Interview mit Andreas Keller, bei der Handwerkskammer Niederbayern-Oberpfalz zuständig beim Thema Bankenkommunikation, zur Umstellung auf den einheitlichen Zahlungsraum SEPA Anfang 2014. Keller empfiehlt, nicht länger mit der Umstellung zu warten, denn für einige Branchen ist der Aufwand unter Umständen hoch.
Frank Muck
DHZ: Was bedeutet SEPA genau und warum gibt es diese Umstellung?
Andreas Keller: "SEPA" heißt "Single European Payment Area", also einheitlicher europäischer Zahlungsverkehrsraum. SEPA soll ermöglichen, dass künftig nur mehr ein Bankkonto für alle Geldtransaktionen in ganz Europa benötigt wird und beispielsweise Betriebe, die im europäischen Ausland tätig sind, in dem jeweiligen Land kein eigenes Bankkonto benötigen, das beantragt und geführt werden muss. Außerdem soll damit die einheitliche Nutzung von IBAN ("International Bank Account Number" = Internationale Kontonummer) und BIC ("Business Identifier Code" = Bankleitzahl) in ganz Europa erfolgen, die damit die bisherigen Kontonummern und Bankleitzahlen ablösen. Allerdings finden sich die Zahlenfolgen, die bisher in der Kontonummer und der Bankleitzahl waren, auch in der IBAN und der BIC wieder. Betroffen von der Umsetzung ist jeder Betrieb, der Überweisungen tätigt, Lastschriften einzieht oder Abbuchungen einzieht. Scheckzahlungen sind von SEPA nicht direkt betroffen.
"EDV-Programme können sich lohnen, wenn besonders viele Konten umzustellen sind."
DHZ: Wie sollten die Betriebe bei einer Umstellung vorgehen?
Keller: Betriebe können und sollten heute schon beginnen, sich auf die Umstellung vorzubereiten. Die Umstellung betrifft dabei vor allem die Lohnkonten der Mitarbeiter aber auch die fest eingespeicherten Konten von Lieferanten beispielsweise. Wird etwa eine Zahlungsverkehrssoftware genutzt, so ist zu prüfen, ob diese die Umstellung in SEPA schon ermöglicht und damit die Konten schon umgestellt werden können. Falls die Software das noch nicht ermöglicht, gibt es vielleicht ein Update, mit dem die Umstellung möglich ist. Der Hauptaufwand wird darin liegen, die bestehenden und gespeicherten Kontonummern (z.B. der Mitarbeiter für die Überweisung der Löhne) auf die neuen Formate umzustellen. Dies kann händisch erfolgen, Banken bieten teilweise aber auch EDV-Programme an, die diese Umstellung automatisch vornehmen. Teilweise wird hierfür aber eine Gebühr erhoben, die sich aber lohnen kann, wenn besonders viele Konten umzustellen sind.
Seite 2: Wer hat am meisten mit der SEPA-Umstellung zu tun?
DHZ: Wo gibt es sonst noch Unterstützung?
Keller: Als erstes empfiehlt es sich, mit der Hausbank darüber zu sprechen und sich Informationen zu holen. Natürlich stehen auch die Betriebsberater der Handwerkskammern gerne mit Rat zur Seite.
DHZ: Wie lange dauert der Umstellungsprozess in etwa und wann sollten die Betriebe spätestens damit anfangen?
Keller: Die Dauer des Umstellungsprozesses hängt wesentlich davon ab, wie viele Konten umgestellt werden müssen und ob ein Betrieb beispielsweise selbst von seinen Kunden Lastschriften einzieht oder Abbuchungen tätigt. Je früher damit begonnen wird, desto besser, denn es ist davon auszugehen, dass zum 1. Februar 2014 bei vielen Betrieben Probleme in der Umstellung auftreten und deswegen die für die Problemlösung zuständigen Stellen (z.B. Hotlines) blockiert sein dürften. Die Banken sind bereits heute in der Lage, IBAN und BIC zu verarbeiten, so dass im Grunde ein Betrieb unmittelbar mit der Umstellung anfangen kann.
"Intensiv wird die Umstellung für Betriebe, die Lastschriften von ihren Kunden einziehen oder Abbuchungen vornehmen."
DHZ: Gibt es Betriebe, die stärker von dieser Umstellung betroffen sind als andere?
Keller: Wie gesagt ist im Grunde jeder Betrieb betroffen und abhängig von der Anzahl seiner gespeicherten und oft benutzten Kontonummern unterschiedlich stark. Relativ intensiv wird die Umstellung aber für Betriebe, die Lastschriften von ihren Kunden einziehen oder Abbuchungen vornehmen. Im Handwerk sind das beispielsweise SHK-Betriebe, die die Kosten für Ihre Wartungsverträge per Lastschrift von ihren Kunden einziehen. Künftig wird es eine "SEPA-Basis-Lastschrift" geben, was in etwa der bisherigen Lastschrift entspricht und eine "SEPA-Firmen-Lastschrift", die in etwa einer Abbuchung gleicht. Hier ist zum Beispiel vom Kunden keine Rücknahme wegen Widerspruchs möglich.
Seite 3: Wie funktioniert eine SEPA-Lastschrift?
DHZ: Wie funktioniert so eine SEPA-Lastschrift?
Keller: Die SEPA-Firmen-Lastschrift ist nur zwischen Gewerbetreibenden möglich und kann nicht für Abbuchungen von Privatkunden genutzt werden. Betriebe, die künftig auch mit SEPA Lastschriften einziehen wollen, benötigen eine so genannte "Gläubiger-ID", die unter http://glaeubiger-id.bundesbank.de beantragt werden kann. Außerdem muss für eine Lastschrift eine so genannte "Mandatsreferenz" vom Betrieb vergeben werden. Und: für den Einzug von Lastschriften mit SEPA ist ein neues Mandat (also eine neue Erlaubnis) des Kunden, dessen Konto belastet werden soll, nötig. Um die Umstellung nicht auf den letzten Tag zu verschieben, ist zu empfehlen, heute schon neue Lastschrifteinzugsgenehmigungen mit so genannten "Kombi-Mandaten" einzuholen, die sowohl für die bisherigen Lastschriften als auch für SEPA-Lastschriften gelten. Ein Muster für die neuen SEPA-Lastschriftmandate und die Kombimandate gibt es bei der Bayerischen Landesbank unter Bayerische Landesbank, Downloads