Nicht jeder Arbeitgeber ist verpflichtet eine Personalakte zu führen. Doch wer eine führt, muss rechtliche Vorgaben einhalten. Welche Informationen in eine Personalakte gehören und welche nicht, erklärt Arbeitsrechtsexpertin Nicole Heinrich im Interview.
Für Arbeitgeber in der Privatwirtschaft gilt – anders als im öffentlichen Dienst – keine Pflicht, eine Personalakte zu führen. Arbeitgeber sind jedoch dazu verpflichtet, die Lohnsteuerkarte und die Sozialversicherungsunterlagen aufzubewahren. Nicole Heinrich, Rechtsanwältin im Bereich Arbeitsrecht bei Rödl & Partner, erklärt im Interview mit der DHZ, auf welche Feinheiten Arbeitgeber achten sollten, wenn sie dennoch eine Personalakte führen möchten.
Personalakte führen: Wichtige Fragen und Antworten
Wie und wo wird eine Personalakte aufbewahrt? Auf Papier oder elektronisch?
Nicole Heinrich: Da der Arbeitgeber nicht verpflichtet ist, Personalakten zu führen, kann er frei über den Ort und das Wie der Aufbewahrung entscheiden. Demnach kann der Arbeitgeber auch selbst entscheiden, ob die Unterlagen in Papier in einem Ordner oder elektronisch oder auf anderer Weise aufbewahrt werden.
Welche Daten dürfen in einer Personalakte gespeichert werden, welche nicht?
Der Inhalt einer Personalakte ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Dieser bestimmt sich nach dem Zweck der Personalaktenführung, den der Arbeitgeber verfolgt. Dieser besteht in der Regel darin, lückenlos über die Person des Arbeitnehmers und seiner dienstlichen Zeit Aufschluss zu geben. Aus diesem Grund kann der Arbeitgeber grundsätzlich frei entscheiden, welche Daten er in die Personalakte aufnimmt, soweit diese mit dem Datenschutz im Einklang stehen. Daher dürfen nur solche Daten zulässig gespeichert werden, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers betreffen und mit dem Arbeitsverhältnis in einem inneren Zusammenhang stehen. Der Arbeitgeber also ein berechtigtes Interesse daran hat.
Das sind u.a. solche Daten, welche die Eignung, Befähigung und fachliche Leistungen betreffen, die Bedeutung für die Lohnabrechnung oder die Personalplanung haben, Bewerbungsunterlagen, der Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Angaben zum Personenstand, Lohn - und Gehaltsänderungen und Abmahnungen. Sensible Gesundheitsdaten des Arbeitnehmers dürfen zwar in die Personalakte aufgenommen werden, müssen jedoch besonders vor unbefugter zufälliger Kenntnisnahme geschützt werden.
Unzulässig ist u.a. die Sammlung privater Informationen über den Arbeitnehmer, da solche für das Arbeitsverhältnis ohne Belang sind. Aufzeichnungen des Betriebsrates sind nur dann zulässig, wenn der Arbeitgeber auch einen Anspruch auf Unterrichtung diesbezüglich hat.
Worauf muss man beim Datenschutz achten?
Bei der Führung einer Personalakte werden personenbezogene Daten gespeichert, verarbeitet und gelöscht. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist lediglich unter Einhaltung datenschutzrechtlicher Regelungen zulässig, sodass es einer Rechtsgrundlage bedarf. Diese kann entweder in der Einwilligung des betroffenen Arbeitnehmers liegen, in einer Betriebsvereinbarung oder die Verarbeitung muss für die Begründung, die Durchführung oder die Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sein. Dies gilt sowohl für die in Papierform als elektronisch geführten Personalakten. Neben dem Beschäftigtendatenschutz hat der Arbeitgeber die von der DSGVO festgelegten Grundprinzipien zu berücksichtigen. Das bedeutet, dass u.a. nur die notwendigsten Daten erhoben werden sollen. Der Arbeitgeber muss sich in diesem Zusammenhang immer fragen, ob die Verarbeitung der entsprechenden Daten für den jeweiligen Zweck überhaupt notwendig ist. Darüber hinaus ist die Personalakte streng vertraulich zu behandeln.
Muss man einem Mitarbeiter Einsicht in die Personalakte gewähren?
Sofern eine Personalakte geführt wird, hat der Arbeitnehmer ein Recht auf persönliche Kenntnisnahme der über ihn geführten Personalakte. Demnach hat der Arbeitnehmer ohne Angaben von Gründen das Recht, in seine Personalakte einzusehen. Der Arbeitnehmer hat insbesondere auch das Recht, Kopien oder Notizen zu machen. Dieses Recht endet auch nicht nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Wie lange muss eine Personalakte aufbewahrt werden, wenn der Mitarbeiter nicht mehr im Unternehmen ist?
Da für den Arbeitgeber keine Pflicht besteht eine Personalakte zu führen, besteht für ihn auch keine Verpflichtung, die Personalakten nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters weiterhin aufzubewahren. Hinsichtlich der Unterlagen sind jedoch solche aufzubewahren, die eine steuerrechtliche oder sozialversicherungsrechtliche Relevanz aufweisen. Hierfür gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen wie etwa Gehaltsabrechnungen der Arbeitnehmer, die sechs Jahre lang aufzubewahren sind. Insgesamt sollten Dokumente, aus denen der Arbeitnehmer auch noch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses Ansprüche gegen den Arbeitgeber herleiten kann, bis zum Ablauf der jeweiligen Verjährungsfrist aufbewahrt werden.
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