recht. Viele Unternehmer sparen sich die Schlussbesprechung, weil sie froh sind, wenn der Prüfer endlich "aufhört". Doch eine Schlussbesprechung ist unbedingt empfehlenswert. Denn bei diesem Gespräch kommen noch einmal alle Prüfungsfeststellungen auf den Tisch und man kann mit dem Prüfer einen für beide Seiten vertretbaren Kompromiss finden. Mit anderen Worten: Die Schlussbesprechung kann dazu führen, dass die Steuernachzahlung nach Abschluss der Prüfung geringer ausfällt.
10. Ab 2025: Neue Spielregeln zur Betriebsprüfung
Ab dem Jahr 2025 gelten neue Spielregeln rund um die Betriebsprüfung. Die Prüfungen sollen beschleunigt werden und es drohen empfindliche Strafzahlungen, sollte der Unternehmer oder sein Steuerberater die Prüfung bewusst verzögern, indem Unterlagen nicht zeitnah vorgelegt oder Fragen nicht zeitnah beantwortet werden. Unternehmer, bei denen im kommenden Jahr eine Betriebsprüfung des Finanzamts startet, sollten sich also mit ihrem Steuerberater absprechen, wie sie sich aufgrund der neuen Prüfungsregeln am besten verhalten sollen. Nur so lassen sich Strafzahlungen (das sogenannte Mitwirkungsverzögerungsgeld) vermeiden.