Buchhaltung und Büroarbeit Outsourcing: Wann sich Auslagern lohnt

Die wenigsten Handwerker lieben Büroarbeit. Rechnungen schreiben, Lohnbuchhaltung und Steuer gelten als lästige und zeitraubende Pflichten in einem ohnehin zu vollen Arbeitstag. Viele dieser Aufgaben lassen sich aber auslagern. Welche das sind, und um was sich der Chef besser selber kümmert.

Barbara Oberst

"Besonders kritisch ist oft eine Betriebsgröße von vier bis fünf Mitarbeitern“, beobachtet Stefan Maier, Betriebsberater bei der Handwerkskammer Region Stuttgart. In Betrieben dieser Größenklasse arbeite der Chef meist noch handwerklich mit, sei aber immer stärker auch als Manager gefragt. Gerade hier könne es sich lohnen, Arbeiten auszulagern.

Verschiedene Modelle sind denkbar:

• Eine eigene Bürokraft auf Stundenbasis.
• Auslagern bestimmter Aufgaben an den Steuerberater.
• Outsourcing einzelner Aufgaben an einen externen Büroservice.
• Factoring und Inkasso durch seriöse Firmen.

Das Argument "kann ich mir nicht leisten“ hält in den seltensten Fällen stand. "Es gilt die Regel : Liquidität vor Rentabilität“, erklärt Maier. Wenn der Chef es nicht schafft, Rechnungen zeitnah zu stellen, wenn er seine Außenstände aus dem Blick verliert und den Kunden so wochenlang einen zinslosen Kredit gewährt, dann lohne sich die Ausgabe für einen Büroservice oder eine Zusatzkraft allemal.

Kosten für Outsourcing kein Gegenargument

Besonders geeignet für das Auslagern sind Lohnabrechnung, Buchhaltung und Mahnwesen .

Factoring und Inkasso scheinen auf den ersten Blick zwar teuer. Wer dies scheut, müsse aber genau hinsehen: "Ich verdiene dann zwar drei bis vier Prozent weniger. Dafür habe ich ganz ohne Mahnwesen zwei Tage später mein Geld auf dem Konto“, wägt Maier ab.

Weniger geeignet für das Outsourcing sei die Rechnungsstellung: "Gerade Abschlussrechnungen sind oft sehr kompliziert, vor allem, wenn vorher schon Abschläge gezahlt wurden. Hier ist die Fachkompetenz des Handwerkers nötig“, schränkt Stefan Maier ein.

Ähnliches gelte für Angebote, die sich ohne handwerkliche Erfahrung nicht erstellen ließen.

Die Sorge mancher Unternehmer, sie könnten die Kontrolle über ihren Betrieb verlieren, wenn sie einzelne Arbeiten auslagern, bestätigt er nicht. "Es ist heute ja nicht mehr so, dass man Papierbelege aus dem Haus gibt. Dank digitaler Techniken kann der Chef jederzeit auf alles zugreifen. Schließlich muss er den Überblick behalten.“