Mittelständler verzichten laut einer Studie jährlich auf rund 15 Milliarden Euro. Demnach nutzen deutsche Unternehmen die Möglichkeiten des Forderungsmanagements nur ungenügend. Zu hohe Außenstände können jedoch die Existenz bedrohen. Sieben Tipps für ein erfolgreiches Forderungsmanagement.
Vor allem kleine und mittlere Unternehmen verzichten laut einer Studio von Debitos aus dem Jahr 2012 darauf, offene Rechnungen einzufordern. Demnach werden jährlich etwa 15 Milliarden Euro nicht mehr eingefordert.
Zahlungsausfälle können Existenz kosten
Werden ausstehende Forderungen jedoch zu hoch, kann das schnell existenzbedrohend werden. Allerdings gibt es auch für kleine Betreibe wirksame Methoden, um das Risiko unbezahlter Rechnungen zu vermeiden. Für ein erfolgreiches Forderungsmanagement sollten Betriebe auf folgendes achten:
Bonität prüfen
Zahlungsverhalten von Kunden sollten immer überprüft werden. Die nötigen Informationen erhalten Unternehmen über Wirtschaftsauskünfte, wie die Creditreform oder Bonitätschecks von Banken. Die Bonität sollte zum Beispiel auch vor Abschluss von Lieferverträgen eingeholt werden.
Kundenkartei aktuell halten
Um eine Rechnung auch zustellen zu können, müssen unbedingt die Kundendaten richtig und vollständig sein.
Vorkasse oder Teilrechnungen
Jedoch ist es im Handwerk oftmals so, dass vor allem Endverbraucher schon bei geringstem Nachbesserungsbedarf den gesamten Betrag einbehalten. Oftmals werden Mängel auch bewusst gesucht, um der eigenen Zahlungspflicht nicht nachkommen zu müssen. Hier ist es hilfreich mit Vorkasse zu arbeiten.
Bei kleinen Aufträgen schadet es auch nicht, direkt zu kassieren. Bei größeren Aufträgen immer mit Anzahlungen und Abschlagsrechnungen arbeiten.
Rechtssicherheit
Nun kann nicht bei jeder kleinen Reparatur ein Zahlungsplan vereinbart werden. Wichtig ist jedoch im Hinblick auf eventuelle Rechtsstreitigkeiten immer darauf zu achten, dass die Dienstleistung detailliert beschrieben wird und, dass unter jedem Auftrag die Unterschrift des Auftraggebers steht. Auch die AGB sollten immer aktuell gehalten werden.
Zahlungseingänge genau überwachen
Rechnungstellung
Rechnungen sollten auch immer zügig nach der erbrachten Leistung gestellt werden. Unternehmen sollten auch darauf achten, keine zu großzügigen Zahlungsziele einzuräumen. Besser ist es, Anreize zu bieten, möglichst schnell zu zahlen, zum Beispiel über das Skonto.
Überblick bewahren
Achten sollten Betriebe auch auf bestimmte Warnhinweise: Ändert ein Kunden beispielsweise häufig die Zahlungsweise oder die Bankverbindung? Wer nimmt das Skonto in Anspruch? Wer überschreitet häufiger das Zahlungsziel? Dabei ist es unbedingt notwendig, die Zahlungseingänge genau zu überwachen.
Mahnwesen
Wird nicht pünktlich gezahlt, zeitnah eine Zahlungserinnerung rausschicken. Sie sollten einen festen Zyklus mit maximal drei Mahnungen festlegen. Es ist auch wichtig, den richtigen Ton zu finden, um den Kunden und eventuelle Folgeaufträge nicht zu verlieren. Tipps dazu finden Sie in unserem Beitrag "Zahlungsverzug: Den richtigen Ton finden". Kommt auch nach den Mahnungen keine Reaktion sich nicht scheuen ein Inkassounternehmen einzusetzen.
Die Handwerkskammern bieten zum Thema Forderungsmanagement regelmäßig Veranstaltungen an und auch bei den Kammer-Beratern erhalten Handwerksunternehmer Tipps und Informationen.
Weitere Informationen gibt es auch auf der Seite existenzgruender.de. Eine Webseite des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie. dhz