Handwerksbetriebe, die elektronische Registrierkassen einsetzen, müssen diese seit 1. Januar 2025 anmelden. Für diese neue Mitteilungspflicht gilt eine Übergangsfrist, die nun am 31. Juli 2025 endet. Hier alle Informationen zum Ende der Übergangsfrist und zur neuen Mitteilungspflicht.
Was betrifft die Mitteilungspflicht?
Elektronische Aufzeichnungssysteme mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE; § 146a Abs. 1 und 4 Abgabenordnung),
- die im Einsatz sind oder
- die funktionsfähig bereitgehalten werden. Das heißt zum Beispiel Kassen, die sich im Unternehmen befinden oder gelagert werden, und jederzeit eingesetzt werden könnten (ausrangierte Kassen, Ersatzkassen etc.)
Bei der Mitteilungspflicht unterscheidet man nach dem Datum der Anschaffung.
Datum der Anschaffung
- Elektronisches Aufzeichnungssystem, zum Beispiel Kasse, vor dem 1. Juli 2025 gekauft.
- Elektronisches Aufzeichnungssystem, zum Beispiel Kasse, nach dem 1. Juli 2025 gekauft.
Kauf vor dem 1. Juli 2025
Alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis 31. Juli 2025 gemeldet werden. Die Pflicht dazu besteht seit 1. Januar 2025, die Übergangsfrist endet nun zum 31. Juli 2025.
Kauf ab dem 1. Juli 2025
Alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, müssen innerhalb eines Monats (nach Anschaffung) gemeldet werden.
Außerbetriebnahme ab dem 1. Juli 2025
Alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen werden, müssen innerhalb eines Monats (nach Außerbetriebnahme) abgemeldet werden.
Hinweis: Wenn Sie ab 1. Juli zum Beispiel eine (vor dem 1. Juli 2025 gekaufte) Kasse außer Betrieb nehmen und abmelden wollen, müssen Sie beachten, dass Sie sie zuvor auch angemeldet haben. Andernfalls entfällt die Abmeldung.
Außerbetriebnahme vor dem 1. Juli 2025
Haben Sie zum Beispiel eine Kasse vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen und lagern sie auch nicht mehr im Betrieb, mussten Sie sie nur abmelden, wenn Sie sie zuvor bereits angemeldet hatten (also seit Inkrafttreten der Mitteilungspflicht ab 1. Januar 2025). War sie nicht angemeldet, mussten Sie sie vor dem 1. Juli auch nicht abmelden.
Weitere Informationen
- FAQ des Bundesfinanzministeriums
- BMF-Schreiben, Az. IV D 2 - S 0316-a/19/10011:009
- BMF-Schreiben, Az. IV D 2 - S 0316-a/20/10003:007
- BMF-Schreiben, Az. IV A4 - S 0316/19/10003:001 unter nbw.de
- § 146a Abgabenordnung (AO)
Kasse ist außer Betrieb, verbleibt aber im Betrieb
Vorsicht bei dieser Konstellation. Denn in der Regel muss die außer Betrieb gestellte Kasse im Unternehmen verbleiben, um die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren zu erfüllen. Erforderlich ist dies, falls im Unternehmen in diesem Zeitraum eine Betriebsprüfung durchgeführt werden sollte. Handelt es sich dabei um ein (immer noch) funktionsfähiges elektronisches Aufzeichnungssystem mit TSE muss es angemeldet und abgemeldet worden sein. "Bei der Abmeldung müssen Sie den Grund angeben, warum beispielsweise eine Kasse außer Betrieb gestellt wird", sagt Anne Thätner, Steuerberaterin und Partnerin bei Ecovis Range & Thätner Steuerberater.
Leasing und Miete
Gemietete oder geleaste elektronische Aufzeichnungssysteme werden wie gekaufte behandelt.
Was sind elektronische Aufzeichnungssysteme nach § 146a Absatz 1 Satz 1 AO?
- elektronische oder computergestützte Kassensysteme,
- elektronische oder computergestützte Registrierkassen,
- Taxameter sowie
- Wegstreckenzähler.
Was sind keine elektronischen Aufzeichnungssysteme nach § 146a Absatz 1 Satz 1 AO (§ 1 KassenSichV)?
- elektronische Buchhaltungsprogramme,
- Waren- und Dienstleistungsautomaten,
- Geldautomaten sowie
- Geld- und Warenspielgeräte.
Wie erfolgt die Mitteilung?
Die Mitteilung des elektronischen Aufzeichnungssystems erfolgt elektronisch über die Webseite elster.de und "Mein Elster" sowie die "ERiC"-Schnittstelle.
"Wer die Meldung selbst durchführen will, sollte sich vorbereiten und alle benötigten Daten bereithalten", rät Anne Thätner. Je nach Vorbereitung schätzt sie den Aufwand zur Meldung einer einzigen Kasse auf eine Viertel- bis eine halbe Stunde Zeit. Alternativ könne die Meldung auch an Dritte wie beispielsweise einen Steuerberater übertragen werden.
Wie erfolgt die Mitteilung bei mehreren Betriebsstätten mit mehreren Kassen?
Jede Betriebsstätte wird einzeln gemeldet und jede der dort vorhandenen Kassen muss einzeln erfasst werden. "Das ist eine Fleißarbeit", sagt Anne Thätner. Denn nicht jedes System unterstützt die Meldung per XML-Datei, dann muss alles händisch eingegeben werden. "Dieser Aufwand ist enorm", weiß die Steuerberaterin, "jede Kasse hat beispielsweise eine TSE-Seriennummer mit 64 Zeichen."
Womit müssen Unternehmer rechnen, wenn sie ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme nicht bis 31. Juli 2025 gemeldet haben?
Unternehmer sollten die neue Mitteilungspflicht ernst nehmen, auch wenn nach dem Gesetz derzeit keine Bußgelder drohen, wenn sie dieser Pflicht nicht nachkommen. "Es bleibt abzuwarten, wie die Finanzbehörden das nach dem 31. Juli handhaben", sagt Anne Thätner. "Die Finanzämter wissen sehr wohl, wer Kassen hat, die er melden müsste, und wenn diese Meldung fehlt, könnte es sein, dass sie sich diese Betriebe dann vielleicht etwas genauer anschauen." Denkbar wären auch Testkäufe und verdeckte oder offene Kassennachschauen.
Was gilt für Handwerksbetriebe, die eine offene Ladenkasse nutzen?
Die Mitteilungspflicht gilt nicht für Handwerksbetriebe, die (noch) eine offene Ladenkasse nutzen.
Antwort auf eine Leserfrage
Zur Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme erreichte die Redaktion diese Leserfrage: Wer gilt als Steuerpflichtiger? Wer muss beispielsweise bei einer umsatzsteuerlichen Organschaft das elektronische Aufzeichnungssystem melden?
Die Antwort von Steuerberaterin Anne Thätner: Eine umsatzsteuerliche Organschaft liegt – einfach erklärt – vor, wenn das Besitzunternehmen und das Betriebsunternehmen einer Person gehören und wirtschaftliche Verflechtungen vorliegen. Das wäre zum Beispiel der Fall, wenn ein Bäckermeister eine Bäckerei in Form der GmbH betreibt (Betriebsunternehmen) und ihm persönlich das Grundstück mit Gebäude gehört, das er an die Bäckerei vermietet (Besitzunternehmen). Die in der Bäckerei eingesetzte Kasse muss durch die Betriebsgesellschaft mit der Steuernummer für die GmbH gemeldet werden.