Unternehmensführung -

Jahresgespräch 4 Schritte zum erfolgreichen Mitarbeitergespräch

In vielen Betrieben stehen sie bald an: Jahresgespräche. Meetings, in denen man das vergangene Jahr Revue passieren lässt, Kritik austauscht und sich neue Ziele setzt. Im besten Fall trägt das Jahresgespräch dazu bei, Atmosphäre und Arbeitsleistung zu verbessern. In vielen Fällen aber ist es reine Zeit- und Geldverschwendung. So wird Ihr Mitarbeitergespräch ein Erfolg.

Jahresgespräch: Noch zeitgemäß?

Jahresgespräche sind Teil der Feedback-Kultur eines Betriebs - aber keinesfalls unumstritten. So kommt etwa die Beratungsagentur Metaberatung nach einer Umfrage zu dem Schluss, dass "die klassischen Mitarbeitergespräche zum Jahresende nicht mehr zeitgemäß sind." Begründung: Mitarbeiter würden sich in der neuen Arbeitswelt regelmäßiges Feedback wünschen, eine solche Strategie aber lasse sich mit den klassischen Gesprächen zur Jahresbilanz alleine nicht mehr verwirklichen. "Es wird also in Zukunft immer wichtiger, die Lernfähigkeit der Mitarbeiter zu unterstützen, und - sehr wichtig - konstruktives Feedback zu geben, nicht erst am Ende eines Jahres", so Geschäftsführer Rainer Neubauer.

Dass ein jährliches Mitarbeitergespräch in der Arbeitswelt des 21. Jahrhunderts hingegen noch immer seinen Platz hat, sagt das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschug (IAB). Laut einer IAB-Untersuchung setzen stolze 72 Prozent der Betriebe mit mehr als 50 Mitarbeitern auf Jahresgespräche. "Mitarbeitergespräche und Leistungsbeurteilungen korrelieren positiv mit der Zufriedenheit der Beschäftigten, deren Engagement sowie ihrer Bereitschaft, im Betrieb zu bleiben", schreiben die Autoren in ihrer Analyse.

Und auch im Handwerk ist die Tendenz: Immer mehr Betriebe führen Jahresgespräche nicht nur durch, sondern nehmen sie auch ernst. Diese Erfahrung hat Hartmut Stahl gemacht. Der Trainer und Berater lebt vom steigenden Beratungsbedarf, bietet Coachings speziell für kleine und mittlere Betriebe an. "Es ist eine Qualitätsfrage", sagt Stahl. Eine gute Vorbereitung sei unerlässlich, ohne die würden in der Tat viele Gespräche im Sande verlaufen.

So läuft ein Jahresgespräch im besten Fall ab.

Mitarbeitergespräch: Der Ablauf

1. Vorbereitung

"Wenn die Unterlagen fehlen, also ein Gesprächsleitfaden und Qualifizierungsmatrix nicht existieren, ist natürlich die Qualität des gesamten Gesprächs infrage gestellt“, so Stahl. Der Gesprächsleitfaden beinhaltet Zweck und Struktur des Gesprächs, wird dem Mitarbeiter vor dem Gespräch zur Verfügung gestellt. Die Qualifizierungsmatrix hält dessen Kompetenzen fest - und dient zugleich als Orientierung, ob ein möglicher Qualfizierungsbedarf besteht. Auch Sollvorgaben sind wichtig. Denn ohne die kann ein Chef oder Meister nicht zu objektiv nachprüfbaren Beurteilungen kommen.

Generell gilt: Wer unvorbereitet ins Mitarbeitsgespräch geht, verlässt sich allzu oft aufs eigene Bauchgefühl, bewertet möglicherweise subjektiv und nach Sympathie. Der grundlegend falsche Ansatz.

2. Analyse + Bilanz

Im Gespräch selbst werden die Resultate des letzten Jahres abgeklopft und Ziele für die kommenden zwölf Monate gesetzt. Was wurde im vergangenen Jahr erreicht - und was nicht? Was lief gut, was lief weniger gut?

Wer Grund zur Kritik hat, sollte sie unbedingt äußern, denn dafür ist das Mitarbeitergespräch (auch) da. Aber auf einer sachlichen Ebene: Persönliche Anspielungen oder gar Attacken sind - oder sollten es zumindest sein - tabu. "Feedback sollte stets wertschätzend sein und die objektive Ebene niemals verlassen - dies gelingt durch den Abgleich der Resultate mit den vereinbarten Entwicklungszielen", so Neubauer.

3. Planung + Zielsetzung

Welche Aufgaben kann der Mitarbeiter neu übernehmen, welche sollte er abgeben? Welche Ziele sind erstrebenswert und realistisch? Was wünscht sich der Mitarbeiter? Wie kann der Betrieb ihn dabei unterstützen? Nach der Analyse des abgelaufenen Jahres gilt es, neue Zielvereinbarungen für die Zukunft zu vereinbaren.

Entwicklungsziele speziell für Handwerker können zum Beispiel sein: eine Steigerung der Regieleistungen oder die Senkung der Reklamationsquote. Prinzipiell sind alle Aspekte, auf die der Mitarbeiter direkten Einfluss hat, vereinbarungs- und überprüfungsfähig - hier dürfen durchaus kreative Lösungen vorangetrieben werden.

Und ebenfalls wichtig: Das Jahresgespräch sollte nicht mit dem Gehaltsgespräch vermengt werden. "Wenn ich ein Jahresgespräch mit einem Gehaltsgespräch verbinde, ist der Sinn und Zweck eines Jahresgesprächs nicht gegeben", resümiert Stahl. Er empfiehlt, die Gehaltsverhandlung ein halbes Jahr später zu führen.

4. Protokoll

Nach dem Gespräch ist vor dem Gespräch. Die Zielvereinbarungen sollte man schriftlich festhalten und von beiden Seiten unterschreiben lassen. So können sie im kommenden Jahr leichter überprüft werden.

Tipps für Arbeitnehmer: Darauf sollten Sie achten

  • Vorbereiten: Die Gelegenheit, mit Ihrem Chef so ausführlich zu sprechen, bekommen Sie nicht allzu häufig. Nutzen Sie sie: Lesen Sie den Leitfaden aufmerksam und bereiten sich gründlich auf das Gespräch vor. Überlegen Sie zum Beispiel vorab, welche Kritikpunkte Ihr Chef anbringen wird - und wie Sie darauf reagieren könnten.
  • Üben: Ruhig einmal vorher vor dem Spiegel üben, damit Sie sich und Ihre Argumente richtig in Szene setzen - und Sicherheit gewinnen. Das gilt nicht nur, aber auch für Hypernervöse oder weniger Redegewandte.
  • Loben: Mitarbeiter wollen wertgeschätzt werden, das ist bekannt. Aber Führungskräfte wollen das auch. Es spricht also nichts dagegen, Ihrem Chef - sofern Anlass dazu besteht - auch mal ein Lob auszusprechen.
  • Vorschlagen: Formulieren Sie Ziele. Machen Sie proaktiv Vorschläge, wie Sie sie erreichen können. Oder wie die Leistung des gesamten Betriebs verbessert werden könnte. Dabei kann es sich um Schulungen, Weiterbildungen oder Teambuilding-Events handeln.
  • Nachbereiten: Wurde alles angesprochen, das Ihnen wichtig ist? Lautet die Antwort "Nein", dann dürfen Sie ruhig um ein kurzes Nachgespräch bitten.

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