Deutschland bietet für Seminare und Konferenzen eine riesige Auswahl an geprüften Hotels
Von Karin Willen
Tagen in Europas bestem Tagungsland
Ein geeignetes Hotel für die Tagung des Außendienstes, für eine Klausur des Vertriebs oder ein Bereichsleitertreffen? Möglichst bald, sehr gut erreichbar, mit flexiblen Essenszeiten, einer Toptechnik und hohem Freizeitwert? Das ist am besten in Deutschland zu finden, denn zwischen den Alpen und der Nordsee befindet sich dem „Meeting- & EventBarometer 2008“ zufolge Europas bestes Tagungsland. Abgesehen von der zentralen Lage und der guten Infrastruktur dürfte auch die lange Tradition ein Grund für die Spitzenlage Deutschlands sein. Immerhin tagte in Osnabrück der längste Kongress, an dessen Ende im Jahr 1648 nach 1.400 Tagen der Westfälische Frieden stand. Damals entschied der regierende Adel über den Tagungsort. Heute hat das Land mit dem German Convention Bureau (GCB) in Frankfurt/Main eine zentrale Anlaufstelle, an der man schon mit ein paar Klicks im Internet die passende Auswahl mit Ansprechpartner für Veranstaltungen mit weniger als zehn bis zu 25.000 Personen finden kann. Ganz ohne hoheitliche Funktionen. Das GCB ist ein Verband von rund 250 Mitgliedern aus der Hotel- und Tagungsbranche in Deutschland. Und die Tagungen dauern heutzutage auch selten länger als drei Tage.
Kenner dieses „MICE“ genannten Teils des Geschäftstourismus, der Tagungen (Meetings), Anreiz- und Belohnungsreisen von Unternehmen (Incentives), Kongresse (Conventions) und ähnliche Veranstaltungen (Events) umfasst, weisen darauf hin, wie wichtig erfahrene Ansprechpartner für eine gelungene Veranstaltung ist. Die Tagungsmanager der Hotels und Kongresshallen wissen, was ein Seminar braucht, angefangen von der Art der Bestuhlung und der Konferenztechnik bis zu Kaffeepausen, Mahlzeiten, Ausflügen und Freizeittipps. Für viele Veranstaltungen ist es aber ebenso wichtig, dass jemand während der Tagung ständig erreichbar ist. Denn wenn die Verdunklungstechnik plötzlich nicht mehr funktioniert, der Beamer für die Powerpoint-Projektion versagt oder der Laptop hakt, muss schnell und kompetent eine Lösung gefunden werden.
Mit dem Prüfsiegel „Certified Conference Hotel“, das in Deutschland mehr als 150 Häuser tragen, erhalten Unternehmen die Gewähr, dass auch die Kleinigkeiten stimmen. Ganz abgesehen von der Zusage, dass Anfragen innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden, es einen zentralen Ansprechpartner vor und während des Seminars gibt und die Rechnung spätestens 14 Tage nach der Tagung vorliegt. Der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) vergibt dieses Zertifikat.
Unter den Naturlandschaften sind die Ostsee, der Bayerische Wald und der Bodensee die angesehensten Veranstaltungsregionen. Neuerdings wird das Erzgebirge stärker nachgefragt. Manchmal ist aber auch eine Burg, die hoch über der Ebene thront, der richtige Veranstaltungsort, eine historische Fachwerkstadt mit viel Ambiente wie Wernigerode oder ein Flecken, der einen thematischen Bezug zur Veranstaltung hat. Wer ausgefallene Orte sucht, kann sich persönlich bei der Planung und Organisation seiner Veranstaltung vom GCB unterstützen lassen. Die Experten des GCB in Frankfurt/Main recherchieren, informieren und vermitteln kostenlos Ansprechpartner und Kontakte. Zu den originellen Tagungsorten aus ihrem Angebot gehören beispielsweise ein U-Bahntunnel in Berlin, das schwimmende Mercure-Hotel Hamburg City oder die Zugspitze.
Doch auch außerhalb des Fachverbandes kann man fündig werden, etwa auf einer Fähre der Finnlines von Travemünde nach Helsinki, auf der sich kein Tagungsteilnehmer verdrücken kann. Oder man verbindet eine kleine, exquisite Ayurvedakur im Parkschlösschen in Traben-Trarbach mit dem Tagen. Die ökologische Höhle Waldwelthaus in Rattiszell bei Straubing steht ebenfalls mit Internetanschluss und Videobeamer für Seminare bereit.
Zu den exklusiven Tagungsorten zählt auch die Yachthafen Residenz Hohe Düne mit einem riesigen Spabereich und mehr als 350 Zimmern und Suiten direkt an der Ostsee in Warnemünde. Wer es kleiner, aber nicht weniger luxuriös mag, kann die Villa Kennedy in Frankfurt mit fast 170 Zimmern und Suiten buchen. Ein noch kleineres exklusives Tagungshotel ist das 52 Zimmer große Landhaus zu den Rothen Forellen im beschaulichen Ilsenburg, in dem ein Sternekoch und ein mehrfach ausgezeichneter Barmann kulinarische Akzente setzen.
Die Tagungspauschalen bewegen sich von 25 Euro bis mehr als 90 Euro pro Person. Darin sind die Raummiete, Standardtechnik, ein Mittagsbuffet, mindestens zwei Getränke während der Tagung und eine Kaffeepause enthalten. Was genau zur Pauschale gehört, muss allerdings eigens ermittelt werden. Manche zählen schon einen Moderatorenkoffer und einen Beamer zu den Extras, die zusätzlich zu bezahlen sind. Raummieten kommen ebenfalls hinzu. Dabei muss ein Drei-Sterne-Haus nicht unbedingt preisgünstiger als ein Luxushotel sein. Der Preis eines Seminars ist von Lage, Tagungsdauer, Zeit und den speziellen Wünschen der Unternehmen abhängig. Generell sind Tagungen außerhalb der stark nachgefragten Zeiten zwischen Dienstag und Donnerstag, März bis Mai und September bis November günstiger zu arrangieren. Doch wenn man mit seiner Nachfrage exakt eine Lücke in der Hochsaison füllt, zeigen sich manche Hotels verhandlungsbereit. www.gcb.de
www.vdr-hotel.de