Steuerfreie Benefits können für zukünftige Arbeitnehmer und Auszubildende ein Anreiz sein, sich für ein Unternehmen als Arbeitgeber zu entscheiden.
1. Grundsätzliches
Steuerbegünstigte Gehaltsextras haben den Charme, dass sie dem Mitarbeiter entweder komplett steuerfrei zufließen oder aber, dass der Arbeitgeber dafür aus eigener Tasche pauschale Lohnsteuer ans Finanzamt überweist. Bei beiden Varianten fallen hier meist auch die Beitragspflicht für die Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung weg. Wird zu viel des Gehalts in steuerbegünstigten Gehaltsextras ausbezahlt oder über viele Jahre oder sogar über Jahrzehnte hinweg, bedeutet das unter dem Strich im Ruhestand natürlich eine geringere Altersrente. Das Motto sollte also lauten: Gehaltsextras ja, aber in Maßen.
2. Klassiker Smartphone
Gerade für junge Bewerber und Auszubildende ist ein beliebtes Gehaltsextra die Überlassung eines Smartphones und die Übernahme der monatlichen Gebühren durch den Arbeitgeber. Überlassen bedeutet, dass der Arbeitgeber einem Mitarbeiter ein Smartphone kauft und es ihm für berufliche und private Zwecke überlässt. Das Gerät bleibt also im Eigentum des Handwerksbetriebs. Vorteil: Ist das Smartphone defekt, hat der Mitarbeiter keinerlei Kosten. Die Überlassung sowie die Übernahme der Gebühren ist nach § 3 Nr. 45 Einkommensteuergesetz (EStG) komplett steuerfrei. Das gilt selbst dann, wenn das Smartphone vom Mitarbeiter letztlich zu 100 Prozent privat genutzt wird.
3. Deutschlandticket I
Beliebt ist bei Beschäftigten, wenn der Chef ein Deutschlandticket spendiert. Denn das kann ja nicht nur für die Fahrt zur Arbeit genutzt werden, sondern auch privat. Beteiligt sich der Arbeitgeber an den Kosten für das Deutschlandticket oder zahlt es komplett, ist dieser Vorteil für Beschäftigte ebenfalls völlig steuerfrei nach § 3 Nr. 15 EStG. Voraussetzung ist jedoch, dass dieses Gehaltsextra zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Das bedeutet: Ändert sich am Bruttolohn nichts und das Deutschlandticket gibt es von Arbeitgeber zusätzlich, ist dieser finanzielle Vorteil steuerfrei.
4. Deutschlandticket II
Bei der unentgeltlichen Überlassung eines Deutschlandtickets ist jedoch eine Besonderheit zu beachten. Der Arbeitgeber muss diesen finanziellen Vorteil in der Lohnsteuerbescheinigung angeben, die er erst nach Ablauf des Kalenderjahrs dem Beschäftigten aushändigt und in elektronischer Form ans Finanzamt übermittelt. Folge: Gibt ein angestellter Handwerker eine Steuererklärung ab und beantragt für die Fahrten zur Arbeit Werbungskosten, dann mindern die Zuzahlungen des Chefs zum Deutschlandticket den Werbungskostenabzug für die Fahrtkosten.
5. Aufmerksamkeiten
Was viele Betriebsinhaber nicht wissen: Sie können ihren Mitarbeitern zu besonderen Anlässen Geschenke oder Dienstleistungen bis zu einem Wert von 60 Euro je Anlass steuerfrei zuwenden. Ob es sich um ein Buch, einen Blumenstrauß oder um ein Ticket zu einem Fußballspiel handelt, ist völlig egal. Wichtig ist nur, dass ein persönliches Ereignis vorliegt (zum Beispiel Geburtstag, Hochzeitstag, Jubiläum). Aufmerksamkeiten zu besonderen Anlässen darf der Arbeitgeber übrigens auch dem Ehegatten des Mitarbeiters oder dessen Kindern, die noch zu Hause leben, steuerfrei zuwenden (R 19.6 Abs. 1 Satz 1 LStR).
6. Kindergartengebühr
Eine echte finanzielle Erleichterung für (potentielle) Mitarbeiter in Ihrem Betrieb kann die Beteiligung oder die Übernahme der Kindergartengebühren für das Kind eines Mitarbeiters darstellen. Vorteil: Der Mitarbeiter erhält dadurch finanzielle Einsparungen und Sie stellen sicher, dass der Mitarbeiter während der Betreuung seines Kindes voll für Ihren Betrieb einsatzbereit ist. Solange das Kind noch nicht schulpflichtig ist, ist die Übernahme von Kindergartengebühren durch Sie als Arbeitgeber nach § 3 Nr. 33 EStG komplett steuerfrei.
7. Gutscheine im Trend
Ein weiteres beliebtes Gehaltsextra ist die Aushändigung eines monatlichen Gutscheins. Wofür der Gutschein eingelöst werden kann, spielt keine Rolle. Es kann ein Tankgutschein oder ein Gutschein für eine Massage sein. Wichtig ist nur, dass sich der Mitarbeiter den Wert des Gutscheins nicht auszahlen lassen kann und das der monatliche Gutschein zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Liegen alle Voraussetzungen vor, ist die Gewährung eines Gutscheins bis zu einem Bruttobetrag von maximal 50 Euro im Monat steuerfrei.
8. Firmenfahrrad
Es muss ja nicht immer gleich ein Firmenwagen sein. Mitarbeiter freuen sich meist auch, wenn Sie von ihrem Chef ein Firmenfahrrad überlassen bekommen. Ist es ein Elektrofahrrad, um so besser. Wird das Fahrrad einem Mitarbeiter zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn überlassen, fällt auf diesen Vorteil keine Lohnsteuer an (§ 3 Nr. 37 EStG). Der Clou: Der Mitarbeiter spart sich den Kauf eines neuen Fahrrads in Höhe von ein paar hundert bis ein paar tausend Euro und hat auch keine Reparaturkosten, sollte das Fahrrad mal defekt sein.
9. Darlehen für Mitarbeiter
Muss sich Ihr Mitarbeiter ein neues Auto kaufen oder stehen Reparaturen am Eigenheim an und Ihr Mitarbeiter müsste deshalb einen Nebenjob annehmen, können Sie ihm auch ein zinsgünstiges oder ein zinsloses Darlehen geben. Vorteile: Der Mitarbeiter muss keinen Nebenjob annehmen und das Betriebsdarlehen bindet ihn enger an Ihren Betrieb. Von der Motivation ganz zu schweigen. Bis zu einem Darlehensbetrag von 2.600 Euro fällt keine Lohnsteuer an, wenn Sie das Darlehens zinslos gewähren. Übersteigt der Darlehensbetrag die Höchstgrenze von 2.600 Euro und Sie berechnen keine Zinsen, muss ein geldwerter Vorteil versteuert werden. Hierzu müssen Sie die Zinsen ermitteln, die normalerweise bei der Bank fällig gewesen wären. Und die nicht gezahlten Zinsen stellen den geldwerten Vorteil, den Ihr Mitarbeiter versteuern muss.
10. Minijobber profitieren
Steuerfreie Gehaltsextras dürfen Sie übrigens nicht nur Mitarbeitern zuwenden, die einem Beschäftigungsverhältnis nachgehen, bei dem Sie jeden Monat Lohnsteuer vom Bruttogehalt einbehalten und ans Finanzamt abführen. Auch (potentiellen) Minijobbern (im Fachjargon: geringfügig Beschäftigte) können Sie den Arbeitsplatz in Ihrem Betrieb schmackhaft machen mit steuerfreien Gehaltsextras.
11. Aufzeichnungen führen
Arbeitgeber, die ihre Mitarbeiter mit steuerbegünstigten Gehaltsextras motivieren möchten, sollten damit rechnen, dass irgendwann eine Lohnsteuerprüfung des Finanzamts stattfindet. Und hier interessieren sich die Prüfer natürlich brennend dafür, ob die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit von Gehaltsextras oder die Pauschalierung vorlagen. Dazu müssen Sie im Lohnkonto Aufzeichnungen für jedes Gehaltsextra je Mitarbeiter führen. Halten Sie fest, dass die Voraussetzungen erfüllt sind und überprüfen Sie dies – am besten in jedem Jahr auf ein Neues.