Durch Delegation kann eine Führungskraft nicht nur selbst Zeit sparen, sie fördert damit auch die Eigenständigkeit ihrer Mitarbeiter. Wie Sie Aufgaben so delegieren, dass am Ende das gewünschte Ergebnis herauskommt.
Fakt ist: Der Chef kann nicht alle Arbeiten selbst erledigen. Deshalb ist es wichtig, dass die Führungskraft durch Delegation nicht nur selbst Zeit spart, sondern dadurch auch die Eigenständigkeit der Mitarbeiter fördert. Allerdings müssen vorab einige wichtige Fragen geklärt und Punkte beachtet werden.
1. Was soll der Mitarbeiter erledigen?
Beschreiben Sie die Aufgabe genau. Damit vermeiden Sie zum einen, dass Sie die Aufgabe nur unvollständig übertragen und sich dann später ärgern, wenn nur die Hälfte bearbeitet wurde. Darüber hinaus können spätere Diskussionen mit dem Mitarbeiter ("Das haben Sie aber nicht gesagt!") vermieden werden.
2. Wer soll die Aufgabe erledigen?
Halten Sie die Person schriftlich fest. Dann können Sie immer nachvollziehen, wem Sie eine Aufgabe übertragen haben.
3. Warum soll ausgerechnet dieser Mitarbeiter die Aufgabe erledigen?
Überlegen Sie sich genau, ob der Mitarbeiter über freie zeitliche Kapazitäten verfügt. An dieser Stelle müssen Sie sich auch überlegen, welche Fähigkeiten Sie bei dem Mitarbeiter sehen, die ihn dazu qualifizieren, die Aufgabe zu übernehmen.
4. Wie wollen Sie die Aufgabe erledigt bekommen?
Notieren Sie sich die wichtigsten Punkte, die Ihnen bei der Erledigung der Aufgabe von Bedeutung sind. Damit stellen Sie sicher, dass Sie bei der Übertragung der Arbeit nichts vergessen, sondern dem Mitarbeiter alles Wesentliche mitteilen. Engen Sie Ihren Mitarbeiter aber nicht ein. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie nur das wesentliche Ziel/Ergebnis vorgeben - nicht den Weg!
5. Bis wann soll die Aufgabe erledigt sein?
Nennen Sie den genauen Termin! Dies schafft auch für Ihren Mitarbeiter Klarheit und ermöglicht eine genaue Planung der Kapazitäten. Und Sie können nach Ablauf des Termins die Arbeitsergebnisse konkret einfordern. Prüfen Sie, ob es sinnvoll ist, Meilensteine (Zwischenergebnisse) zu vereinbaren.
6. Nehmen Sie sich Zeit für Fragen
Möglicherweise hat der Mitarbeiter Fragen. Sie sollten ihm geduldig zuhören und alle Informationen weitergeben, die Ihnen zur Verfügung stehen. Nur so wird er die Arbeit Ihren Vorstellungen entsprechend machen können.
7. Geben Sie Feedback
Nach der Erledigung der Aufgabe möchte Ihr Mitarbeiter selbstverständlich wissen, ob Sie mit seiner Arbeit zufrieden waren. Geben Sie deshalb immer zeitnah eine Rückmeldung. Teilen Sie dem Mitarbeiter zunächst alle positiven Punkte mit. Was hat Ihnen gut gefallen? Hat der Mitarbeiter den Termin eingehalten? Hat er das Ziel so erreicht, wie Sie es mit ihm vereinbart haben? Nennen Sie erst dann die Kritikpunkte. Damit vermeiden Sie, dass sich der Mitarbeiter kritisiert und angegriffen fühlt und Ihr Lob gänzlich untergeht.
8. Delegationsfehler vermeiden
Einer der häufigsten Fehler ist die Scheindelegation, bei der zwar Aufgaben, aber nicht die dazugehörige Verantwortung und Entscheidungsfreiheit delegiert werden.
Typische Delegationsfehler:
- verteilen nicht zusammenhängender Einzelaufgaben
- unklare Aufgabenstellung
- Mitdelegation des eigenen Arbeitsstils/des Weges
- unklare Kompetenzen
- unklare Termine
- Delegation an zwei Personen, ohne dass diese voneinander wissen
- zu enge/zu laxe Kontrolle
- selbst in die delegierte Aufgabe eingreifen
- zwischen Tür und Angel delegieren
- keine Feedbackschleifen vereinbaren
- keine Meilensteine vereinbaren
- Zeit von der Übertragung bis hin zur Erledigung ist oft zu knapp bemessen
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Vertrauen entgegenbringen, erhöhen Sie die Motivation und Identifikation mit der Aufgabe und fördern gleichzeitig deren persönliche Entwicklung und Selbstverantwortung. Achten Sie bei der Delegation darauf, dass Sie...
- Aufgaben nicht aus der (Zeit-)Not heraus delegieren,
- herausfordernde (aber keine unlösbaren) Aufgaben delegieren,
- solche Aufgaben delegieren, die für den Mitarbeiter mit dem Erwerb neuer Kompetenzen verbunden sind,
- bereits zum Zeitpunkt der Delegation Ergebniskontrollen ankündigen (und dem Mitarbeiter erklären, dass das auch seiner eigenen Sicherheit dient),
- die unterschiedliche Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter berücksichtigen, um Unter- und Überforderung zu vermeiden!
Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss die Kompetenz besitzen, dem richtigen Mitarbeiter die richtige Aufgabe zu übertragen - und genug Selbstdisziplin, zwar angemessen zu kontrollieren, aber ihm nicht ins Handwerk zu pfuschen.