Die Entfernungspauschale deckt die tatsächlichen Tankkosten oft nicht annähernd. Doch in bestimmten Fällen dürfen Arbeitnehmer und Selbstständige dem Finanzamt die realen Fahrtkosten präsentieren – etwa bei Dienstreisen oder bei einer Behinderung. Wie die Berechnung in vier Schritten funktioniert.
Arbeitnehmer und Selbständige, die weite Anfahrten zur Arbeit haben, umfangreiche Kundenbesuche oder ihre Waren transportieren müssen, leiden aufgrund der hohen Spritpreise an den Tankstellen finanziell besonders. Hier einige steuerliche Überlegungen, unter welchen Voraussetzungen dem Finanzamt für die Nutzung eines Privat-Pkws nicht nur Pauschalen für berufliche bzw. betriebliche Fahrten präsentiert werden dürfen, sondern die hohen tatsächlichen Fahrtkosten.
Grundsatz: Entfernungspauschale statt tatsächlichen Fahrtkosten
Fährt ein Arbeitnehmer oder ein Unternehmer täglich an seinen festen Arbeitsplatz, dann darf grundsätzlich nur die Entfernungspauschale steuerlich abgesetzt werden. Und diese beträgt für die einfache Strecke 38 Cent je Kilometer. Angesichts der hohen Spritpreise an deutschen Tankstellen eine geringe finanzielle Entlastung. Der Abzug tatsächlicher Fahrtkosten ist hier grundsätzlich tabu (Ausnahme bei Behinderung, siehe nachfolgende Infos).
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer fährt an 22 Tagen im Monat zur Arbeit (Fachjargon: erste Tätigkeitsstätte). Dabei legt er einfach 24 Kilometer zurück. Folge: Er kann für die 1.056 zurückgelegten Kilometern pro Monat 200,64 Euro Werbungskosten geltend machen (24 km x 22 Tage x 0,38 Euro/km). Bei einem Steuersatz von 35 Prozent würde das eine Steuerbelastung von 70,22 Euro im Monat bedeuten. Die Tankkosten für sein privates Dieselfahrzeug würden dagegen aktuell mit knapp 300 Euro zu Buche schlagen.
Aus diesem Grund denkt der Gesetzgeber über eine Erhöhung der Entfernungspauschale nach. Wie hoch diese ausfallen soll, ist noch ungewiss.
Ausnahmen, bei denen tatsächliche Fahrtkosten abgesetzt werden dürfen
Es gibt jedoch Ausnahmen, bei denen Steuerzahler dem Finanzamt die tatsächlichen Fahrtkosten präsentieren dürfen. Das kommt insbesondere in folgenden Fällen in Betracht:
- Ein Arbeitnehmer bzw. ein Unternehmer ist mit seinem Privat-Pkw im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit (Dienstreise) unterwegs.
- Fahrten eines Arbeitnehmers bzw. Unternehmers mit dem Privat-Pkw zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte bzw. bei Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung (=Anmietung einer Zweitwohnung aus beruflichen Gründen) bei einem bestimmten Grad der Behinderung.
Praxis-Tipp:
Möchte ein Arbeitnehmer bzw. Unternehmer dem Finanzamt seine tatsächlichen Fahrtkosten präsentieren, weil diese höher sind als die abziehbaren Pauschalen, dann müssen die tatsächlichen Fahrtkosten nachgewiesen werden.
Tatsächliche Fahrtkosten bei einer Behinderung
Für Fahrten mit dem Privat-Pkw zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder bei Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung dürfen statt der Entfernungspauschale ausnahmsweise die tatsächlichen Fahrtkosten als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn der Arbeitnehmer bzw. Unternehmer
- einen Grad der Behinderung von mindestens 70 hat oder
- der Grad der Behinderung mindestens 50 beträgt und eine erhebliche Beeinträchtigung der Bewegungsfähigkeit im Straßenverkehr vom Versorgungsamt festgestellt wird.
So werden die tatsächlichen Fahrtkosten ermittelt
Die tatsächlichen Fahrtkosten, die steuerlich abgesetzt werden sollen, sind in den folgenden vier Schritten zu ermitteln:
- Schritt 1: Zunächst sind die Gesamtkosten des privaten Fahrzeugs vom 1. Januar 2026 bis zum 31. Dezember 2026 zu ermitteln. Dazu gehören sämtliche Kosten für Tanken, für Steuer und Versicherung sowie für Reparaturen und Reinigung. Auch die Abschreibung des Kaufpreises gehört zu den Gesamtkosten.
- Schritt 2: Anschließend sind die zurückgelegten Kilometer vom 1. Januar 2026 bis zum 31. Dezember 2026 zu ermitteln.
- Schritt 3: Werden nun die Gesamtkosten (Schritt 1) durch die Gesamtfahrleistung (Schritt 2) geteilt, erhält man die tatsächlichen Fahrtkosten für einen Kilometer.
- Schritt 4: In Schritt vier werden die beruflich bzw. betriebliche zurückgelegten Kilometer ermittelt und mit den tatsächlichen Kosten für einen Kilometer multipliziert. So bekommt man die tatsächlichen Fahrtkosten, die steuerlich abgesetzt werden können.
Praxis-Tipp:
Wurden nicht alle Tankbelege aufbewahrt und ist es deshalb schwierig, im ersten Schritt die tatsächlichen Fahrtkosten zu ermitteln, dürfen die Gesamtkosten ausnahmsweise auch geschätzt werden (BFH, Urteil v. 7.4.1992, Az. VI R 113/88). Hier wird der minimale Verbrauch laut Hersteller mit durchschnittlichen Treibstoffkosten multipliziert.