Stellen Sie sich folgende Situation vor: Das Finanzamt kündigt sich zu einer Betriebs-, Lohnsteuer- oder Umsatzsteuersonderprüfung an. Während der Prüfung fordert der Prüfer des Finanzamts nicht nur Rechnungen an, sondern möchte auch Geschäftsbriefe und E-Mails einsehen. Müssen selbstständige Handwerker dem nachkommen?
Grundsätzlich haben Steuerprüfer tatsächlich das Recht, neben Rechnungen auch Geschäftsbriefe und E-Mails anzufordern und einzusehen, wenn diese offensichtlich steuerlich relevant sind, also helfen können, steuerliche Sachverhalte aufzuklären.
Gesamtjournal über E-Mail unterliegt nicht Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht
In einem Rechtsstreit vor dem Finanzgericht Hamburg ging der Prüfer des Finanzamts mit seinen Anforderungen allerdings etwas zu weit. Er verlangte von dem Unternehmen die Vorlage eines Gesamtjournals, in dem alle E-Mails - ob steuerlich relevant oder nicht - erfasst werden sollten. Das Finanzgericht gab dem klagenden Unternehmen Recht, dass die Aufforderung des Prüfers zur Vorlage eines Gesamtjournals in dem geforderten Umfang rechtswidrig war, da ein solches Gesamtjournal nicht der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht unterliegt (FG Hamburg, Urteil vom 23. März 2023, Az. 2 K 172/19).
Steuertipp: Für selbstständige Handwerker hat das Urteil aber eine generelle Signalwirkung. E-Mails müssen wie Geschäftsbriefe für das Finanzamt aufbewahrt werden. Insbesondere wenn diese E-Mails steuerlich relevant sind, müssen sie dem Finanzamt auf Verlangen vorgelegt werden. dhz