Sozialversicherungsnummer online abfragen: So klappt's

Im Jahr 2023 löste der Versicherungsnummernachweis den Sozialversicherungsausweis ab. Arbeitgeber müssen seither die Sozialversicherungsnummer neuer Angestellter digital einholen. So funktioniert das.

Schon seit 2023 ersetzt der Versicherungsnummernachweis den Sozialversicherungsausweis. Das neue Dokument enthält dieselben Daten wie das Vorbild: Versicherungsnummer, Vorname(n), Familienname, Geburtsname und das Ausstellungsdatum. All diese Daten sind darüber hinaus digital bei der Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung hinterlegt. Somit entfällt für Arbeitnehmer die Pflicht, den Nachweis beim Jobwechsel vorzulegen. Arbeitgeber sind nun in der Holschuld.

Sozialversicherungsnummer online abfragen: So geht's

Die Abfrage der Versicherungsnummer läuft über das Entgeltabrechnungsprogramm. Da es verschiedene Anwendungen gibt, lässt sich der Prozess nicht allgemeingültig im Detail abbilden. Die Deutsche Rentenversicherung (DSRV) erklärt das Vorgehen aber in ihrer Broschüre "Auf den Punkt gebracht: Meldungen".

Demnach erfolgt die Abfrage der Versicherungsnummer aus dem Entgeltabrechnungsprogramm heraus bei der DSRV. Der Arbeitgeber liefert Informationen zu Anschrift und Geburtsangaben des Arbeitnehmers. Die DSRV übermittelt anschließend unverzüglich die Versicherungsnummer. Diese wird automatisiert im Entgeltabrechnungsprogramm gespeichert. Falls dies nicht geschieht, muss der Arbeitgeber dies aktiv nachholen.

Hier können Sie Ihre Sozialversicherungsnummer bei der Deutschen Rentenversicherung online anfordern: deutsche-rentenversicherung.de

Here you can request your social security number from the Deutsche Rentenversicherung: deutsche-rentenversicherung.de

Im Notfall: Anmeldung ohne Versicherungsnummer

Wenn eine Versicherungsnummer nicht oder nicht eindeutig ermittelt werden kann, muss die Anmeldung mit den bekannten Arbeitnehmerangaben erfolgen. Auf Grundlage dieser Daten ermittelt die Krankenkasse die Versicherungsnummer und teilt sie dem Arbeitgeber mit. Melden Krankenkasse und DSRV unterschiedliche Nummern zurück, muss der Arbeitgeber bei der Krankenkasse um Klärung bitten. Kann überhaupt keine Versicherungsnummer ermittelt werden, wird sie erstmalig durch die DSRV vergeben und dem Arbeitnehmer mitgeteilt.

Sozialversicherungsnummer: Das gilt bei Zollkontrollen

Im Baugewerbe und im Bereich der Gebäudereinigung war es bis Ende 2022 Pflicht, den Sozialversicherungsausweis mit sich zu führen. Auf Basis des Dokuments prüfen die Beschäftigten der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS), ob Arbeitnehmer gesetzeskonform angemeldet sind. Diese Mitführungspflicht entfällt aufgrund der neuen Regelung. Dennoch müssen die Beschäftigten ihre Identität auf Verlangen der Kontrolleure durch Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz nachweisen.

So beantragen Arbeitnehmer den Versicherungsnummernachweis

Wer das neue Dokument haben möchte, kann dieses kostenfrei und ganz ohne Gebühren online bei der Deutschen Rentenversicherung Bund (DRV) beantragen, teilt die DRV mit.

Dafür müssen Interessierte die Onlinedienste der DRV unter deutsche-rentenversicherung.de/onlinedienste aufrufen, auf "Unterlagen anfordern/nachreichen" klicken und anschließend auf "Versicherungs- und Rentenunterlagen anfordern". Unter Angaben zur Person und zur Versicherungsnummer lässt sich die "Neuausstellung eines Versicherungsnummernachweises" beantragen.

Der neue Ausweis enthält – wie der vorige auch – die Versicherungsnummer, Vorname, Familienname, Geburtsname und das Ausstellungsdatum.

Weitere Neuerungen:

Der Verlust oder das Wiederauffinden eines Versicherungsnummernachweises / Sozialversicherungsausweises muss der zuständigen Einzugsstelle oder dem Rentenversicherungsträger nicht mehr mitgeteilt werden.

Mit der Änderung ist es nun außerdem möglich, mehrere Versicherungsnummernachweise zu besitzen. Zugleich entfällt die Pflicht, unbrauchbare Versicherungsnummernachweise an die zuständige Einzugsstelle oder den Rentenversicherungsträger zurückzugeben.