Bau- und Handwerksbetriebe So optimieren Handwerker ihr Lager

In der Lagerhaltung von Handwerksbetrieben wird viel Geld verschenkt. Eine optimierte Struktur trägt zu mehr Effizienz und besseren Abläufen bei. Wie das gelingt, zeigen einige Umstellungsbeispiele.

Das Lager ist das Kernstück eines jeden Bau- und Handwerksbetriebs. Ineffiziente Organisationsstrukturen wirken sich negativ auf den ganzen Betrieb und dessen Prozesse aus, denn wenn Abläufe blockiert werden, ist dies zeitintensiv und geht mitunter sogar zulasten der Zufriedenheit von Kunden. Vielen Betrieben ist das Ausmaß der Folgen, die eine ungünstige Lagerhaltung mit sich bringt, nicht bewusst: Sie betreffen nicht nur die Logistik, sondern das gesamte Unternehmen. Umso wichtiger ist es, die Lagerstruktur zu optimieren, da sich hier ein immenses Erfolgspotenzial verbirgt, das es auszuschöpfen gilt.

Lager haben häufig einen hohen Füllstand

Für den Betrieb kleiner und mittlerer Handwerks- und Baubetriebe nimmt das Lager eine wichtige Rolle ein. Wird Material für die Herstellung von Produkten beschafft, erfolgt dort dessen Lagerung. Das führt dazu, dass das Lager in der Regel einen hohen Füllstand aufweist. Häufig erfolgt die Bestellabwicklung über eine zentrale Stelle, nämlich die Arbeitsvorbereitung oder die Projektleitung.

Ein optimales System für eine effiziente Organisation des Lagers stellt die Kanban-Methode dar. Sie entstand bereits 1947 bei Toyota und nachfolgend übernahmen weitere Autohersteller diese Vorgehensweise für ihre eigene Lagerstruktur. Beim Kanban stehen die Bestellung und die weitere Verarbeitung von Materialien im engen Zusammenhang. Sind fertige Produkte in einer bestimmten Anzahl hergestellt, rücken die nächsten Zwischenprodukte aus dem Lager nach. Der hierbei entstehende Platz wird mit neuem Material für weitere Zwischenprodukte gefüllt. Gelangt der Bestand eines Materials unter einen bestimmten Wert, erfolgt eine Nachbestellung.

Das Kanban-System ist effizient. Viele Unternehmen würden davon profitieren und sind auch durchaus bestrebt, diese Methode für ihre eigene Lagerhaltung anzuwenden. Allerdings arbeiten die meisten Betriebe mit einer IT-Struktur, die gar nicht darauf ausgerichtet ist. Häufig spiegelt die EDV stattdessen eher ein veraltetes System wider, das sich durch eine Vielzahl von Buchungen auszeichnet und so den Aufwand bei der Lagerorganisation unnötig verkompliziert. Dies hat ungünstige Folgen für den gesamten Betrieb. Welche Auswirkungen eine solche ineffiziente Struktur des Lagers in einem Unternehmen haben kann, zeigt das folgende Beispiel eines Betriebs.

Beispiel: Ineffiziente Lagerstruktur

Hier gibt der Projektleiter oder Arbeitsvorbereiter die Materialbestellung beim Lieferunternehmen auf. Um zu prüfen, wann die Bestellung eintrifft, muss er nun täglich die Warenannahme aufsuchen oder Telefonate mit dem Lieferanten führen und den Materialbestand überwachen. Ist die Lieferung erfolgt, kann die weitere Terminplanung für die geplanten Prozesse durch die Projektleitung oder Arbeitsvorbereitung vorgenommen werden. Auch vorhandenes Material für die Bearbeitung von Aufträgen durch Monteure wird meistens erst zu diesem Zeitpunkt zusammengestellt und weitergeleitet, da der Projektleiter als einzige Anlaufstelle weiß, was sie für die Auftragsbearbeitung benötigen und an welcher Stelle im Lager das erforderliche Material zu finden ist. Nach Abschluss der Aufträge stimmt sich die Arbeitsvorbereitung oder Projektleitung noch einmal mit den Monteuren ab und kontaktiert dann die Retourenabteilung des Lieferantenbetriebs.

Dies ist beispielhaft für die ineffiziente Prozessabwicklung, die in vielen Unternehmen Alltag ist und unnötig Zeit und somit schließlich auch Geld kostet. Darüber hinaus stellen Abläufe dieser Art eine unnötige Belastung für die beteiligten Fachkräfte dar.

So gelingt die Umstellung auf effizientere Strukturen

Eine gute Lagerorganisation bietet die Chance auf eine Erleichterung für die Projektleitung und Arbeitsvorbereitung. Auf diese Weise kann sie mehr Zeit für die Auftragsplanung aufwenden, was wiederum die Zahl der umgesetzten Aufträge erhöht und sich somit ertragssteigernd auswirkt.

Vor allem kommt es darauf an, dass der Projektleiter ausschließlich die Waren bestellt, die für die von ihm geplanten Aufträge oder Projekte benötigt werden. In Folge werden lediglich 20 Prozent der Bestellungen durch die Projektleiter abgewickelt. Die übrigen 80 Prozent der Bestellungen, die Standardmaterialien betreffen, können problemlos durch die Verwaltung getätigt werden. Auch ein persönliches Erscheinen von Arbeitsvorbereiter oder Projektleiter im Lager beim Wareneingang sollte nicht mehr nötig sein. Weitere Änderungen:

• Bestellungen von Material für bestimmte Projekte erfolgen so, dass die Prüfung des Wareneingangs durch Verwaltung oder Logistik durchgeführt werden kann.
• Standardmaterialien, die so klein wie möglich gehalten werden sollten, werden per Kanban-Methode bestellt, bei der Nachbestellungen dann getätigt werden, wenn das vorhandene Material verbraucht wurde. Die Sichtung von Material entfällt dadurch.
• Lieferfehler werden sofort an die Projektleitung oder Arbeitsvorbereitung berichtet, um Zeit einzusparen. Die Verfolgung dieser Vorgänge führt ein geschulter Mitarbeiter durch.
• Preisvergleiche für Standardmaterialien erfolgen IT-gestützt und automatisiert mit tagesaktuellen Preisen.
• Ein funktionierendes Restemanagement erspart die Bildung von Kommissionsresten im Lager, sodass auch hier Wege wegfallen.
• Statt des Arbeitsvorbereiters oder Projektleiters wickelt die Verwaltung Retourenvorgänge ab.
• Monteure sparen Zeit im Lager, da sie sämtliche benötigten Materialien und Werkzeuge in der erforderlichen Menge erhalten.

All diese Umstrukturierungen dienen dazu, dem Projektleiter Zeit für Aufgaben zu ersparen, die problemlos an andere Stellen übertragen werden oder wegfallen können. So hat er die Chance, seine hauptsächliche Arbeit zu verrichten, nämlich Projekte und Aufträge zu planen und somit Umsatz und Gewinne für das Unternehmen zu generieren.