Hohe Außenstände und offene Rechnungen belasten die Finanzen vieler Handwerksbetriebe. Auch Komplikationen bei der Auftragsabwicklung mit Lieferanten oder Streitigkeiten aus Kaufverträgen können schnell im finanziellen Desaster enden. Drei einfache Tipps, damit Sie ruhiger schlafen können.
Wenn Betriebe in Schieflage geraten, liegt dies auch häufig daran, dass sie die Risiken von Zahlungsausfällen und Vertragsstreitigkeiten unterschätzt haben. Sie wissen dann nicht, wie sie gegenüber Kunden ihr Recht einfordern sollen. Dabei ließe sich laut Experten das Insolvenzrisiko bereits durch einige grundlegende Präventivmaßnahmen, zum Beispiel der Festlegung von Abschlagszahlungen, minimieren.
Erstens: den Auftraggeber prüfen
„Um später nicht auf einer Rechnung sitzen zu bleiben, sollte als allererstes festgestellt werden, wer der eigentliche Auftraggeber ist, also am Ende den Auftrag bezahlt“, rät Robert Höck, Obermeister der Innung Metall Augsburg und stellvertretender Kreishandwerkermeister der Kreishandwerkerschaft. Die genaue Rechnungsadresse des Auftraggebers, mit vollem Namen und Geburtsdatum, sollte erfragt und bei der Schufa seine Bonität geprüft werden.
„Eine einfache Maßnahme, die aber von vielen Handwerkermeistern vergessen wird“, sagt Höck. Das habe oft drastische Konsequenzen: So habe beispielsweise in einem Fall ein Handwerker, der für 45.000 Euro zwei Schiebetore und einen Zaun erstellt hat, die Überprüfung versäumt. Später bekam er kein Geld, weil sein Auftraggeber nicht mehr liquide war. Das führte zum Bankrott.
Zweitens: Aufträge schriftlich fixieren
Bei Vertragsabschluss kann im nächsten Schritt eine schriftliche Auftragsbestätigung verfasst werden, in der Termine und Zahlungsmodalitäten festgehalten sind. „Jeder Handwerker sollte wenigstens ein vom Auftraggeber unterschriebenes Blatt Papier haben, auf dem steht, welche Leistungen zu welchem Geld und zu welcher Zeit vereinbart sind. Das muss ja kein dreiseitiger Vertrag sein,“ betont Holger Scheiding, langjähriger Rechtsberater bei der Handwerkskammer für München und Oberbayern.
„Es mag zwar sein, dass es lokal ohne schriftliche Absicherung, allein nach Treu und Glauben, noch gut funktioniert. Aber insbesondere in der Großstadt oder bei Gewerbekunden ist so ein unterzeichnetes Blatt Papier das absolut notwendige Minimum“, sagt Scheiding. Denn nur wenn ein solches Schriftstück vorliegt, ist die Höhe des Auftrags auch später noch nachvollziehbar und dem Auftraggeber kann ein Verstoß nachgewiesen werden. Um vor Gericht die ausstehende Geldsumme einklagen zu können, sei dies entscheidend: „Die Beweislast liegt in solchen Fällen immer beim Handwerksbetrieb“, betont Rechtsanwalt Scheiding.
Drittens: Abschlagszahlung einfordern
Als weitere Absicherungsmaßnahme gegen finanzielle Risiken können Betriebe auf Abschlagszahlungen bestehen. Die erste Zahlung sollte vorab für das Material veranschlagt werden. Danach kann der Handwerker im Grunde für jeden Tag Geld verlangen.
Obermeister Höck empfiehlt zwei weitere Zahlungsschritte: „Nach dem ersten Abschlag von einem Drittel der Auftragssumme kann der zweite beim Vorarbeiten in der Werkstatt eingefordert werden und der letzte beim Abschluss der Montage beziehungsweise beim Erstellen des Abnahmeprotokolls.“
Werden offene Rechnungen bis zum Ablauf der gesetzten Frist nicht beglichen, kann auch ein Inkassounternehmen oder ein Rechtsanwalt eingeschaltet werden. „Außerdem gibt es die Möglichkeit, im Vorfeld den Auftrag über eine Factoringgesellschaft laufen zu lassen“, so Höck. In diesem Fall schützt sich der Handwerker vor Ausfällen, indem er die Forderungen an den Finanzdienstleister abtritt.
Rechtsschutzversicherungen helfen
Müssen ausstehende Zahlungen vor Gericht eingeklagt werden, lohnt es sich für Betriebe, eine Rechtsschutzversicherung abzuschließen. „Es gibt leider immer ein paar schwarze Schafe unter den Kunden, die es bewusst auf einen Rechtsstreit ankommen lassen“, so Scheiding.
Wie wichtig ein Vertragsrechtsschutz ist, erklärt Esther Marotzke-Vogthofer, Gesellschafterin der Vogthofer Gebäudetechnik GmbH: „Verliert man einen Prozess, zahlt man nicht nur den eigenen Anwalt, sondern auch den der Gegenseite und die Gerichtskosten.“ Hinzu kämen eventuelle Zeugengelder oder Honorare für Sachverständige.
Da die Versicherung jedoch kostenintensiver als ein Privatrechtsschutz ist und es je nach Anbieter unterschiedliche Policen gibt, rät Rechtsanwalt Scheiding den Betrieben, sich vor einem Abschluss umfassend über die enthaltenen Leistungen zu informieren. „Man sollte sich die Allgemeinen Geschäftsbedingungen genau ansehen und sicherstellen, dass zum Beispiel Vergütungsstreit und Forderungsausfälle enthalten sind.“
Mangelnde Absicherung durch Unwissen und unterschätzte Risiken
Die Gründe, warum selbst die einfachsten dieser Schutzmaßnahmen häufig nicht ergriffen werden, sind verschieden. Oft seien die Betriebe mit dem Thema nach wie vor nur rudimentär vertraut und unterschätzten die Risiken, so Höck: „Nur wenn Handwerker einer Innung angehören, sind sie über diese Themen umfassend informiert.“ In diesem Fall profitieren sie von den Informationsveranstaltungen, die Handwerkskammern und Innungen regelmäßig anbieten, sowie von ihrer Rechtsberatung.
Handwerker sind es außerdem oft gewohnt, alles nur mündlich zu regeln. „Hält man sich an die empfohlenen Maßnahmen, bedeutet das im Einzelfall, einen Tag in der Woche für Schreibtischtätigkeiten reservieren zu müssen. Die Arbeit auf der Baustelle bleibt währenddessen liegen“, meint Rechtsanwalt Scheiding. Zusätzlich beschwerten sich viele Stammkunden, bei denen die mündliche Regelung unproblematisch war, über den Umstellungsversuch und die Verkomplizierung der Angelegenheiten.
Aus Angst verzichtet man dann auf die Absicherungsmaßnahmen und bleibe bei Geschäften per Handschlag. Beide Experten sind jedoch der Ansicht, dass dieses Vorgehen im Jahr 2011 nicht mehr zeitgemäß ist. Scheiding: „Es gibt Fortbildungen für Handwerker, in denen sie zum Beispiel auch lernen können, Kunden gegenüber konsequenter aufzutreten. Diese sollten noch stärker in Anspruch genommen werden.“ dhz