Smartphones oder Tablets können Geschäftsprozesse in kleinen und mittelständischen Unternehmen einfacher und flexibler gestalten. Wie Sie Prozesse in Ihrem Unternehmen optimieren und den Kundenservice verbessern.
Die Kombination aus mobilem Endgerät, Internetverbindung und Branchensoftware erlaubt es Mitarbeitern, Daten zu empfangen, zu bearbeiten und zu senden.
Oftmals trägt die Ablage in Papierform nicht zur Optimierung der Geschäftsprozesse bei. Dabei ist der Suchaufwand hoch und es besteht die Gefahr von Verlust. Zudem liegt ein Medienbruch vor und die Dokumente stehen nicht zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung.
Transparente Geschäftsprozesse herstellen
Hier kommt "Mobile Business" ins Spiel: Ziel dabei sind durchgängige und transparente Geschäftsprozesse. Dabei werden mobile Endgeräte wie das Smartphone oder der Tablet-Computer genutzt, um interne Prozesse mittels elektronischer Kommunikationsnetze und mobiler Zugangsgeräte zu unterstützen. Auftragsdaten und E-Mails sind dank schneller Internetverbindungen und einer großen Auswahl unterschiedlicher mobiler Endgeräte überall verfügbar. Die Effizienz und der Kundenservice können durch mobile Dienste verbessert werden.
Generell sollten Sie Ihr Unternehmen so optimieren, dass keine Informationen und Dokumente während der Betriebsprozesse verloren gehen. Für Kunden sollte Ihr Betrieb ein zuverlässiger Partner sein.
Schritte zur mobilen Auftragsbearbeitung
Wenn Sie auf eine mobile Auftragsbeabeitung umschwenken wollen, sollten Sie zunächst Ihre vorhandenen Papierdokumente digitalisieren, verschlagworten und den Kunden sowie den Projekten zuordnen. Sie sollten sich dabei überlegen, welche Dokumente wirklich notwendig sind und ob Sie die Dokumentenanzahl verringern können.
Im nächsten Schritt sollten Sie sich an Ihren Branchensoftware-Hersteller wenden und abklären, ob Rechnungen, Angebote oder Lieferscheine im hauseigenen System digitalisierbar sind.
Weiterhin können Sie versuchen, das Dokumentenmanagementsystem auch für die mobile Verwendung nutzbar zu machen: dabei wird eine spezielle App auf mobilen Endgeräten, beispielsweise einem Ipad, installiert. Dieses verbindet sich mittels einer schnellen Mobilfunkverbindung mit dem Server im Unternehmen, um dem Nutzer die entsprechenden Daten der Branchensoftware zur Verfügung zu stellen.
Zudem können Sie über die Einführung einer digitalen und mobilen Zeiterfassung nachdenken: Es gibt baustellentaugliche Handys, mit denen Mitarbeiter ihre Anwesenheits- und Tätigkeitszeiten erfassen und automatisch über das Mobilfunknetz an die Zentrale übermitteln. meh
Hier finden Sie eine Übersicht über die besten Apps für Handwerker.