Baustellen-Drama Streit statt Struktur: Warum Baubesprechungen oft im Chaos enden

Endlose Diskussionen mit Auftraggebern, Architekten & Co. kosten Zeit und Nerven. Doch es gibt Wege, sich aus der Verhandlungssackgasse zu befreien. Mit klugen Strategien lassen sich Baubesprechungen klar strukturieren, Konflikte entschärfen und die eigenen Interessen wahren.

Es könnte so schön sein: Rein, raus, fertig. Jeder wüsste, worum es geht, und könnte mit Klarheit und Struktur in die nächste Woche starten. Doch nein – Bauherr, Bauherrenvertreter, Planer und Architekt versammeln sich um den Besprechungstisch und formieren gefühlt eine Front gegen den Handwerker – und manchmal auch gegeneinander.

Baubesprechungen als Albtraum  für Auftragnehmer

Für viele Auftragnehmer sind Baubesprechungen ein regelrechter Albtraum, und das nicht nur währenddessen, sondern auch davor und danach. Denn oft bleibt nach der Besprechung eines aus: eine Klärung. Stattdessen werden Zuständigkeiten hin- und hergeschoben oder fehlende Kooperation beklagt. Einer der Beteiligten schweigt, obwohl er etwas hätte beitragen müssen, ein anderer wird laut, und wieder ein anderer hat keine Ahnung, worum es überhaupt geht. Ein buntes Potpourri aus Gesprächspartnern, die scheinbar vergessen haben, wie man miteinander kommuniziert und konstruktiv zu einem Ergebnis kommt.

Unvollständige Ausführungsunterlagen als Zündstoff

"Es läuft fast immer gleich ab", sagt Ralf Sühnhold, Abteilungsleiter bei ONI-Wärmetrafo GmbH. Er begleitet mit seinem Team viele öffentliche Projekte im Bereich Lüftungs- und Kälteanlagen. Schulen, Kitas, Feuerwehren und Ähnliches. Ein zentraler Knackpunkt seien die Ausführungsunterlagen, die oft unvollständig vorliegen. "Dann heißt es von Seiten der Architekten: Die Planung ist zwar noch nicht fertig, aber fangt schon mal an. Wir machen das baubegleitend." Für Handwerker sei eine solche Aussage jedoch kaum umsetzbar, so Sühnhold. Ihre Aufgabe sei es schließlich, eine korrekte Planung auszuführen – nicht zu raten, wie etwas zusammengeschraubt gehört. "Bauzeitverschiebungen sind die logische und übliche Folge solcher baubegleitenden oder fehlenden Planungen." Hier gebe es ordentlich Zündstoff. Schnell höre man dann: "Das haben wir schon immer so gemacht. Warum stellt ihr euch jetzt quer?" oder "Das klären die schon vor Ort." Die Folge: Verzögerungen, stockende Bauzeitenpläne und hitzige Diskussionen. "Spätestens dann kippt die Stimmung", beschreibt Sühnhold die Eskalation.

Die Bedeutung der richtigen Vorbereitung

Sarah Babaian, Verhandlungsexpertin und Konfliktberaterin, erklärt, dass Besprechungen oder Verhandlungen dann unproduktiv werden, wenn es nicht darum geht, gemeinsame Lösungen zu finden, sondern nur darum, starre Eigeninteressen durchzusetzen. Die professionelle Vorbereitung auf derartige Verhandlungen ist dabei essenziell, wird jedoch leider branchenübergreifend sehr stiefmütterlich behandelt, so die Expertin. "Mal eben schnell, zwischen Tür und Angel“ bereiten sich die Menschen vor, wenn überhaupt. Die grundlegenden Schritte einer guten Vorbereitung beschreibt sie so: "Zunächst müssen Sie definieren, wie wichtig Ihnen die Geschäftsbeziehung ist. Davon hängt ab, mit welcher Strategie Sie die Verhandlungen führen.“ Danach sei es entscheidend, sich der eigenen Ziele und Interessen klar zu werden und diese sorgfältig zu formulieren. Ebenso wichtig: sich in die Gegenseite hineinzuversetzen. "Wer ist mein Gegenüber? Was ist das für eine Firma? Was könnten die wollen? Wie werden sie auf unsere Ideen reagieren?" Ziel sei es, eine Lösung zu finden, mit der alle zufrieden sind.

Fehlende Ansprechpartner und Missverständnisse

Andreas Scheibe, Trainer für Handwerker in Großprojekten, weiß ebenfalls, wie wichtig die Vorbereitung ist. Fehlen entscheidende Ansprechpartner, sei das Gespräch oft von vornherein sinnlos. "Wie oft verlaufen Besprechungen in Deutschland ohne Ergebnis? Es ist der helle Wahnsinn", prangert er an. "Ein häufiger Grund ist, dass niemand vorab klärt, was genau das Ziel der Besprechung ist und wer teilnimmt.“ Fehlen diese Grundlagen, entstehen leicht Missverständnisse, die die Diskussion emotional aufladen. Wer fühlt sich angesprochen, wenn plötzlich Fragen zu unerledigten Aufgaben gestellt werden? "Da kommen schnell Vorwürfe: Warum hast du nicht geliefert? Warum sind wir noch nicht weiter? Warum läuft das hier nicht?" In solchen Diskussionen geht die nötige Sachlichkeit schnell verloren."

Vertragsgrundlagen und die richtige Protokollführung

Scheibe betont zudem: "Ohne vertragliche Grundlage sollten keine zusätzlichen Leistungen zugesagt werden." Überraschende Themen, die während einer Besprechung aufkommen, sollten protokolliert und später bewertet werden. "Es gibt keine Verpflichtung, sofort eine Entscheidung zu treffen." Besonders bei Baustellenbesprechungen, wo kurzfristige Änderungen oder zusätzliche Arbeiten besprochen werden, sei ein klarer vertraglicher Rahmen entscheidend. Ohne diesen könnten solche Zusagen später teuer werden.

Auch die Protokollführung spielt laut Babaian eine essenzielle Rolle: "Nehmen Sie nie allein an einer Verhandlung teil, sondern nehmen Sie immer jemanden mit, der protokolliert und die Verhandlungspartner analysiert. Als Verhandler können Sie meist nicht alles gleichzeitig im Blick behalten, vor allem, wenn bereits ein Konflikt naht oder besteht." Der Protokollführer sei emotionslos und könne auf Missverständnisse hinweisen. Paraphrasieren – das Wiederholen und Zusammenfassen des Gesagten – sei eine clevere Methode, um Missverständnisse direkt auszuräumen.

Die verschiedenen Teilnehmertypen erkennen und gezielt ansprechen

Scheibe unterscheidet zwischen drei Typen von Gesprächsteilnehmern: den "Ex-Soldaten", der auf Konfrontation aus ist, den "Kuschelbär", der Harmonie sucht, aber keine Entscheidungen trifft, und den sachlichen Profi, der lösungsorientiert bleibt. Wer diese Typen erkenne und auf sie eingehe, könne Besprechungen effizienter gestalten.

Konflikte frühzeitig ansprechen und Vertrauen aufbauen

Seien Konflikte vorhersehbar, sollten sie frühzeitig angesprochen werden. Babaian rät, den Wind aus den Segeln zu nehmen: "Sprechen Sie den Konflikt direkt an, zeigen Sie Verständnis und Empathie, und betonen Sie die Gemeinsamkeiten. Vertrauen zu generieren in Konflikten ist ein absoluter Gamechanger. Erst wenn sich die andere Konfliktpartei wohl fühlt und verstanden, wird sie wieder aus ihrer Ecke hervorkommen und neue und gemeinsame Ideen entwickeln können."

Um Menschen, die emotional abgeschaltet haben, wieder ins Gespräch einzubinden, rät die Verhandlungsexpertin: "Sprechen Sie konkret an, dass Sie das Gefühl haben, die Person im Laufe des Gesprächs verloren zu haben, und betonen Sie, dass Ihnen deren Input und Mitwirkung sehr wichtig sind. Fragen Sie, ob Sie etwas tun können, um die Situation zu verbessern."

Wenn jemand ständig unterbricht, sollte man die Person ebenfalls sehr freundlich darum bitten, aussprechen zu dürfen, erklärt Babaian. Bei dominanten Gesprächspartnern sei es  wichtig, die Motivation zu analysieren: "Will die Person nur den Ton angeben, oder ist sie gemein, arrogant und herrschsüchtig?" Bei ersterem könne man ruhig bleiben und trotzdem die eigenen Standpunkte kommunizieren. Im zweiten Fall müsse man unter Umständen ein dominanteres, dennoch ruhiges Verhalten anwenden, um zu signalisieren, dass das Verhalten nicht akzeptabel sei. Die Taktik des sogenannten "Spiegelns" wirkt dabei oft Wunder, so die Expertin. "Das ist aber sehr individuell“, fügt sie hinzu. Wenn alle Versuche, ein Gespräch zu deeskalieren, scheitern, solle man es höflich aber klar und deutlich unterbrechen, meint Babaian. "Weisen Sie darauf hin, dass Sie so zum jetzigen Zeitpunkt zu keinem Ergebnis kommen, und vertagen Sie die Verhandlung." Scheibe wird noch etwas deutlicher: "Buch zuklappen und Gesprächspartnerwechsel verlangen." Wer laut werde oder Gesprächspartner ignoriere, verhindere eine sachliche Auseinandersetzung. Werden keine Entscheidungen getroffen, sollte dies offiziell im Protokoll vermerkt werden, so Scheibe: "Wir halten fest, dass XY keine Entscheidung trifft und damit seiner Mitwirkungspflicht nicht nachkommt." So entstehe dokumentierter Handlungsdruck, so Scheibe abschließend.

Die Bedeutung von Emotionen und Atemtechniken

Wird’s laut, dann kommt folgende Strategie zum Tragen: "Das Harvard-Konzept besagt: Hart in der Sache, weich zum Menschen", erklärt Babaian. Das Harvard-Konzept ist eine Methode, bei der es darum geht, Konflikte fair zu lösen, sodass beide Seiten gewinnen. Die wichtigsten Punkte sind:

1.            Sachlich bleiben, freundlich sein: Über das Problem sprechen, ohne persönlich zu werden.

2.            Interessen statt feste Positionen: Herausfinden, warum jemand etwas will, und nicht nur an einer Meinung festhalten.

3.            Kreative Lösungen finden: Mehrere Optionen entwickeln, die für beide gut sind.

4.            Objektive Kriterien nutzen: Entscheidungen auf fairen, neutralen Grundlagen treffen, nicht durch Druck oder Macht.

Das Ziel ist, eine Lösung zu finden, mit der beide Seiten zufrieden sind.

Man solle sich also nicht emotional angegriffen fühlen, sondern das Gegenüber ruhig an die Gemeinsamkeiten erinnern und auf eine respektvolle Gesprächsnorm hinweisen. Wichtig sei auch, tief ein- und auszuatmen, wie Babaian erläutert: "In stressigen Phasen atmen wir oft nur kurz und flach, was das Gehirn nicht ausreichend mit Sauerstoff versorgt." Zudem empfiehlt sie Pausen und Bewegung, um einen klaren Kopf zu bewahren.

Nach einer eskalierten Besprechung: Wie man die Situation beruhigt

Nach einer eskalierten Besprechung empfiehlt Babaian, ein bis zwei Tage zu warten und dann erneut Kontakt aufzunehmen. "Gestehen Sie ein, dass die Situation unglücklich war, und schlagen Sie ein weiteres Gespräch vor."

Eigene Strategie für Baubesprechungen

Ralf Sühnhold hat über die Jahre seine eigene Strategie entwickelt, um ruhig und sachlich zu bleiben. Oft beginnt er mit einer "Vorlesestunde" aus der VOB, in der er erklärt, wer welche Rechte und Pflichten hat. "Ohne Planung geht bei mir nichts los", stellt er klar. Viele Bauherren seien überrascht, wenn sie erfahren, dass ein fixer Endtermin automatisch Beschleunigungsmaßnahmen bedeutet, falls sich der Start verzögert. Sühnhold versteht sich als "Erklärbär", der Schritt für Schritt die Faktenlage durchgeht. Oft erkennen Beteiligte erst dann ihre tatsächliche Rolle und können sich besser ausrichten. Sein Fazit: "Wenn du selbst nicht weißt, was du tust, stehst du am Ende allein da." Für ihn lautet die wichtigste Regel: "Wisse, was du schuldest, und erkläre den anderen, was sie schulden – wenn man das nur lange und geduldig genug macht, kann man die anderen sensibilisieren, ihnen die Augen öffnen und sogar einen Punkt finden, an dem sich alle auf nächste gemeinsame Projekt freuen. Hier entscheidet sich ja auch, ob man Profi ist oder nicht. Und das erkennen auch die anderen."