Ob Angebote, Auftragsbestätigungen, Gehaltsabrechnungen oder allgemeine Korrespondenz – in Handwerk sind täglich eine Vielzahl an Briefen zu versenden. Digitale Lösungen können den Aufwand erleichtern.
Die Richter + Lang Lichttechnik aus Friedrichsdorf bei Frankfurt handelt mit Lampen- und Beleuchtungssystemen für Gewerbekunden in ganz Deutschland und verschickt pro Monat rund 1.400 Dokumente – seien es Rechnungen, Mahnungen oder mitunter komplexe Unterlagen zu den angebotenen Lichttechniksystemen. Im Oktober 2012 hat das inhabergeführte Unternehmen, das zehn Mitarbeiter beschäftigt, die altbewährte Frankiermaschine nun gegen eine E-Postbusiness Box ausgetauscht. Auch für Handwerksbetriebe ein interessantes Modell.
Digitaler Postschalter direkt im Haus
"Die Box ist direkt an unser Warenwirtschaftssystem angebunden und einfach zu bedienen. Unsere Mitarbeiter brauchten noch nicht mal eine Schulung", berichtet Sebastian Vogel, der zuständig für IT und Online-Sales ist.
Der Wechsel zum digitalen Versand von Einzel- und Serienbriefen erforderte keine Umstellung der Arbeitsabläufe. Wie bisher werden die Schreiben im gewohnten Textverarbeitungsprogramm verfasst und können dann entweder mit oder ohne Anhang versendet werden. Voraussetzung für den digitalen Postversand sind lediglich die Einrichtung einer E-Post Adresse sowie der Erwerb der E-Postbusiness Box.
Unter dem Menüpunkt "Drucken" wird die Box ausgewählt und der Versandweg bestimmt. Je nachdem, ob der Adressat schon eine E-Post Adresse hat, übermittelt die Deutsche Post die Briefe entweder elektronisch oder auf dem klassischen Postweg. Druck, Kuvertierung, Adressierung, Frankierung und der Weg zum Postschalter entfallen. Der Absender erreicht somit trotzdem weiterhin seinen gesamten Kundenstamm. "Mit einer Kiste voller Briefe unter dem Arm ist bei uns keiner mehr unterwegs: Wir haben quasi unseren eigenen Postschalter bei uns im Haus eröffnet“, freut sich Sebastian Vogel. „Durch die Einsparung von Materialkosten und Arbeitszeit für Druck, Frankierung und Versand sparen wir einen erheblichen Betrag. Und das System funktioniert absolut reibungslos."