Seit 1. Januar 2025 Pflicht zur E-Rechnung: Ein PDF per E-Mail reicht nicht aus

Die E-Rechnung wird in Deutschland Pflicht. Zunächst müssen seit dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen ZUGFeRD, X-Rechnung & Co. empfangen können. Warum dafür ein eigenes Postfach empfehlenswert ist und Betriebe sich um eine revisionssichere Archivierung kümmern sollten.

Das Auto kann am Abend aus der Werkstatt abgeholt werden. Die Rechnung liegt einige Tage später im Briefkasten. Nach dem Willen des Gesetzgebers soll es dieses Szenario in absehbarer Zeit nicht mehr geben. Deutschland soll digital werden – auch bei Rechnungen.

Die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) mit neuer Definition bereitet den Weg, um europäische Maßnahmen zur Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs umzusetzen. Neben dem geplanten EU-einheitlichen, elektronischen Meldesystem für grenzüberschreitende Umsätze (Richtlinienvorschlag "ViDA") soll es auch ein nationales Umsatzsteuermeldesystem geben, wenn Deutschland 2028 komplett auf die E-Rechnung umgestellt ist.

Im Jahr 2023 verwendeten laut Bitkom 59 Prozent der Unternehmen, die Rechnungen in digitaler Form stellen, E-Rechnungsstandards wie "EDI", "ZUGFeRD" oder "XRechnung". Während sich große Unternehmen ab 500 Beschäftigten (96 Prozent) und mittlere Unternehmen mit 100 bis 499 Beschäftigten (82 Prozent) fast vollständig umgestellt haben, nutzen bei kleinen Unternehmen mit 20 bis 99 Beschäftigten nur 52 Prozent E-Rechnungen.

Da die Bitkom-Studie keine Betriebe mit weniger als 20 Mitarbeitern befragte, könnte der Anteil hier noch niedriger liegen. "Viele Unternehmen beschäftigen sich nicht mit diesem Thema", sagt Daniil Heinze, Referent für Digitale Geschäftsprozesse beim Branchenverband der deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche Bitkom, "daher haben wir die Befürchtung, dass es zeitlich und von den Kapazitäten her knapp werden könnte, wenn sich Unternehmen erst Ende des Jahres für eine Beratungsdienstleistung entscheiden."

Schrittweise Einführung

Bereits früher mussten E-Rechnungen im Format "XRechnung" ausgestellt werden, wenn Betriebe Leistungen für die öffentliche Verwaltung erbringen. Seit 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Anders als davor hat die E-Rechnung seitdem auch Vorrang vor der Papierrechnung.

Für Unternehmen bedeutet das: Erfüllt eine E-Rechnung alle gesetzlichen Anforderungen kann sie per E-Mail versendet und empfangen werden. Eine digitale Signatur ist nicht mehr nötig.

Doch ganz so einfach ist es nicht, denn es bedarf einiger Vorbereitungen. "Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme die E-Rechnung unterstützen", sagt Heinze. Mitarbeiter müssten entsprechend geschult werden. Denn: Empfang, Verarbeitung und revisionssichere Archivierung eingehender Rechnungen müssen beim Empfänger seit 2025 nach E-Rechnungs-Standard sichergestellt sein.

Dazu gehört, dass eine Rechnung unveränderbar erstellt wird und es keinen Rechnungseingangsbruch gibt. "Eine elektronische Rechnung muss eine elektronische Rechnung bleiben. Sie darf nur elektronisch weiterverarbeitet werden", erläutert Christian Goede-Diedering, Fachreferent des IT-Dienstleisters Datev. Unternehmen benötigten dafür eine Software beziehungsweise eine Verarbeitungssoftware. Diesbezüglich forderte der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) eine kostenfreie staatliche Rechnungssoftware.

Neu ist seit Ende November 2024: Um E-Rechnungen im Format "XRechnung" lesen und prüfen zu können, benötigen Betriebe einen sogenannten Viewer, also eine Software zur Visualisierung des Datensatzes, so der ZDH. Dafür stellt das Bundesfinanzministerium nun ein kostenfreies Softwaretool zur Verfügung. Dieses ist unter drei unterschiedlichen Links aufrufbar, die alle auf dieselbe Seite im "Elster-Portal" führen:

• elster.de/eportal/e-rechnung
• erechnung.elster.de
• e-rechnung.elster.de

Als Alternative gibt es noch den kostenfreien Quba-Viewer für die Formate XRechnung und ZUGFeRD.

Eigenes Postfach

Was den Empfang von E-Rechnungen angeht, "brauchen Unternehmen ein eigenes E-Mail-Postfach für eingehende Rechnungen", sagt Goede-Diedering. Er rät: Unternehmen sollten darauf dringen, dass alle Lieferanten und Geschäftspartner, Rechnungen ausschließlich an dieses eine, bestimmte E-Mail-Postfach senden. Nur dann sei eine Gesamtsicherung eingehender E-Rechnungen möglich.

Unternehmen sind – und das ist nicht neu – verpflichtet, zum steuerlichen Nachweis Rechnungen nach den Grundprinzipien der GoBD aufzubewahren und zu speichern (GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).

Es gelten die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Wahrheit, Klarheit, fortlaufenden Aufzeichnung, Vollständigkeit, Einzelaufzeichnungspflicht, Richtigkeit, zeitgerechten Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung und Unveränderbarkeit, so der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit. "Ein Steuerpflichtiger muss bisher schon nach der GoBD eine Verfahrensdokumentation an­fertigen. Diese muss er nun auf E-Rechnungen erweitern", sagt Goede-­Diedering.

Auf dem Weg zur E-Rechnung

Auf dem Weg zur E-Rechnung ist der Gesetzgeber schon seit vielen Jahren. Bereits mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurden für elektronische Rechnungen Hürden aus dem Weg geräumt, um sie der Papierrechnung gleichzustellen (§ 14 Abs. 1 UStG). Das Wachstumschancengesetz von März 2024 führt die E-Rechnung nun ein und definiert sie in Artikel 23 neu als "eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht". "Ein einfaches PDF-Dokument genügt also nicht mehr", weiß Christian Goede-Diedering. Das stellt auch Daniil Heinze klar: "Viele sind immer noch der Meinung, ein pdf, das man als E-Mail verschickt, ist eine E-Rechnung. Aber das stimmt nicht."

Nach § 2 Abs. 2 Satz 2 E-Rechnungsverordnung (ERechV) muss das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglichen. "ZUGFeRD“ und X-Rechnung sind die in Deutschland üblichen Dateiformate, die alle Voraussetzungen erfüllen. EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) können noch bis 31. Dezember 2027 weiter genutzt werden. Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht dem E-Rechnungs-Standard entsprechen, heißen fortan "sonstige Rechnungen".

E-Rechnungen ausstellen

Aufwendiger wird für die Buchhaltung der Unternehmen, wenn es Pflicht wird, E-Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) auszustellen. Für rechnungsausstellende Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro gilt das ab 1. Januar 2027. Für alle anderen ein Jahr später, ab 1. Januar 2028. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen.

Archivierung

Der Empfang und die Ausstellung von E-Rechnungen ist das eine. Das andere ist, wie sie gespeichert werden müssen. "In der revisionssicheren Archivierung sehe ich das größte Problem", sagt Christian Goede-Diedering. Bei einer Betriebsprüfung muss eine Rechnung unverzüglich auffindbar sein. Von einer Speicherung auf einer Festplatte rät der Experte ab. "Das gilt nicht als revisionssichere Archivierung."

Unternehmen sollten hier auf die Dienstleistung externer Anbieter vertrauen. Dateien könnten beispielsweise automatisch aus dem Eingangspostfach an das Archiv weitergeleitet werden und seien auch gegen Hackerangriffe geschützt.

Was noch kommt

Das Bundesfinanzministerium hat zur "Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025" ein Schreiben veröffentlicht. Abzuwarten ist außerdem, wie das deutsche beziehungsweise europäische Meldesystem gegen Umsatzsteuerbetrug letztendlich ausgestaltet sein wird. Die Schritte zur verpflichtenden Einführung der E-Rechnung sind nun getan. Daniil Heinze rät: "Befassen Sie sich mit dem Thema. Schieben Sie es nicht auf die lange Bank."

Letztendlich überwiegen die Vorteile der E-Rechnung wie Zeit- und Kostenersparnis, automatisierte Prozesse und Verarbeitung sowie Fehlerreduzierung. "Unternehmer sollten die E-Rechnung nicht als Belastung sehen, sondern als Chance", ergänzt Christian Goede-Diedering.