Für den Arbeitsweg gilt die Entfernungspauschale von 38 Cent – auch wenn die Spritkosten längst höher liegen. Bei Dienstfahrten mit dem eigenen Auto sieht das anders aus: Hier akzeptiert das Finanzamt mitunter die tatsächlichen Fahrtkosten. Wie sich der Abzug in vier Schritten berechnen lässt.
Arbeitnehmer und Selbstständige mit langen Arbeitswegen, häufigen Kundenterminen oder regelmäßigem Warentransport sind von den hohen Spritpreisen besonders betroffen. Umso wichtiger ist die Frage, unter welchen Voraussetzungen gegenüber dem Finanzamt statt der üblichen Pauschalen für berufliche oder betriebliche Fahrten auch die tatsächlich entstandenen, höheren Fahrtkosten mit dem Privat-Pkw angesetzt werden können.
Grundsatz: Entfernungspauschale statt tatsächlicher Fahrtkosten
Fährt ein Arbeitnehmer oder ein Unternehmer täglich an seinen festen Arbeitsplatz, darf grundsätzlich nur die Entfernungspauschale steuerlich abgesetzt werden. Und diese beträgt für die einfache Strecke 38 Cent je Kilometer. Angesichts der hohen Spritpreise an deutschen Tankstellen ist das eine geringe finanzielle Entlastung. Der Abzug tatsächlicher Fahrtkosten ist hier grundsätzlich tabu (Ausnahme bei Behinderung, siehe nachfolgende Infos).
Beispiel: Ein Arbeitnehmer fährt an 22 Tagen im Monat zur Arbeit (Fachjargon: erste Tätigkeitsstätte). Die einfache Strecke beträgt 24 Kilometer. Daraus ergeben sich 528 Entfernungskilometer pro Monat. Folge: Er kann dafür 200,64 Euro Werbungskosten geltend machen (24 km × 22 Tage × 0,38 Euro/km). Bei einem Steuersatz von 35 Prozent entspricht das einer Steuerentlastung von 70,22 Euro im Monat. Die tatsächliche Fahrleistung beträgt 1.056 Kilometer im Monat. Die Tankkosten für sein privates Dieselfahrzeug würden aktuell bei knapp 140 Euro liegen – hinzu kommen Steuer, Versicherung, Wartung und Abschreibung.
Aus diesem Grund denkt der Gesetzgeber über eine Erhöhung der Entfernungspauschale nach. Wie hoch diese ausfallen soll, ist noch ungewiss.
Ausnahmen, bei denen tatsächliche Fahrtkosten abgesetzt werden dürfen
Es gibt jedoch Ausnahmen, bei denen Steuerzahler dem Finanzamt die tatsächlichen Fahrtkosten geltend machen dürfen. Das kommt insbesondere in folgenden Fällen in Betracht:
- Ein Arbeitnehmer bzw. ein Selbstständiger ist mit seinem Privat-Pkw im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit (Dienstreise) unterwegs.
- Fahrten eines Arbeitnehmers bzw. Unternehmers mit dem Privat-Pkw zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte bzw. bei Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung (=Anmietung einer Zweitwohnung aus beruflichen Gründen) bei einem bestimmten Grad der Behinderung.
Praxis-Tipp: Möchte ein Arbeitnehmer bzw. Selbstständiger dem Finanzamt seine tatsächlichen Fahrtkosten präsentieren, weil diese höher sind als die abziehbaren Pauschalen, müssen sie nachgewiesen werden.
Tatsächliche Fahrtkosten bei einer Behinderung
Für Fahrten mit dem Privat-Pkw zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder bei Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung dürfen statt der Entfernungspauschale ausnahmsweise die tatsächlichen Fahrtkosten als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn der Arbeitnehmer bzw. Unternehmer
- einen Grad der Behinderung von mindestens 70 hat oder
- der Grad der Behinderung mindestens 50 beträgt und eine erhebliche Beeinträchtigung der Bewegungsfähigkeit im Straßenverkehr vom Versorgungsamt festgestellt wird.
So werden die tatsächlichen Fahrtkosten ermittelt
Die tatsächlichen Fahrtkosten, die steuerlich abgesetzt werden sollen, sind in den folgenden vier Schritten zu ermitteln:
- Schritt 1: Zunächst sind die Gesamtkosten des privaten Fahrzeugs für das jeweilige Steuerjahr (z. B. vom 1. Januar 2026 bis zum 31. Dezember 2026) zu ermitteln. Dazu gehören sämtliche Kosten für Tanken, für Steuer und Versicherung sowie für Reparaturen und Reinigung. Auch die Abschreibung des Kaufpreises gehört zu den Gesamtkosten.
- Schritt 2: Anschließend sind die zurückgelegten Kilometer vom 1. Januar 2026 bis zum 31. Dezember 2026 zu ermitteln.
- Schritt 3: Werden die Gesamtkosten (Schritt 1) durch die Gesamtfahrleistung (Schritt 2) geteilt, ergeben sich die tatsächlichen Fahrtkosten pro Kilometer.
- Schritt 4: In Schritt vier werden die beruflich bzw. betrieblich zurückgelegten Kilometer ermittelt und mit den tatsächlichen Kosten für einen Kilometer multipliziert. So ergeben sich die tatsächlichen Fahrtkosten, die steuerlich abgesetzt werden können.
Praxis-Tipp: Wurden nicht alle Tankbelege aufbewahrt und ist es deshalb schwierig, im ersten Schritt die tatsächlichen Fahrtkosten zu ermitteln, dürfen die Gesamtkosten ausnahmsweise auch geschätzt werden (BFH, Urteil v. 7.4.1992, Az. VI R 113/88). Dabei wird der vom Hersteller angegebene Mindestverbrauch mit den durchschnittlichen Treibstoffkosten multipliziert.