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Informationen über Mitarbeiter speichern Personalakte: Was Arbeitgeber rechtlich wissen müssen

Nicht jeder Arbeitgeber ist verpflichtet eine Personalakte zu führen, doch wer dies tut, muss rechtliche Vorgaben einhalten. Welche Informationen in eine Personalakte gehören und welche nicht, erklärt Arbeitsrechtsexpertin Franziska Merkl von der Wirtschaftskanzlei Rödl & Partner im Interview.

DHZ: Muss ein Arbeitgeber Personalakten über seine Mitarbeiter führen?

Franziska Merkl: Der Arbeitgeber in der Privatwirtschaft ist – anders als im öffentlichen Dienst - nicht verpflichtet, Personalakten zu führen. Es besteht lediglich eine Pflicht dahingehend, als der Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte und die Sozialversicherungsunterlagen aufbewahren muss.

DHZ: Wie und wo wird eine Personalakte aufbewahrt? Auf Papier oder elektronisch?

Merkl: Aus dem Umstand, dass keine Verpflichtung zur Führung von Personalakten besteht, folgt, dass der Arbeitgeber auch über den Ort und das Wie der Aufbewahrung frei entscheiden kann. Es steht ihm daher frei, wo er die Unterlagen aufbewahrt und ob er diese auf Papier, elektronisch oder auf anderer Weise aufbewahrt bzw. speichert.  

DHZ: Welche Daten dürfen in einer Personalakte gespeichert werden, welche nicht?

Merkl: Der Inhalt einer Personalakte ist ebenfalls gesetzlich nicht vorgeschrieben. Aus diesem Grund kann der Arbeitgeber grundsätzlich frei entscheiden, welche Daten er in die Personalakte aufnimmt. Dieser Grundsatz wird aber mittels grundrechtlicher Wertentscheidungen und dem Datenschutz eingeschränkt. Daher dürfen nur solche Daten zulässig gespeichert werden, die mit dem Arbeitsverhältnis in einem inneren Zusammenhang stehen, etwa, weil sie Bedeutung für die Lohnabrechnung oder die Personalplanung haben, und die der Arbeitgeber rechtmäßig erlangt hat. Dazu gehören insbesondere Bewerbungsunterlagen, der Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Angaben zum Personenstand, zum beruflichen Werdegang, Abmahnungen und Lohn - und Gehaltsänderungen.

Unzulässig ist u.a. die Sammlung privater Informationen über den Arbeitnehmer, da solche für das Arbeitsverhältnis ohne Belang sind. Ferner gehören Ergebnisse einer betriebsärztlichen Untersuchung nicht in die Personalakte, ebenso wie psychologische Gutachten oder sonstige medizinische Unterlagen, sofern keine Einwilligung des Arbeitnehmers vorliegt.

DHZ: Worauf muss man beim Datenschutz achten?

Merkl: Bei der Führung einer Personalakte ist insbesondere der Beschäftigtendatenschutz zu beachten, da Personalakten personenbezogene Daten der Arbeitnehmer enthalten. Die Verarbeitung personenbezogener Personaldaten bedarf einer Rechtsgrundlage. Diese kann entweder in der Einwilligung des betroffenen Arbeitnehmers liegen, in einer Betriebsvereinbarung oder die Verarbeitung muss für die Begründung, die Durchführung oder die Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sein. Dies gilt unabhängig davon, ob die Daten in automatisierter oder in Papierform verarbeitet werden. Neben dem Beschäftigtendatenschutz hat der Arbeitgeber die von der DSGVO festgelegten Grundprinzipien zu berücksichtigen. Bedeutsam sind insbesondere die Grundsätze der Datensparsamkeit und der Datenminimierung. Der Arbeitgeber muss sich in diesem Zusammenhang immer fragen, ob die Verarbeitung der entsprechenden Daten für den jeweiligen Zweck überhaupt notwendig ist. Darüber hinaus ist die Personalakte streng vertraulich zu behandeln und der Personenkreis, der auf diese Daten Zugriff haben kann, ist eng zu fassen.

DHZ: Muss man einem Mitarbeiter Einsicht in die Personalakte gewähren?

Merkl: Sofern eine Personalakte geführt wird, hat der Arbeitnehmer ein Recht auf persönliche Kenntnisnahme der über ihn geführten Personalakte. Das Einsichtnahmerecht des Arbeitnehmers besteht uneingeschränkt und kann auch während der Arbeitszeit, ohne dass der Arbeitnehmer verpflichtet ist, ein besonderes Interesse an der Einsichtnahme dazulegen, ausgeübt werden. Dem Arbeitnehmer ist es darüber hinaus gestattet, Notizen oder Kopien auf eigene Kosten anzufertigen. Das Einsichtnahmerecht besteht nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses fort.

DHZ: Wie lange muss eine Personalakte aufbewahrt werden, wenn der Mitarbeiter nicht mehr im Unternehmen ist?

Merkl: Im Umkehrschluss daraus, dass für den Arbeitgeber keine Pflicht zur Führung von Personalakten besteht, besteht für ihn auch keine Verpflichtung, Personalakten nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters aufzubewahren. Lediglich für solche Unterlagen, die steuerrechtliche oder sozialversicherungsrechtliche Relevanz aufweisen, müssen die jeweils maßgeblichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Quittungsbelege über den Arbeitslohn sind beispielsweise sechs Jahre lang aufzubewahren. Insgesamt ist es aber angezeigt, dass Dokumente aus denen der Arbeitnehmer auch noch nach Beendigung des Arbeitsverhältnis Ansprüche gegen den Arbeitgeber herleiten kann, bis zum Ablauf der jeweiligen Verjährungsfrist aufbewahrt werden sollten.

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