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E-Government So werden Handwerker von Papier und Bürokratie befreit

Während die Einführung von E-Government, der elektronischen Verwaltung, auf Bundesebene noch lahmt, sind die Handwerkskammern schon weiter. Sie wollen die Dienstleistungen für ihre Kunden digitialisieren. Davon profitieren die Mitgliedsbetriebe.

Viele Handwerksbetriebe empfinden die Bürokratie in Deutschland als überbordend. Gerade kleinere Unternehmen ächzen unter den vielen Verwaltungsaufgaben und dem Papierkram, der sie von ihrer handwerklichen Arbeit abhält. Zahlen stützen diesen Eindruck. So hat je nach herangezogener Studie ein einzelner Betrieb 100 bis 150 Behördenkontakte im Jahr. Und die Bundesregierung nennt 575 verschiedene Verwaltungsdienstleistungen für Bürger und Unternehmen, die digitalisiert werden sollen.

Eine funktionierende elektronische Verwaltung, auch bekannt als E-Government, könnte die Papierflut eindämmen, digitale Standards schaffen und Formalitäten für die Unternehmen erleichtern. Doch Deutschland hinkt wie bei anderen Digitalisierungsthemen hinterher. Ein von der EU-Kommission veröffentlichter Bericht kommt zu dem Ergebnis, dass nur 43 Prozent der Deutschen bereits Formen des ­E-Governments nutzen. Im EU-Schnitt sind es hingegen 64 Prozent. Damit landet Deutschland auf Platz 26 der 28 EU-Staaten.

Die Bundesregierung will das ändern. Das Onlinezugangsgesetz sieht vor, dass Bürger und Unternehmen bis 2022 alle Verwaltungsdienstleistungen digital abrufen können. Vertreter des Handwerks sind skeptisch, ob dieses Ziel so schnell erreicht wird. "Der Zeitplan der Bundesregierung ist sehr ambitioniert", sagt Robert Härtel, Referatsleiter ­E-Government beim Zentralverband des Deutschen Handwerks. Besonders wichtig ist aus seiner Sicht die deutliche Reduzierung des Kostenaufwands für Bürger und Unternehmen bei der Nutzung von Verwaltungsleistungen. "Wenn Leistungen digitalisiert sind, aber mehr Aufwand für Unternehmen und Verwaltung, beispielsweise durch Medienbrüche oder aufwändigere Erfassung von Daten, entsteht, geht die ­Digitalisierung an den gesetzten Zielvorgaben eindeutig vorbei."

Gemeinsame Strategie nötig

Eine erhebliche Hürde für erfolgreiches E-Government sieht Härtel auch in der Bereitstellung von Identifikationsverfahren für Betriebe. Ohne Unternehmenskonten seien daran anknüpfende Vorhaben, wie das Prinzip der einmaligen Datenerhebung (Once-only-Prinzip), nicht realisierbar. Der Experte sieht deshalb die Politik in der Pflicht, alle Beteiligten, darunter den ZDH und die regionalen Handwerkskammern, bei der Planung und Umsetzung mit ins Boot zu holen.

Die Handwerkskammern warten derweil nicht ab, ob das Projekt ­"E-Government" auf Bundesebene gelingt. Sie packen das Thema selbst an, um ihren Mitgliedsbetrieben schnellstmöglich eine komfortable Digitalverwaltung anbieten zu können. Die E-Government-Strategie der Handwerkskammer Region Stuttgart ist ein gutes Beispiel dafür. "Wir nehmen das Thema sehr ernst und sehen es als kollektive Verpflichtung an, alle Geschäftsbereiche zu digitalisieren", sagt Bernd-Michael Hümer, stellvertretender Hauptgeschäftsführer der Handwerkskammer Region Stuttgart. Insgesamt befassen sich sieben Teilprojekte der Handwerkskammer mit digitalen Prozessen. Seit Frühjahr 2018 ist die Stabstelle E-Government eingerichtet. Eine ihrer zentralen Aufgaben ist es, das digitale Kundenportal für Mitgliedsbetriebe auf- und auszubauen. Ein Kundenportal, das ursprünglich von der Handwerkskammern für München und Oberbayern für alle bayerischen Handwerkskammern entwickelt wurde und nun von der ODAV AG auch anderen Handwerkskammern zur Verfügung gestellt wird.

Bereits heute können Handwerksunternehmen rund um die Uhr ihre Betriebsdaten online anpassen, Ausbildungsveträge verwalten oder Praktika und Lehrstellen ausschreiben. Zudem kann ein Vermittlungsservice genutzt werden, der Handwerker mit potenziellen Kunden zusammenbringt. Oder es werden Unter­nehmensübergaben mit Hilfe der
Betriebsbörse digital angebahnt. Knapp 3.000 Mitgliedsbetriebe nutzen ­bereits die angebotenen Dienst­leistungen.

Insgesamt sieht sich die Handwerkskammer auf einem guten Weg, aber noch lange nicht am Ziel. "Wir wollen bereits bis Ende des Jahres einen großen Schritt weiter sein und das Kundenportal bis 2020/21 deutlich ausbauen", sagt der für das Kundenportal zuständige Mitarbeiter Lars-Christian Daniels. Geplant sind unter anderem auch digitale Bezahlverfahren.

Dazu muss sich die Kammer neu aufstellen und ihre Mitarbeiter in Sachen Digitalisierung schulen. Langfristig sollen alle Verwaltungsaufgaben elektronisch abrufbar sein, um Prozesse zu verschlanken und Abläufe effizienter zu gestalten. "Eine bruchfreie Kommunikation ist das Ziel", sagt Hümer. Auch das Ehrenamt mit den Kreishandwerkerschaften und Innungen kann künftig einbezogen werden. Dazu sollen Schnittstellen wie etwa eine gemeinsame Stammdatenverwaltungssoftware implementiert werden.

Vorteile für alle Beteiligten

Zu den führenden Handwerkskammern im Bereich E-Government gehört die Handwerkskammer für München und Oberbayern. Bis Ende 2022 sollen alle Leistungen online angeboten werden. "Mehr als drei Viertel unserer Betriebe nutzen bereits unseren Lehrvertrag online", sagt Thomas Graßl, stellvertetender Abteilungsleiter IT- und Onlineanwendungen. Mehr als 12.500 Betriebe seien im Kundenportal aktiv, das vergleichbare Leistungen wie die Handwerkskammer Region Stuttgart anbietet.

Miguel López, zuständig für E-Government bei der Handwerkskammer, sieht in der digitalen Verwaltung wesentliche Vorteile für die Betriebe. "Oftmals reicht ein hochwertiger Smartphone-Scan als Antwortschreiben aus, wo früher noch Papieroriginale versendet werden mussten. In Sachen Arbeitsaufwand und Zeitgewinn sind das spürbare Entlastungen", sagt López. Derzeit wird das Kundenportal vor allem im Bereich der Routineverfahren ausgebaut. Ein einfacher tagesaktueller Auszug aus der Handwerksrolle müsse nicht erst per Post versendet werden, sondern reiche als downloadbares PDF-Dokument. "In Zukunft können auch qualifzierte Nachweise im Kundenportal angeboten werden – da sind wir z.B. an elektronischen Siegeln dran", sagt López.

Graßl erwartet, dass die Digitalisierung der Verwaltung auch der Handwerkskammer selbst die Arbeit in den nächsten Jahren erleichtern wird. Zuständige Mitarbeiter könnten dann für höherwertige Aufgaben eingesetzt werden.

Trotz aller Bestrebungen zur Digitalisierung werden für die Betriebe klassische Kontaktmöglichkeiten per Post, Telefon und im direkten Gespräch erhalten bleiben, versichert Graßl. Das dürfte auch bei den anderen Handwerkskammern so sein.

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