Wenn der Betrieb Entlastung braucht, sind Büroservices günstige und flexible Helfer – gerade für kleine Handwerksbetriebe. Eine Checkliste hilft bei der Suche nach der passenden Unterstützung.
Barbara Oberst
Renate Müller hat Zeit gewonnen. Im Betrieb ihres Mannes "DTG Design und Technik in Glas" ist die gelernte Handelsfachwirtin für den Vertrieb zuständig. Zehn Mitarbeiter hat das Handwerksunternehmen aus Dotternhausen auf der Schwäbischen Alb. Das ist zu klein, um eine eigene Buchhalterin anzustellen. Die Büroarbeit raubte aber Zeit, die Renate Müller sinnvoller einsetzen wollte.
Also machte sich die mitarbeitende Ehefrau auf die Suche nach jemandem, der sie entlastet. Nicht nur die Buchhaltung wollte sie übergeben, sondern auch die komplizierte und bei vielen Dienstleistern unbeliebte Baulohnabrechnung. Als sie bei ihrer Kreishandwerkerschaft Zollern-Alb nachfragte, ob man dort nicht eine Lösung anbieten könne, setzte sie etwas in Gang: "Aus dieser Idee heraus haben wir die Fördergesellschaft des Handwerks Zollern-Alb-Sigmaringen gegründet. Mittlerweile arbeiten vier Angestellte im Außendienst für uns. Wir bieten unseren Mitgliedern Büroservice, Lohnabrechnung, Buchhaltung und Inkasso", erklärt Jürgen Greß, Geschäftsführer sowohl der Kreishandwerkerschaft als auch der Service-GmbH.
Gewonnene Zeit nutzt Müller für Marketing
Renate Müller ist mit der Lösung rundum zufrieden. Seit Jahren kommt nun jede Woche Birgitt Franke für einige Stunden zu ihr in den Betrieb, um Belege einzugeben, abzuheften, Außenstände zu kontrollieren und nach Absprache zu mahnen. "Ich wollte die Buchhaltungsunterlagen auf keinen Fall außer Haus geben", sagt Müller, weshalb ihr die Lösung mit Franke so gut gefällt. Lediglich die Stunden für die Lohnabrechnung schicke sie per E-Mail an die Kreishandwerkerschaft, am nächsten Tag habe sie alles fix und fertig zurück. Die gewonnene Zeit, sechs bis sieben Stunden pro Woche, nutzt Müller nun fürs Marketing und alles, was den Betrieb voranbringt.
Der Preis für die Entlastung ist erschwinglich, rund 25 Euro kostet der Büroservice pro Stunde. "Wir haben die Kompetenz in der Organisation, deswegen können wir sel bst die komplizierten Baulohnabrechnungen günstig anbieten", erklärt Jürgen Greß die Preisstruktur der Service-GmbH. Für die Abrechnung ihrer Stunden notiert Birgitt Franke, wie viel sie für Müllers gearbeitet hat, die Chefin zeichnet das ab, am Ende des Monats schickt die Kreishandwerkerschaft die Rechnung.
Renate Müller freut sich bis heute über den effektiven Ablauf: "Frau Franke brauchte kaum Einarbeitungszeit, sie hat direkt losgearbeitet, lediglich in unser Buchungssystem musste sie sich einfinden", erinnert sich die Unternehmerfrau. "Für uns hier ist das die ideale Lösung." khs-zak.de
Der Weg zum idealen Service
Nicht jeder Büroservice passt für jeden Betrieb. Zunächst ist zu klären, welche Arbeiten man abgeben will: Geht es nur um einen Telefonservice in Abwesenheitszeiten oder ums Büro aufräumen, Buchhaltung, Lohnabrechnung und Mahnwesen? Soll die Leistung jede Woche in Anspruch genommen werden oder nur unregelmäßig?
Nach diesen Vorüberlegungen beginnt die Suche. Wer nicht auf Empfehlungen zurückgreifen kann, gibt am besten in einer Suchmaschine im Internet seinen Wohnort und das Schlagwort "Büroservice" ein.
- Welchen Eindruck macht der Internetauftritt?
- Sind alle wichtigen Informationen hinterlegt, gut strukturiert und ansprechend präsentiert?
- Wer steckt hinter dem Service?
- Handelt es sich um ein großes Unternehmen oder um eine One-Man-Show?
- Wo sitzt der Dienstleister?
- Gibt es einen Ansprechpartner, der telefonisch und auch persönlich greifbar ist?
- Welche Arbeiten bietet der Dienstleister an, kommt er beispielsweise auch ins Haus?
- Gibt es Referenzen, bei denen man notfalls nachfragen kann?
- Ist erklärt, wie der Service abläuft und entsprechen diese Abläufe den eigenen Vorstellungen?
- Welche Kosten entstehen, wie wird abgerechnet?