Der Besuch einer Messe kann sowohl beruflich als auch privat veranlasst sein. Das Finanzamt beteiligt sich nur dann an den Kosten für den Besuch einer Messe, wenn plausibel erläutert wird, dass der Besuch ausschließlich beruflich war.
Der Besuch einer Fachmesse kann viele Gründe haben. Entweder ist ein Unternehmer auf der Suche nach neuen Kunden, neuen Mitarbeitern oder neuen Techniken für seine Branche. Oder der Messebesuch hat rein private Gründe. Weil der Besuch einer Messe sowohl beruflich als auch privat veranlasst sein kann, beteiligt sich das Finanzamt nur dann an den Kosten für den Besuch einer Messe, wenn plausibel erläutert wird, dass der Besuch ausschließlich beruflich war.
Arbeitnehmer und Unternehmer sind in der Nachweispflicht
Bevor Sie nun erfahren, an welchen Kosten sich das Finanzamt beteiligt, sollten Sie Vorkehrungen dazu treffen, dem Finanzamt detaillierte Nachweise vorlegen zu können, die die ausschließlich beruflichen Gründe des Messebesuchs verdeutlichen. Die Nachweise helfen Ihnen, das Finanzamt von der beruflichen Veranlassung des Messebesuchs zu überzeugen:- Notieren Sie auf einem Blatt Papier, warum der Messebesuch aus beruflichen Gründen erfolgt (Treffen mit Kunden, Kundenakquise, Suche nach neuen Mitarbeitern, Suche nach neuem Arbeitgeber, Vortrag oder Podiumsdiskussion zu beruflichen Fragen, Stand der neuesten Technik der Branchen erfahren).
- Heften Sie die Visitenkarten Ihrer Gesprächspartner ab und führen Sie eine Art Messetagebuch, was Sie wann gemacht haben.
Haben Sie Ihre Eintrittkarte verloren, schreiben Sie das ebenfalls auf dieses Blatt Papier. Kaufen Sie sich niemals nachträglich im Internet Eintrittskarten. Das Finanzamt hat solche Verkäufer von Karten im Internet im Visier. Kaufen Sie sich nachträglich eine Karte, könnte man Ihnen eine Steuerhinterziehung unterstellen. Denn oftmals präsentieren Unternehmer und Arbeitnehmer dem Finanzamt sehr hohe Fahrtkosten zu Messen, die sie niemals besucht haben.
Fahrtkosten zur Messe
Fahren Unternehmer oder Arbeitnehmer mit ihrem Privat-Pkw zu einer Messe und ist der Messebesuch beruflicher Natur, dürfen die Fahrtkosten pauschal mit 30 Cent je Kilometer für die Hin- und Rückfahrt geltend gemacht werden.
Beispiel: Unternehmer Huber lebt in Nürnberg und besucht die IHM in München . Da er für die Fahrt zur Messe seinen Privat-Pkw benutzt, kann er Betriebsausgaben in Höhe von rund 121 Euro (202 km x 2 x 0,30 Euro) von seinem Gewinn abziehen. Variante: Der Bauschlosser Maier trifft sich auf der IHM mit einem Unternehmer, der ihn gerne einstellen möchte. Daneben hört er sich noch einen Vortrag zum neuen Meister-Bafög an. Herr Maier reist aus Hamburg mit dem Auto an. Da er einfach 775 km zurücklegt, darf er Werbungskosten von 465 Euro geltend machen.
Praxistipp: Je weiter die Entfernung von zu Hause zur Messe ist, desto höher sind die Anforderungen an die Nachweise für den Messebesuch. Herr Maier sollte deshalb seine Tankquittungen aufheben und sich von dem Unternehmer, der ihm einen Job angeboten hat, das Treffen schriftlich bestätigen lassen. Auch die Aufbewahrung von Unterlagen zu besuchten Vorträgen schadet nicht.
Übernachtungskosten – Hotelrechnung aufbewahren
Wer anlässlich eines Messebesuchs übernachtet, sollte wissen, dass das Finanzamt als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben nur die nachgewiesenen Kosten einer Übernachtung anerkennt. Wer bei Bekannten übernachtet, kann also keine Übernachtungskosten steuerlich geltend machen. Ist in der Hotelrechnung der Preis für das Frühstück enthalten, sind die Werbungskosten- bzw. Betriebsausgaben um diesen Betrag zu mindern. Ist nicht klar, was das Frühstück kostet, weil neben der Übernachtung nur ein Bussines-Package ausgewiesen ist, muss die Hotelrechnung pauschal um 4,80 Euro gemindert werden.
Unternehmer oder Arbeitnehmer, die an den Messebesuch ein paar Tage Urlaub anhängen, dürfen nur die Übernachtungskosten als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben geltend machen, die beruflich veranlasst sind. Auch die An- und Abreisekosten sind nach Zeitanteilen in abziehbare und nichtabziehbare Betriebsausgaben und Werbungskosten aufzuteilen. Beispiel: Unternehmerin Wohlgemut besucht aus beruflichen Gründen die IHM in München. Sie trifft sich an vier Tagen mit Kunden und Geschäftspartnern und bleibt noch einmal drei Tage privat in München. Die Kosten für die An- und Abreise betrugen 400 Euro, die Hotelrechnung beträgt ohne Frühstück auf 600 Euro. Von den sieben Tagen war Frau Wohlgemut also vier Tage beruflich unterwegs. Das entspricht einem Zeitanteil von 57 Prozent. Von den 1.000 Euro darf Frau Wohlgemut also 570 Euro als Betriebsausgaben abziehen.
Verpflegungsmehraufwendungen
Arbeitnehmer und Unternehmer, die aus beruflichen Gründen eine Messe besuchen, befinden sich aus steuerlicher Sicht auf einer beruflichen Auswärtstätigkeit. Dafür gibt es je nach Abwesenheitsdauer von zu Hause und vom Betrieb pauschale Verpflegungsmehraufwendungen.
| Dauer der Abwesenheit von zu Hause und vom Betrieb | Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen pro Tag bei Auswärtstätigkeit in Deutschland |
|---|---|
| mindestens 8 Stunden, aber weniger als 14 Stunden | 6 Euro |
| mindestens 14 Stunden, aber weniger als 24 Stunden | 12 Euro |
| 24 Stunden und mehr | 24 Euro |
Findet die Messe im Ausland statt, gelten je nach Land andere, meist höhere Verpflegungspauschalen. Die Pauschalen können Sie unter bundesfinanzministerium.de abrufen.
Praxistipp: Unternehmer können nur die Verpflegungspauschale als Betriebsausgaben verbuchen, nicht dagegen die tatsächlichen Kosten für das Essen auf der Messe oder in einem Restaurant. Dennoch sollten die Rechnungen über das Essen anlässlich eines Messebesuchs aufbewahrt werden. Denn das Finanzamt
erstattet die Vorsteuer aus diesen Rechnungen.
Bewirtungen haben keine Auswirkung auf die Verpflegungspauschale. Das bedeutet: Bewirtet ein Unternehmer einen Kunden oder Geschäftspartner oder wird er bewirtet, ändert das nichts am Betriebsausgabenabzug für die Verpflegungspauschale.
Reisenebenkosten nicht vergessen
Reisenebenkosten , die anlässlich eines beruflich veranlassten Messebesuchs anfallen, werden gerne vergessen. Dabei winkt hier Arbeitnehmern und Unternehmern ein weiterer Werbungskosten- bzw. Betriebsausgabenabzug. Typische Reisenebenkosten sind:- Aufbewahrungs- und Beförderungskosten für Gepäck
- Telefon-, Fax- und Portokosten aus betrieblichen Gründen
- Gebühren für Garagen und Parkgebühren
- am Messeort angefallene Fahrtkosten (Bahnticket, Taxi)
- Trinkgelder
- Reisegepäck- oder Unfallversicherung
Erstattung der Messekosten durch Arbeitgeber
Arbeitnehmer, die aus rein beruflichen Gründen eine Messe besuchen, können bei ihrem Chef anklopfen und um Übernahme der angefallenen Kosten bitten. Die Übernahme dieser Kosten anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit ist grundsätzlich steuer- und abgabenfrei.
Gewerbesteuer: Hinzurechnung bei Miete für Messestand
Was viele Unternehmer bei der Ermittlung des Gewerbeertrags nicht beachten: Die Mieten und Pachten für unbewegliche Wirtschaftsgüter sind dem Gewerbeertrag nach § 8 Nr. 1e Gewerbesteuergesetz hinzuzurechnen. Zu diesen Mieten, die den Gewerbeertrag erhöhen, gehören auch die Mieten für einen Messestand.