Wenn es um die Auswahl von Lieferanten oder Produkten geht, gibt es viele Wege, die man wählen kann. Wie man schnell und günstig zum optimalen Lieferanten kommen kann.
Viele Betriebe arbeiten mit Lieferanten zusammen. Doch wie findet man den besten Lieferanten? Häufig kommt einfach der Stammlieferant zum Zuge, die Entscheidung fällt aus dem Bauch heraus oder der Auswahl liegt eine Strategie zugrunde.
In jedem Falle sollte es schnell gehen und kostengünstig sein. Da das jedoch in den meisten Fällen nicht ganz so einfach ist, kann man das Instrument des Lieferantenbriefings einsetzen. Es kann helfen, den gesamten Beschaffungsprozess effizient zu gestalten.
Den eigenen Bedarf bestimmen
"Briefing" meint eine Kurzeinweisung oder eine kurze Besprechung zu einem Thema oder einer Aufgabe. Bei der Recherche nach einem geeigneten Lieferanten kann sich eine solche Anweisung als sehr lohnend herausstellen. Das Briefing nämlich zwingt dazu, den eigenen Bedarf so genau wie möglich zu bestimmen. Der Lieferant kann dann ein möglichst passgenaues Angebot erstellen. Auch auf seiner Seite ist das Briefing eine professionelle Herangehensweise, da auf beiden Seiten Zeit und Geld gespart und Missverständnisse und Probleme vermieden werden.
Hilfreiche Tipps zum Lieferantenbriefing:
1. Die Bedarfsbestimmung
Das Ziel des Lieferantenbriefings ist es, die Angebote von mehreren Anbietern gut miteinander vergleichen zu können. Damit die möglichen Lieferanten aber maßgeschneiderte Angebote machen können, muss sich der eigene Betrieb über den tatsächlichen Bedarf im Klaren sein.
Wichtig dabei ist die Überlegung, wie man bei den Kunden punkten will: Durch die günstigsten Preise, die höchste Qualität oder dem besten Service? Bestimmt werden muss, was genau für die Produktion benötigt und wie damit weiter verfahren wird. So können Handwerker dem Hersteller oder Lieferanten später eine genaue Vorstellung davon geben, welches Produkt in welcher Ausfertigung gewünscht ist.
2. Die Lieferantenrecherche
Erst wenn der eigene Bedarf genau bestimmt wurde, können die Nachforschungen bezüglich eines Lieferanten beginnen. Als Einkäufer sieht man sich dann mit der schwierigen Frage konfrontiert, welcher Händler, Hersteller oder Lieferant den Anforderungen am besten gerecht wird. Was passiert, wenn er ausfällt oder wenn bestelltes Material nur unpünktlich, in schlechtem Zustand oder zu hohen Preisen und schlechten Konditionen geliefert wird? Darauf sollte der Lieferant gute Antworten haben. Die Anbieter kann man schließlich in drei Gruppen einteilen: "Unverzichtbare", "Wichtige" und "Weniger wichtige" .
3. Das Lieferantenbriefing
Hat man einen gut geeigneten Lieferanten gefunden, sollten die Ergebnisse aus der Bedarfsbestimmung unbedingt in das Lieferantenbriefing miteinbeziehen. Damit kann man es vermeiden, dass es zu Missverständnissen, Fehllieferungen oder Verspätungen kommt. Kriterien für die Angebotseinholung sollte man schriftlich festhalten und an den Anbieter weitergeben:
- Um welches Produkt geht es?
- Was soll angefertigt werden?
- Wo soll es zum Einsatz kommen?
- Welche Aufgabe hat das Produkt?
- Welches Material soll verwendet werden?
- Bis wann soll das Produkt fertig und geliefert sein?
- Welchen Ansprechpartner gibt es für Rückfragen?
Wenn eine längerfristige Zusammenarbeit mit dem Lieferanten geplant ist, kann man das auch bereits in dem Briefing erwähnen. So können sich beide Seiten bereits ab diesem Zeitpunkt darauf einstellen. Außerdem kann der Lieferant das dann in seinem Angebot berücksichtigen. Bei einer kompletten Neuanfertigung eines Produkts kann ein Gespräch unter vier Augen ebenfalls eventuellen Problemen vorbeugen. Definieren Sie Ihre Auswahlkriterien: Preis, Konditionen, Qualität, Termintreue, Flexibilität usw. dhz